Zasada jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wyrażona w art. 18 Pzp, stanowi jeden z filarów systemu zamówień publicznych. Ma ona zapewniać przejrzystość działań zamawiających, uczciwą konkurencję oraz społeczną kontrolę nad wydatkowaniem środków publicznych.

Realizacją zasady jawności jest m.in. obowiązek prowadzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, dokumentującego wszystkie czynności zamawiającego i wykonawców. Zgodnie z art. 74 ust. 1 Pzp, protokół ten jest jawny i udostępniany na wniosek każdemu zainteresowanemu, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń. Protokół wraz z załącznikami obejmuje całość dokumentacji postępowania – m.in. oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału, dokumenty przygotowane przez biegłych czy notatki służbowe. Zakres udostępnienia poszczególnych dokumentów zależy od etapu postępowania. Sam protokół powinien być udostępniany niezwłocznie, tj. bez nieuzasadnionej zwłoki (por. wyrok KIO z dnia 11 lutego 2022 r., sygn. KIO 101/22). Oferty wraz z załącznikami udostępnia się nie później niż w ciągu trzech dni od ich otwarcia, wnioski o dopuszczenie do udziału – po poinformowaniu o wynikach ich oceny, a pozostałe załączniki – po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania.

Zamawiający ma obowiązek udostępnić ww. informacje, z poszanowaniem ograniczeń wynikających z ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, informacji poufnych i interesu publicznego. Wykonawca może zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa informacje, które spełniają przesłanki poufności i mają rzeczywistą wartość gospodarczą, jednak zamawiający ma obowiązek zweryfikować zasadność takiego zastrzeżenia i w razie jego bezzasadności – odmówić uznania informacji za poufne. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa nie są udostępniane. Jawność może być także ograniczona z uwagi na informacje poufne, zastrzeżone przez zamawiającego w SWZ lub ogłoszeniu, a także ze względu na interes publiczny, w szczególności, gdy ujawnienie danych mogłoby naruszyć ochronę prywatności lub prawa wyłączne wykonawcy, np. w postępowaniach z wolnej ręki dotyczących działalności twórczej, artystycznej, kulturalnej czy archiwalnej, gdzie nie ujawnia się m.in. wynagrodzenia wykonawcy, jeżeli zostało to przez niego uprzednio zastrzeżone.

Dostęp do dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia może być również realizowany na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p.). Jak wskazał NSA w wyroku z 28 września 2021 r. (sygn. III OSK 1060/21), u.d.i.p. służy zapewnieniu transparentności i społecznej kontroli nad gospodarowaniem środkami publicznymi, a informacje dotyczące postępowań przetargowych co do zasady stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 u.d.i.p. W zakresie objętym Pzp pierwszeństwo mają przepisy tej ustawy. Jeżeli wniosek dotyczy protokołu lub jego załączników – właściwą podstawą pozostaje art. 74 Pzp. Natomiast gdy żądane informacje nie są objęte regulacją Pzp, czyli nie dotyczą protokołu ani jego załączników – wykonawca lub inna zainteresowana osoba może wystąpić o ich udostępnienie w trybie u.d.i.p. Informacjami, które nie są objęte przepisami Pzp, podlegają zatem udostępnieniu jak informacja publiczna są np. dokumenty dotyczące złożonych zamówień, informacje o postępie prac, faktury, reklamacje, noty odsetkowe i obciążeniowe oraz dokumenty związane ze sporami pomiędzy zamawiającym a wykonawcami (por. NSA w wyroku z dnia 9 listopada 2011 r., sygn. I OSK 1372/11).

Informacje podlegające ujawnieniu na podstawie u.d.i.p. podlegają ograniczeniom. Nie ujawnia się informacji określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, dotyczących prywatności osób fizycznych, zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorcy, określonych w przepisach o przymusowej restrukturyzacji, określonych w ustawie z 12.02.2010 r. o rekapitalizacji niektórych instytucji oraz o rządowych instrumentach stabilizacji finansowej. Ograniczenia te różnią się od ograniczeń przewidzianych w Pzp tym, że mają charakter ogólny i obejmują całą sferę informacji publicznej, podczas gdy Pzp wprowadza katalog szczególnych, węższych wyłączeń odnoszących się wyłącznie do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, takich jak obowiązek poufności nadany w dokumentach zamówienia czy nieujawnianie danych osobowych i wynagrodzeń w ściśle określonych przypadkach związanych z zamówieniami z wolnej ręki.

Informacje, na podstawie przepisów u.d.i.p. podlegają ujawnieniu w terminach przewidzianych tą ustawą, a zatem niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od złożenia wniosku, przy czym, jeżeli nie jest to możliwe, podmiot zobowiązany poinformuje wnioskodawcę o przyczynach opóźnienia oraz wskaże nowy termin, nieprzekraczający 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku.

Wniosek o udostępnienie dokumentów należy skierować do zamawiającego. Wniosek powinien określać, jakiego postępowania dotyczy oraz jakie dokumenty (protokół, załączniki) mają zostać udostępnione, a także – fakultatywnie – preferowaną formę ich przekazania. Nie ma obowiązku wykazywania interesu prawnego ani powoływania podstawy prawnej, choć wskazanie art. 74 Pzp może ułatwić rozpoznanie wniosku.

Udostępnianie protokołu postępowania oraz jego załączników odbywa się zasadniczo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, niezależnie od formy protokołu (papierowej lub elektronicznej). W przypadkach, gdy udostępnienie w formie elektronicznej jest utrudnione lub niemożliwe – z przyczyn technicznych, prawnych, w tym w sytuacjach wyjątkowych przewidzianych w art. 65 ust. 1 Pzp lub w zamówieniach z dziedziny obronności i bezpieczeństwa – zamawiający niezwłocznie informuje wnioskodawcę i wskazuje alternatywny sposób udostępnienia, np. wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie pocztą lub za pośrednictwem posłańca. Taki sposób realizuje zasadę pełnej komunikacji elektronicznej między zamawiającym a wykonawcami przewidzianą w Pzp.

Co istotne, jeżeli zamawiający nie udzieli wykonawcy odpowiedzi, wykonawca może skorzystać ze środków ochrony prawnej przewidzianych w Pzp, w szczególności wnieść odwołanie do KIO, ponieważ odmowa udostępnienia dokumentów może stanowić naruszenie zasad prowadzenia postępowania. W wyroku z dnia 8 października 2024 r., KIO 3124/24, wskazała, że zamawiający pozostawał w zwłoce z udostępnieniem dokumentów postępowania, czym ograniczył w sposób nieuzasadniony czas na zapoznanie się z nimi i ich weryfikację przez odwołującego, a naruszenie zasady jawności i udostępnienie dokumentów mogą mieć więc wpływ na wynik postępowania.

W przypadku wnioskodawców składających wniosek na podstawie u.d.i.p., jeżeli zamawiający nie udzieli odpowiedzi w ustawowym terminie, wnioskodawca może od razu wnieść skargę na bezczynność do sądu administracyjnego, bez konieczności wcześniejszego składania ponaglenia.

Napisz do autora: