Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych – projekt zmiany ustawy

Odpowiedzialność podmiotów zbiorowych – projekt zmiany ustawy

Czytaj: 3 min

Pomimo tego, że prace nad projektem ustawy o sygnalistach nie zostały jeszcze zakończone, na tapet wzięto również nowelizację ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. W dniu 2 września 2022 r. na stronie RCL umieszczono projekt nowelizacji tej ustawy.

Brak konieczności uprzedniego skazania sprawcy za dany czyn, a nawet brak konieczności ustalenia sprawcy czynu to jedne ze zmian mających wpłynąć na częstsze stosowanie ustawy w praktyce. Jak wynika ze statystyk zawartych w uzasadnieniach ustawy, jej dotychczasowe stosowanie było rzadkością. W oparciu o obowiązujące przepisy, w latach 2016-2021 do sądów skierowano bowiem 54 wnioski o ukaranie podmiotu zbiorowego, z czego wydano 33 orzeczenia stwierdzające odpowiedzialność podmiotu zbiorowego. W 2021 r. wydano 9 takich orzeczeń, a kary w nich wymierzone to: w 6 sprawach – 1.000 zł, w 2 sprawach – 7.000 zł a w jednej sprawie 50.000 zł.

Na gruncie projektowanej ustawy dokonano modyfikacji definicji podmiotu zbiorowegozakres podmiotowy stosowania ustawy nie będzie obejmował mikro, małych i średnich przedsiębiorców. Równocześnie dokonano rozszerzenia zakresu przestępstw, za które podmiot zbiorowy będzie mógł ponosić odpowiedzialność, do wszystkich ściganych z oskarżenia publicznego przestępstw i przestępstw skarbowych z wyłączeniem czynów popełnionych przez opublikowanie materiału prasowego oraz innych naruszeń prawa związanych z przekazywaniem myśli ludzkiej, do których stosuje się przepisy o odpowiedzialności prawnej i postępowaniu w sprawach prasowych.

Projekt ustawy przewiduje odpowiedzialność podmiotu zbiorowego na dwóch materialnoprawnych podstawach. Podmiot zbiorowy będzie odpowiadał za swoje czyny – jeśli ich popełnienie wynika z działania albo zaniechania organu podmiotu. Drugą podstawą odpowiedzialności będzie odpowiedzialność za czyny członków organów, osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu albo podejmowania w jego imieniu decyzji lub pracowników w związku ze świadczeniem przez nich pracy, jeśli czyn ten przyniósł lub mógł przynieść podmiotowi zbiorowemu korzyść, choćby niemajątkową.

To, co na aktualnym etapie istotne to uzależnienie odpowiedzialności podmiotu zbiorowego od zawinienie polegającego na: (i) co najmniej braku należytej staranności w wyborze osoby, która jest sprawcą przestępstwa, albo w nadzorze nad nią; (ii) takiej nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie czynu zabronionego, chociaż inna organizacja działalności mogła zapobiec popełnieniu tego czynu.

Nieprawidłowość w organizacji podmiotu zbiorowego rozumiana jest jako brak należytej struktury organizacyjnej, pozwalającej na ustalenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych komórek i osób, ale również sposobów sprawowania nadzoru nad nimi oraz osób odpowiedzialnych za przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność podmiotu zbiorowego. W tym zakresie istotne są również posiadane przez podmiot zbiorowy zasady postępowania na wypadek zagrożenia popełnienia czynu zabronionego.

Projekt przewiduje, że podmiot zbiorowy nie ponosi odpowiedzialności karnej w oparciu o stwierdzone nieprawidłowości w organizacji, jeżeli wszystkie organy i osoby uprawnione do działania w jego imieniu lub interesie zachowały należytą staranność wymaganą w danych okolicznościach w organizacji działalności tego podmiotu oraz w nadzorze nad tą działalnością. W zakresie rozumienia należytej staranności należy oprzeć się na definicji zawartej w art. 355 § 2 kodeksu cywilnego, który przewiduje, że w ocenie należy uwzględnić zawodowy charakter tej działalności.

Wobec podmiotów zbiorowych będzie można orzekać m.in. karę pieniężną w wysokości od 10 tys. do 30 mln zł.

Powyższe regulacje oznaczają, że kluczowe jest opracowanie struktury organizacyjnej podmiotu, ze szczegółowym uwzględnieniem zakresu obowiązków, schematu raportowania i zasad nadzoru. W uzasadnieniu projektu wprost wskazano, że „z istoty rzeczy ten rodzaj odpowiedzialności nakierowany winien być na działania podmiotów dużych, w tym dużych przedsiębiorstw zdolnych do wdrożenia wewnętrznych procedur zgodności (compliance).” Ten fragment uzasadnienia wprost w wskazuje, że to właśnie sprawnie działający system compliance może okazać się kluczowy dla podmiotów spełniających kryteria podmiotowe dla stosowania ustawy.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem projektu zmiana ustawy miałaby wejść w życie 3 miesiące od jej opublikowania. Czas, żeby podmioty, które nie mają jeszcze wdrożonego systemu compliance podjęły działania w tym zakresie będzie zatem ograniczony, co powinno skłaniać je do rozpoczęcia prac w tym obszarze jeszcze przed finalizacją prac legislacyjnych.

 

Napisz do autora:

Magdalena Gutowska SPCG

Magdalena Gutowska

adwokat
Senior Associate

Approved Compliance Expert (ACE)
Approved Whistleblowing Officer

Forma ma znaczenie – jak wpłynąć na przystępność systemu compliance

Forma ma znaczenie – jak wpłynąć na przystępność systemu compliance

Czytaj: 5 min

Jednym z wyzwań przy wdrażaniu systemu compliance jest udzielenie odpowiedzi na pytanie jak sprawić, żeby procedury, na których opiera się funkcjonowanie systemu były zrozumiałe i przystępne dla użytkowników. Konieczność zachowania precyzji pojęć jest często trudna do pogodzenia z oczekiwaniem, aby tekst był jasny i łatwy w odbiorze. Samo posiadanie procedur compliance nie wystarczy, aby system compliance zrealizował swoją funkcję w przedsiębiorstwie. Kluczowe jest, aby pracownicy rzeczywiście z niego korzystali.

Jedną z metod na poprawienie przystępności procedur jest przeprowadzanie szkoleń w tym zakresie. Jeśli jednak procedury pozostaną nadmiernie skomplikowane, a szkolenia zbyt schematyczne i jednorodne, to szansa na efektywne wdrożenie lub optymalizację systemu compliance będę niskie.

Co zatem należy zrobić w przypadku, w którym posiadamy system compliance, a jednocześnie mamy poczucie, że pracownicy niechętnie sięgają do tekstów procedur? Należy popracować nad formą – zarówno procedur jak i szkoleń.

Forma procedur

Bardzo często procedury wewnętrzne – choć są doskonałe merytorycznie – posiadają formę, która jest trudna w odbiorze. Przypominają one tekst ustawy albo skomplikowanej umowy, a użytkownik, żeby odnaleźć zagadnienie, z którym się mierzy, musi przebrnąć przez tekst całego dokumentu. Taka forma zniechęca pracowników do sięgania do procedur i trudno im się dziwić.

Warto zatem podjąć działania, które mogą korzystnie wpłynąć na przejrzystość i dostępność tekstów procedur i dzięki temu ułatwić pracownikom korzystanie z nich.

W tym celu należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

  1. Język – powinien być przystępny dla odbiorców. Nie wynika to z faktu niedoceniania kompetencji poznawczych pracowników – jeśli nawet odbiorca jest w stanie zrozumieć skomplikowany tekst pisany specjalistycznym językiem, to i tak warto jest postawić na łatwość odbioru treści – wtedy sięganie do procedury będzie bardziej instynktowne.
  2. Układ graficzny tekstu – nie powinien zniechęcać już na pierwszy rzut oka, a warto żeby zachęcał. Dlatego też formatowanie procedur w sposób podobny do umów albo aktów prawnych (szczególnie przy dłuższych tekstach) najczęściej nie zdaje egzaminu. Tam, gdzie jest taka możliwość należy popracować nad przejrzystością tekstu i ograniczeniem jego objętości. W odnajdywaniu poszczególnych zagadnień pomogą słowa kluczowe i wyróżnienia. Uzupełnienie procedur o znaki graficzne, zdjęcia lub ikony również pozytywnie wpłynie na łatwość jego odbioru.
  3. Możliwość stworzenia wyciągu z procedury dostosowanego do poszczególnych adresatów – w przypadku długich procedur, które zawierają w sobie treści adresowane do różnych grup wewnętrznych adresatów (pracownicy, dział compliance, zarząd, dział prawny) warto rozważyć stworzenie ich skrótu np. w postaci wyciągu z danej procedury, który będzie zawierał elementy istotne dla danej grupy adresatów. Dzięki temu pracownicy będą mogli w łatwiejszy sposób z niej korzystać, a nie wpłynie to negatywnie na spójność tekstu i kompletność regulacji danego zagadnienia.
  4. Przykłady praktyczne – jeśli zostaną zawarte w tekście procedury, pomogą użytkownikom zrozumieć mechanizmy w niej zawarte i zasady, które dana regulacja ustanawia, jak również sprawią, że tekst będzie lżejszy w odbiorze.

Pracując nad poprawą dostępności tekstów procedur należy jednak pamiętać, że procedury wewnętrzne mają swoją rolę merytoryczną. Dlatego też poprawiając łatwość odbioru tekstu należy wystrzegać się działań mogących doprowadzić do infantylizacji lub utraty jakości jego warstwy merytorycznej.

Forma szkoleń

Jednym z podstawowych sposobów zapoznawania pracowników z procedurami jest przeprowadzanie szkoleń. Dla wszystkich jasne jest, że powinny one się odbywać cyklicznie, być dostosowane treścią dla ustalonej grupy adresatów jak również odbywać się w atrakcyjnej formie. Co jednak, jeśli pomimo spełnienia tych warunków szkolenia nie wywołują oczekiwanych rezultatów w postaci stosowania procedur, pomimo tego, że ich uczestnicy w ankietach ewaluacyjnych oceniają szkolenia pozytywnie?

Efektywność przekazu szkolenia to kwestia bardzo subiektywna. Niektóre osoby potrzebują po prostu usłyszeć daną treść wielokrotnie i dopiero wtedy będą w stanie ją przyswoić.

Można natomiast zastanowić się nad cykliczną zmianą osób prowadzących szkolenie. Pozwoli to zwiększyć szansę, że każdy uczestnik szkolenia otrzyma przekaz merytoryczny podany w sposób dla niego najatrakcyjniejszy do przyswojenia. Można bowiem przygotować najlepsze szkolenie, zgodne ze wszystkimi „zasadami prowadzenia dobrych szkoleń”, jednak czasem to pora szkolenia, ton głosu osoby szkolącej albo miejsce szkolenia mogą stanowić czynnik decydujący o tym, że przekaz szkolenia trafi do jego adresata. Dlatego też różnorodność formy przekazu jest walorem samym w sobie, niezależnie od atrakcyjności przedstawienia kwestii merytorycznych.

Nie bez znaczenia pozostaje też kwestia możliwości zaangażowania uczestników w szkolenie. Uproszczone, a nawet niekiedy humorystyczne case study umożliwiają interakcję uczestników i osób szkolących. Podczas tego rodzaju zajęć najczęściej wywiązuje się dialog pozwalający nie tylko na ożywienie szkolenia, ale obrazujący różnice kultur i poglądów w ocenie sytuacji, z którymi na co dzień mierzy się compliance. Dobrym pomysłem jest zakończenie szkolenia choćby prostym testem na temat podstawowych informacji przekazanych w jego trakcie. Daje to szansę na utrwalenie kluczowych kwestii, a także umożliwia wystawienie uczestnikom stosownych certyfikatów potwierdzających uczestnictwo w szkoleniu.

Forma wdrożenia procedur opracowanych na poziomie międzynarodowym

W niektórych organizacjach procedury compliance opracowywane są na szczeblu międzynarodowym, a od podmiotów w poszczególnych krajach oczekiwane jest, aby dokonały tłumaczenia tekstów i wdrożyły je w sposób możliwie wiernie odzwierciedlający założenia tekstu źródłowego. W takich przypadkach wydaje się, że praca działu compliance jest bardzo ograniczona i wiele nie można zrobić. Nic bardziej mylnego. Praca nad procedurą otrzymaną „z góry” nie powinna ograniczać się do jej przetłumaczenia i przyjęcia. Konieczne jest również jej przełożenie na lokalne uwarunkowania prawne, a także kulturowe.

