Termin wdrożenia wytycznych EBA w sprawie AML/CFT upływa niebawem

Zostało już niecałe 1,5 miesiąca na wdrożenie wytycznych Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (ang. European Banking Authority; „EBA”) dotyczących strategii i procedur zarządzania zgodnością z przepisami oraz roli i obowiązków pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT („Wytyczne EBA”) – Wytyczne EBA (Guidelines on the role of AML/CFT compliance officers | European Banking Authority (europa.eu) zaczną obowiązywać od 1 grudnia 2022 r.

Wytyczne EBA nie wprowadzają nowych obowiązków, ale konkretyzuję te płynące z obowiązujących już przepisów. Uszczegółowienia wprowadzone przez EBA dla instytucji zobowiązanych działających na rynku finansowym dość istotnie jednak modyfikują dotychczasowe rozumienie obowiązków i koniecznego zakresu normowania procedur w obszarze AML oraz zadań osób odpowiedzialnych za ten obszar.

W niektórych podmiotach wdrożenie Wytycznych EBA może oznaczać wyłącznie kosmetyczną aktualizację niektórych procedur, ale – patrząc na zakres i poziom szczegółowości wytycznych – wydaje się, że dla większości podmiotów ich wdrożenie, będzie wiązać się z czasochłonnymi pracami nad zmianą szeregu regulacji, w tym nie tylko tych, bezpośrednio związanych z procesami AML. Wytyczne EBA dotykają bowiem zadań wszystkich osób dotychczas odpowiedzialnych za obszar AML/CFT w organizacji, a dodatkowo jeszcze rozszerzają zadania podmiotu nadzorczego w tej dziedzinie.

Każdy podmiot będący adresatem Wytycznych EBA powinien rozpocząć proces wdrożeniowy od szczegółowej analizy obecnie posiadanych rozwiązań w kontekście ich zgodności z wytycznymi zawartymi w przedmiotowym dokumencie, w celu ustalenia zakresu ewentualnych prac.

Należy również pamiętać, że samo opracowanie nowych albo zmodyfikowanie już wdrożonych procedur może zostać ocenione jako niewystarczające do uznania procesu wdrożenia Wytycznych EBA za pełny i skuteczny. Aby bowiem wdrożone rozwiązania efektywnie działały w praktyce niezbędne jest zapoznanie się z nimi przez osoby zaangażowane w procesy AML/CFT, a więc w szczególności przeprowadzenie szkoleń w tym zakresie.

Dlatego też w naszej ocenie jest to ostatni moment, aby rozpocząć procesy wdrożeniowe w zakresie Wytycznych EBA.

Do kogo adresowane są Wytyczne EBA

Wytyczne EBA są adresowane do wszystkich podmiotów działających profesjonalnie na rynku finansowym, a więc do instytucji kredytowych oraz instytucji finansowych, czyli podmiotów mieszczących się w definicji tego pojęcia przyjętej na potrzeby dyrektywy 2015/849 – AML IV [1]. Definicja ta obejmuje w szczególności:

1. domy maklerskie,
2. fundusze inwestycyjne i alternatywne spółki inwestycyjne,
3. towarzystwa funduszy inwestycyjnych i zarządzających ASI,
4. instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego,
5. zakłady ubezpieczeń wykonujące działalność z zakresu ubezpieczeń na życie,
6. pośredników ubezpieczeniowych wykonujących czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego w zakresie ubezpieczeń na życie.

 Co obejmują Wytyczne EBA

Wytyczne EBA obejmują obszarowo zakres funkcji:

1. pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT,
2. organu zarządzającego (w warunkach polskich spółek kapitałowych będzie to zarząd),
3. członka kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności z przepisami AML/CFT (w warunkach polskich spółek kapitałowych będzie to członek zarządu wyznaczony jako odpowiedzialny za wdrażanie obowiązków AML/CFT),
4. organu zarządzającego pełniącego funkcję nadzorczą (w warunkach polskich spółek kapitałowych, w których działa rada nadzorcza, będzie to ten organ)

– dalej łącznie jako: „Organy AML” oraz osoby wskazane w p. 1 i 3 dalej łącznie jako: „Osoby AML”.