Przykładem konieczności podejmowania analizy prawnej procedur na poziomie lokalnym  mogą być tzw. facility payments stanowiące drobne płatności na rzecz funkcjonariuszy publicznych mające na celu szybsze rozpatrzenie przez nich spraw. Takie płatności są na przykład dopuszczalne (jeśli spełniają określone warunki) zgodnie z amerykańską regulacją FCPA [1], podczas gdy zgodnie z prawem polskim nie ma przewidzianych dopuszczanych gratyfikacji na rzecz funkcjonariuszy publicznych. Polski kodeks karny stanowi, że wszelkie gratyfikacje mające usprawnić rozpoznanie sprawy przez funkcjonariusza publicznego będą stanowiły przestępstwo [2]. W takim przypadku ograniczenie się do przetłumaczenia na język polski procedury zawierającej dopuszczalne formy facility payments będzie działaniem niewłaściwym a wręcz bardzo ryzykownym.

Poza aktualizacją procedur w sferze prawnej, konieczne będzie również zwrócenie uwagi na adekwatność przykładów w nich zawartych. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez King’s College London oraz Ipsos w 2020 r. [3] – poziom akceptacji społecznej na przejawy działań mogących zostać ocenionych jako molestowanie seksualne lub mobbing jest w Stanach Zjednoczonych na zupełnie innym poziomie niż w Polsce. Odpowiadając na pytanie o to, czy akceptowalne jest opowiadanie historii lub żartów o podtekście seksualnym, jedynie 10% ankietowanych z US odpowiedziało, że jest to akceptowalne a 86% że nieakceptowalne. Ankietowani pochodzący z Polski mieli inne zdanie – 27% uznało że takie zachowania są akceptowalne a jedynie 58%, że nieakceptowalne. Równie istotne różnice widoczne były w odpowiedziach na pytanie, czy respondent czułby się pewnie reagując na seksistowski komentarz współpracownika [4].

Dlatego też przykłady pochodzące z procedur opracowanych w innych porządkach prawnych powinny na gruncie polskim zostać zmienione i odpowiednio dostosowane tak, aby odzwierciedlały realne wątpliwości ich użytkowników. W Polsce bowiem wciąż zbyt często przejawy molestowania seksualnego tłumaczone są jako „nieszkodliwy, sprośny żart”. 

Podsumowanie

Projektując system compliance należy podjąć starania, aby każdy pracownik zachowywał się w sposób prawidłowy, zgodny z oczekiwaniami pracodawcy, wynikającymi m.in. w procedur wewnętrznych – tak właśnie działa kultura compliance. Ten schemat działania pracowników pomoże zapobiec nieprawidłowościom albo ujawnić te, które już wystąpiły i podjąć wobec nich środki zaradcze. O tym, czy kultura compliance wpisze się w codzienne zachowania pracowników, z dużym prawdopodobieństwem zadecyduje nie kompleksowość procedury i jej wyczerpująca merytorycznie treść, ale właśnie jej łatwość w odbiorze i użytkowaniu.

Jeśli zatem pracodawca posiada już kompleksowe regulacje compliance a jednocześnie ma poczucie, że budowanie kultury compliance wciąż wymaga pracy, warto sięgnąć po opisane wyżej narzędzia, które – angażując stosunkowo mały nakład pracy – mogą przynieść wymierne efekty.

Przypisy:

[1] Foreign Corrupt Practices Act.

[2] Art. 229 § 1 Kodeksu karnego.

[3] international-womens-day-2020.pdf (squarespace.com)

[4]
US – gdy seksisowski komentarz pochodzi od współpracownika na wyższym szczeblu, 53% procent respondentów czułaby się pewnie reagując na niego, a w przypadku, gdy pochodzi od współpracownika na niższym szczeblu 65%.
PL – gdy seksisowski komentarz pochodzi od współpracownika na wyższym szczeblu, 32% procent respondentów czułaby się pewnie reagując na niego, a w przypadku, gdy pochodzi od współpracownika na niższym szczeblu 36%.

 

Napisz do autora:

Magdalena Gutowska SPCG

Magdalena Gutowska

adwokat
Senior Associate

Approved Compliance Expert (ACE)
Approved Whistleblowing Officer

Pin It on Pinterest