Opisane w Wytycznych EBA szczegółowe obowiązki Organów AML, powinny zostać transponowane do dokumentacji wewnętrznej danej organizacji. To jednak może oznaczać zmiany również na poziomie regulacji dotyczących zasad funkcjonowania tych podmiotów, a szczególnie rady nadzorczej w danej instytucji. Wytyczne EBA przewidują bowiem dużo aktywniejszą rolę tego organu w obszarze AML/CFT niż dotychczasowy standard sprowadzający się, co do zasady, do corocznej weryfikacji sprawozdań z tego obszaru.

Wytyczne EBA kładą nacisk na dysponowanie przez Osoby AML odpowiednim czasem oraz zasobami na realizację zadań, jak również uprawnieniami, w tym przede wszystkim dostępem do informacji – te kwestie również powinny zostać uwzględnione w procedurach wewnętrznych.

Dodatkowo, Wytyczne EBA stawiają szereg wymagań o charakterze kompetencyjnym, które powinny spełnić Osoby AML. Jest to element Wytycznych EBA istotny na potrzeby przyszłych rekrutacji i wymuszający modyfikację stosownych polityk wewnętrznych (instytucje finansowe już obecnie posiadają polityki dotyczące weryfikacji i wyboru osób wchodzących w skład organów oraz kluczowych pracowników). EBA nie rozstrzyga przy tym, czy wymagania o charakterze kompetencyjnym należy wdrożyć i stosować wyłącznie na przyszłość, czy również w odniesieniu do Osób AML już obecnie pełniących stosowne obowiązki (czy należy przeprowadzić stosowną procedurę weryfikacyjną).

Wytyczne EBA zaostrzają zasady organizacji funkcji zgodności z przepisami AML/CFT, określając szczegółowe przesłanki i zasady podejmowania decyzji o łączeniu przedmiotowej funkcji z innymi funkcjami wewnętrznymi w ramach danej instytucji.

EBA proponuje również doprecyzowanie zasad zorganizowania funkcji AML/CFT w podmiotach prowadzących działalność w kilku jurysdykcjach. Zgodnie z Wytycznymi EBA od tej pory możliwe będzie posiadanie jednego pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT dla wszystkich jurysdykcji pod warunkiem zapewnienia mu realnej możliwości realizacji zadań w we wszystkich tych jurysdykcjach (nie tylko dostęp do informacji i systemów, ale również dyspozycyjność na potrzeby spotkań lokalnych).

EBA doprecyzowuje również zasady outsourcingu funkcji operacyjnych pracownika ds. zgodności z przepisami AML/CFT, w szczególności, w zakresie zapewnienia monitoringu, kontroli i sprawozdawczości insourcera.

Również podmioty, które outsourcują zadania z obszaru zgodności z przepisami AML/CFT na poziomie grupy powinny szczegółowo przeanalizować treść Wytycznych EBA – gdyż ten model został przez EBA uregulowany poprzez określenie odrębnych wymagań organizacyjnych na szczeblu grupy.

Podsumowanie

Bazując na posiadanej przez nas wiedzy wynikającej z pracy z Klientami, jesteśmy przekonani, że Wytyczne EBA, choć z założenia jedynie uszczegóławiają istniejące już obowiązki z obszaru AML/CFT, i choć oparte są o zasadę proporcjonalności, to jednak doprowadzą do sytuacji, w której, w przeważającej części instytucji rynku finansowego, procedury, które zostały dotychczas wdrożone, będą musiały ulec modyfikacji.

Ze względu natomiast na fakt, że regulacje objęte Wytycznymi EBA dotykają obszarów objętych różnymi procedurami a nawet relacji z podmiotami trzecimi (outsourcing) i mogą wiązać się z koniecznością dokonania pewnych istotnych zmian w organizacji danego podmiotu, niezbędne jest podjęcie działań nakierowanych na ustalenie zakresu i istoty tych zmian możliwie wcześnie w celu uniknięcia negatywnych skutków prawnych.

Przypisy:

[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji 2006/70/WE.

Napisz do autorów: