SPCG for FinTech (cz. 6) – Tajemnica przedsiębiorstwa w projektach FinTech

SPCG for FinTech (cz. 6) – Tajemnica przedsiębiorstwa w projektach FinTech

Czytaj: 6 min

W dotychczasowych wpisach przedstawialiśmy możliwości ochrony projektów IP za pomocą różnych praw własności intelektualnej. Jednak pomimo swojej różnorodności, prawa własności intelektualnej mogą nie objąć wszystkich elementów takiego projektu FinTech, w szczególności informacji. Przykładowo, informacji technicznych niespełniających warunków do objęcia ochroną patentową, informacji na temat optymalnej konfiguracji oprogramowania służącego do świadczenia usługi finansowej bądź informacji na temat procesów biznesowych instytucji finansowej.

Pod pewnymi warunkami takie informacje mogą być natomiast traktowane jako tajemnica przedsiębiorstwa instytucji finansowej – pozyskanie, wykorzystanie bądź ujawnienie informacji będącej tajemnicą przedsiębiorstwa bez zgody instytucji finansowej stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. Takiego czynu dopuszcza się przede wszystkim osoba, która wykorzystując bądź ujawniając informację będącą tajemnicą narusza obowiązek ustawowy bądź umowny np. zobowiązanie do zachowania tajemnicy, które przyjęła na siebie zawierając z instytucją finansową umowę o zachowaniu poufności. Sprawcą czynu nieuczciwej konkurencji może być także podmiot, który wykorzysta informację pozyskaną od takiej osoby – pod warunkiem, że widział on lub mógł wiedzieć przy zachowaniu należytej staranności, że informacja jest pozyskiwana od osoby, która je ujawnia w związku z popełnieniem czynu nieuczciwej konkurencji. Tytułem przykładu, startup technologiczny zatrudnia byłego współpracownika instytucji finansowej, który „wnosi” do współpracy z nowym zleceniodawcą nie tylko własne doświadczenie jako programista, ale również szczegółowe informacje o działaniu aplikacji mobilnej instytucji finansowej, i zostają one użyte do rozwoju konkurencyjnego rozwiązania.

Tajemnicą przedsiębiorstwa nie jest oczywiście każda informacja, jaką dysponuje instytucja finansowa. Po pierwsze, informacje takie muszą mieć wartość gospodarczą. Po drugie – jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów – informacje takie nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób – wartość gospodarcza przejawia się tutaj w zestawieniu informacji, które samodzielnie mogą być powszechnie znane. Na przykład, zestawienie informacji o konkretnych typach – skądinąd dostępnych „na rynku” – zabezpieczeń stosowanych przez instytucję finansową ma dla niej wartość, przejawiającą się w poziomie bezpieczeństwa. Po trzecie, instytucja finansowa przy zachowaniu należytej staranności podjęła działania w celu utrzymania takich informacji w tajemnicy. Przy założeniu spełnienia wyliczonych warunków nie ma znaczenia, jakiego aspektu projektu FinTech tajemnice przedsiębiorstwa dotyczą, przykładowo szczegółów technicznych zabezpieczeń platformy internetowej do onboardingu klientów bądź organizacji procesów biznesowych związanych z weryfikacją danych klientów, którzy zgłosili się do instytucji finansowej przez tę platformę. Należyta staranność, czy też „rozsądność” działań podejmowanych przez instytucję w celu zachowania w tajemnicy określonego typu informacji będzie zależała od takich czynników jak rodzaj tej informacji, wartość dla instytucji finansowej oraz krąg osób, które mają do niej dostęp.

Instytucja finansowa powinna więc przede wszystkim zadbać o identyfikację informacji, szczególnie takich, które nie są objęte tajemnicą bankową lub tajemnicą zawodową danej instytucji finansowej i w związku z tym mogą być ujawnione podmiotom trzecim jedynie w ściśle określonych przepisami prawa sytuacjach. Wewnętrzne procedury kwalifikowania informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa oraz ich obiegu powinny zostać powiązane z podejmowaniem przez instytucję finansową wspomnianych wyżej rozsądnych działań w celu utrzymania tych informacji w tajemnicy. Te działania mogą mieć zarówno charakter faktyczny (np. techniczne zabezpieczenie dostępu do nośników informacji m.in. fizycznych lub cyfrowych kopii dokumentów; przypisanie pracownikom poziomów dostępu do tych dokumentów oraz kontrola tego dostępu; przeprowadzanie szkoleń wewnętrznych), jak i prawny. Działania prawne polegają przede wszystkim na opatrywaniu dokumentów stosownymi komunikatami, stosowaniu polityki poufności oraz na zobowiązywaniu odbiorców informacji do zachowania poufności, zwłaszcza za pomocą klauzul umownych w umowach z osobami niezatrudnionymi na podstawie umowy o pracę. Charakteru danej informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa nie niweczy fakt, że jest ona znana szerokiemu gronu pracowników i współpracowników instytucji finansowej – przy założeniu, że osoby te będą zobowiązanie zachować ją w tajemnicy.

Z pewnością działaniem rozsądnym jest zawieranie umów o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement – NDA). Taka umowa powinna przede wszystkim określać:

  • reguły kwalifikowania informacji udostępnianych w toku współpracy do kategorii tajemnicy przedsiębiorstwa, zwłaszcza sposób oznaczania dokumentów lub korespondencji. W tym kontekście trzeba mieć świadomość, że znaczna część informacji objętych tajemnicą nie jest ustrukturyzowana np. znajduje się w treści e-maili a nie w rekordach baz danych). Jeżeli na potrzeby współpracy planowane jest przekazanie pewnych pakietów informacji np. specyfikacja systemu informatycznego, który będzie rozwijany w ramach współpracy, to w treści umowy można wyraźnie je wskazać;
  • cel korzystania z informacji będących tajemnicą przedsiębiorstwa oraz zasady udostępniania ich współpracownikom lub podwykonawcom odbiorcy;
  • przypadki, w których ujawnienie takich informacji nie będzie stanowiło naruszenia zobowiązania do zachowania tajemnicy np. zwrócenie się z żądaniem przekazania takich informacji przez organ administracji publicznej;
  • konsekwencje naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy, zwłaszcza kary umowne i sposób obliczania ich wysokości;
  • czynności podejmowane po zakończeniu współpracy np. zniszczenie nośników zawierających informacje poufne lub trwałe usunięcie informacji z takich nośników;
  • czas trwania zobowiązania do zachowania informacji w tajemnicy.

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę zobowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (tajemnica pracodawcy) oraz przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach (art. 100 §2 pkt 4. i 5. Kodeksu Pracy). Przyjmuje się, iż obowiązek zachowania w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa mieści się w granicach tajemnicy pracodawcy. Nie wyklucza to jednak zawarcia z pracownikiem dodatkowego porozumienia, które precyzowałoby szczegóły dostępu pracownika do tajemnic przedsiębiorstwa i korzystania z nich, a przede wszystkim czas i zasady obowiązywania tajemnicy po zakończeniu zatrudnienia.

Informacja poufna czy prawo własności intelektualnej?

Ochrona informacji poprzez traktowanie ich jako tajemnicy przedsiębiorstwa może być zarówno uzupełnieniem, jak i alternatywą dla praw własności intelektualnej. Przykładowo, utworem chronionym prawem autorskim może być kod źródłowy programu komputerowego wykonującego funkcje zaplanowane w procesie biznesowym, ale utworem nie jest wynikająca z analizy kodu programu informacja, w jaki sposób wspomniane procesy są realizowane przez program [1]. Skorzystanie z takiej informacji w celu napisania programu o innym kodzie źródłowym, ale tak samo realizującym funkcje założone w identycznym procesie biznesowym nie narusza praw autorskich. Jeżeli jednak wspomniane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, to skorzystanie z nich w celu napisania takiego programu będzie czynem nieuczciwej konkurencji. Przykładem mogą być też różnego rodzaju dokumenty, zarówno techniczne, jak i biznesowe. Ochrona wynikająca z prawa autorskiego, o ile założymy, że taki dokument stanowi utwór, obejmuje jedynie kopiowanie go w całości lub we fragmentach, a nie spożytkowanie informacji, które on zawiera.

Ochrona tajemnic przedsiębiorstwa jest również elastyczna, w tym znaczeniu, że w razie spełnienia przez instytucję finansową warunków opisanych wyżej, tajemnicą przedsiębiorstwa może być zarówno informacja techniczna, jak i biznesowa. Tajemnicą mogą być objęte także informacje na temat projektów FinTech, które nie zostaną ukończone, czy to ze względu na przekroczenie zakładanego budżetu, problemy techniczne czy zmianę priorytetów instytucji finansowej. Jeżeli rezygnacja z realizacji projektu wiąże się z rozwiązywaniem umów z zewnętrznymi współpracownikami, trzeba zwrócić uwagę na „losy” postanowień o zachowaniu tajemnicy.

W przeciwieństwie do praw własności intelektualnej, które zasadniczo gasną z upływem określonego w ustawie terminu, czas trwania stanu tajemnicy jest teoretycznie nieograniczony. Informacja przestanie być tajemnicą przedsiębiorstwa zasadniczo, kiedy straci wartość gospodarczą lub zostanie ujawniona do wiadomości publicznej przez osobę, która niezależnie stworzyła taką informację. Instytucja finansowa nie musi podejmować żadnych formalnych działań, aby kwalifikować daną informację jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Możliwość opcjonalnego „sformalizowania” niektórych informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa otworzy dopiero utworzenie depozytu technicznych i technologicznych tajemnic przedsiębiorstwa, o którym piszemy niżej.

Depozyt technicznych i technologicznych tajemnic przedsiębiorstwa

W 2022 roku planowane jest stworzenie zarządzanego przez Urząd Patentowy RP depozytu informacji technicznych i technologicznych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje tego typu powstają nieraz przy okazji prowadzenia prac-badawczo rozwojowych bądź bieżącej działalności instytucji finansowej, może być nią przykładowo treść dokumentacji dotyczącej poprawek do systemu informatycznego i jego optymalnej konfiguracji. Jeśli prace B+R nie zakończą się dokonaniem wynalazku, stworzeniem wzoru przemysłowego lub utworu chronionego prawem autorskim, to ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa jest jednym narzędziem prawnym pozwalającym na jakąś formę ochrony. Z kolei w przypadku uzyskania praw własności intelektualnej, tajemnica przedsiębiorstwa może „zabezpieczać flanki” np. obejmować informacje służące do efektywnego korzystania z wynalazku chronionego patentem. Informacją techniczną ani technologiczna nie jest jednak ani lista klientów, ani organizacja procesu sprzedaży ani dane finansowe.

Data zgłoszenia depozytu będzie datą pewną, więc zgłaszający będzie mógł wykazać, że najpóźniej w dacie zgłoszenia dysponował już zdefiniowanym pakietem informacji. W praktyce zdeponowanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa może być pomocne do sprecyzowania, co dokładnie jest przedmiotem umowy o korzystanie z tajemnicy przedsiębiorstwa. Poza tym, możliwość sięgnięcia do zdeponowanych w Urzędzie informacji może np. znacznie ułatwić podjęcie sądowi decyzji co do udzielenia zabezpieczenia tymczasowego.

Podjęcie decyzji o ewentualnym zgłoszeniu określonych tajemnic przedsiębiorstwa do depozytu warto poprzedzić audytem prawnym oraz audytem bezpieczeństwa. Zidentyfikowanie i uporządkowanie tajemnic przedsiębiorstwa, którymi dysponuje instytucja finansowa pozwala m.in. na jego łatwiejszą wycenę oraz ochronę – zwłaszcza w przypadku nieuprawnionego korzystania z tajemnic przedsiębiorstwa instytucji finansowej przez byłych pracowników lub podwykonawców.

Jak wspomnieliśmy w inauguracyjnym wpisie cyklu SPCG for FinTech, w projektach FinTech wyzwaniem jest nie tylko strona technologiczna przedsięwzięcia, ale również regulacyjna. Dlatego też kolejne artykuły poświęcimy właśnie zagadnieniom regulacyjnym.

Przypisy:

[1] Zakładam, że np. z uwagi na brak poziomu wynalazczego program ten nie jest chroniony jako element wynalazku.

 

Napisz do autora:

Marcin Balicki

adwokat
Senior Associate

SPCG for FinTech (cz. 5) – Podatkowe korzyści z tworzenia własności intelektualnej

SPCG for FinTech (cz. 5) – Podatkowe korzyści z tworzenia własności intelektualnej

Czytaj: 8 min

Własność intelektualna jest często traktowana jako miernik innowacyjności, a ponieważ ustawodawcy generalnie zależy na podnoszeniu poziomu innowacyjności gospodarki, to zachęca do tworzenia określonych typów IP m.in. za pomocą preferencji podatkowych.

Przede wszystkim, instytucje finansowe tworzące „wewnętrznie” własność intelektualną mogą bez podnoszenia pensji brutto ani ponoszenia dodatkowych kosztów podnieść wysokość efektywnie uzyskiwanego przez pracowników i współpracowników wynagrodzenia poprzez:

  • wdrożenie w instytucji finansowej rozliczania kosztów uzyskiwania przychodów w wysokości 50% przychodów uzyskiwanych przez pracowników lub współpracowników z tytułu rozporządzenia prawami własności intelektualnej;
  • wsparcie współpracowników prowadzących indywidualną działalność gospodarczą we wdrożeniu stosowania ulgi IP BOX.

Ponadto, na różnych etapach cyklu życia własności intelektualnej instytucja finansowa może korzystać z ulg podatkowych:

  • ulgi B+R (badawczo-rozwojowej), kiedy prowadzone są prace mogące doprowadzić do powstania własności intelektualnej w ramach działalności badawczo-rozwojowej (ulga kosztowa);
  • ulgi IP BOX, kiedy instytucja finansowa uzyskuje dochód z korzystania z własności intelektualnej, np. ze sprzedaży produktów, które przynajmniej częściowo są chronione prawami własności intelektualnej (ulga dochodowa).

50% koszty uzyskania przychodów

Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu jest możliwe m.in. dla osób uzyskujących przychody z tytułu korzystania lub rozporządzania prawami autorskimi bądź prawami własności przemysłowej (mogą to być osoby zatrudnione przez instytucję finansową na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, ale nie w ramach relacji B2B). Z tej ulgi mogą skorzystać m.in. osoby wykonujące działalność twórczą w zakresie programów komputerowych lub działalność badawczo rozwojową dotyczącą rozwiązań FinTech.

Wprowadzenie 50% KUP wymaga przede wszystkim:

  • Określenia w umowie takiego zakresu obowiązków, który będzie korespondował ze wspomnianą wyżej działalnością twórczą oraz przykładowych efektów pracy (utworów w rozumieniu prawa autorskiego), np. programista będzie tworzył programy komputerowe lub ich części.
  • Nabywania przez instytucję finansową praw autorskich do tych utworów, ewentualnie uzyskiwania licencji na korzystanie z nich.
  • Wyodrębnienia w ramach wynagrodzenia tzw. honorarium autorskiego tj. tej części wynagrodzenia, która należy się za przeniesienie praw autorskich. Honorarium autorskie musi dotyczyć nabywania praw do konkretnych utworów a nie „czasu pracy twórczej”. Innymi słowy, spółka płaci za efekt pracy twórczej a nie za poświęcanie czasu pracy na pracę twórczą. Nie stoi to jednak na przeszkodzie powiązaniu wysokości honorarium z czasem pracy poświęconym na stworzenie utworu.
  • Powyższe prowadzi nas do obowiązku prowadzenia ewidencji utworów, do których prawa nabyła instytucja finansowa. Ewidencja musi pozwalać na identyfikację konkretnych utworów a nie tylko przykładowych. Nie wystarczy więc wskazanie w ewidencji jednego modułu programu komputerowego jako „wzorcowego” dzieła, do którego prawa przeniósł na instytucję finansową programista.
  • Identyfikowanie utworów oraz samo prowadzenie ewidencji wymaga oczywiście dopasowania do charakteru pracy poszczególnych członków zespołu, np. dużo łatwiej może być zidentyfikować efekty miesięcznej pracy grafika niż programisty.
  • Choroba lub urlop pracownika nie wykluczają możliwości wypłacenia honorarium autorskiego.
  • Maksymalny limit kwoty dochodów, dla których możliwe jest odliczenie 50% kosztów ich uzyskania wynosi 120.000 zł złotych rocznie.

Korzystanie z 50% KUP w przypadku programistów wymaga ponadto całkowitej lub częściowej rezygnacji z ustawowego mechanizmu nabywania przez pracodawcę praw autorskich do programów komputerowych. Jak wspomnieliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów [Nabywanie praw do IP tworzonego wewnętrznie dla instytucji finansowej], ów mechanizm ustawowy jest sam w sobie bardzo korzystny, mianowicie, prawa autorskie do programów komputerowych stworzonych w ramach wykonywania obowiązków ze stosunku pracy powstają na rzecz pracodawcy. Skoro prawa nie „przechodzą” z pracownika na pracodawcę (tak jest w przypadku innych utworów), tylko od razu „powstają” na rzecz pracodawcy, to ten ostatni ma pewność dysponowania pełnią praw do oprogramowania. Problem w tym, że w przekonaniu organów skarbowych, skoro prawa nie „przechodzą” z pracownika na pracodawcę, to pracownik nie otrzymuje honorarium autorskiego. Innymi słowy, czemu pracodawca miałby płacić za te prawa pracownikowi, skoro ma je niezależnie od woli pracownika. Fiskus akceptuje jednak rozwiązanie polegające na odejściu w umowie o pracę od automatycznego nabywania przez pracodawcę praw autorskich do programów komputerowych i uregulowanie przeniesienia praw autorskich w odrębnej umowie, co pozwala na zastosowanie 50% KUP.

Dobrą praktyką jest zwrócenie się o wydanie interpretacji indywidualnej przed wdrożeniem korzystania z 50% KUP w instytucję finansową lub najpóźniej przy okazji jego wdrażania. Samo wdrożenie oznacza w praktyce:

  • identyfikację stanowisk i zakresu obowiązków pozwalających na skorzystanie z 50% KUP;
  • uwzględnienie w umowach z pracownikami wymagań opisanych wyżej (w tym wyodrębnianie honorarium autorskiego, a w przypadku programistów zmiana sposobu nabycia praw autorskich);
  • przygotowanie ewidencji utworów i wdrożenie procesu jej stosowania w instytucji finansowej, np. „rozliczanie” przeniesienia praw autorskich przez każdego pracownika za każdy miesiąc.

Korzystanie z 50% KUP jest możliwe zarówno w modelu, w którym pracownik lub współpracownik przenosi na instytucję finansową prawa własności intelektualnej, jak i w modelu, w którym wymieniona osoba udziela instytucji finansowej licencji wyłącznej bądź niewyłącznej.

Ulga B+R

Prowadzenie przez instytucję finansową działalności badawczo-rozwojowej pozwala skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, która polega na dodatkowym odliczeniu od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych – efektywnie takie koszty są więc odliczane dwukrotnie. Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań – działalność B+R może dotyczyć zarówno wdrożenia nowej technologii na potrzeby wewnętrzne instytucji finansowej (np. nowy system przetwarzania danych klientów), jak i na potrzeby klientów (np. nowy system autoryzacji transakcji dokonywanych przez klientów).

Badania naukowe obejmują dwie kategorie prac:

  • badania podstawowe – prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
  • badania aplikacyjne – prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń – badania tego typu mogą mieć realne przełożenie na innowacyjność instytucji finansowej.

Z kolei prace rozwojowe to działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy oraz umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania do planowania produkcji oraz projektowania, a także tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług – z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe bądź okresowe zmiany wprowadzane do tych produktów, procesów lub usług [1]. Pracami badawczo-rozwojowymi będzie więc np. projektowanie, prototypowanie, pilotaż, testowanie i ulepszanie produktów, technologii bądź usług, w tym oprogramowania (np. aplikacje mobilne, platformy cyfrowe). Nie ma znaczenia, jakiego typu technologii dotyczy wdrożenie; prace B+R mogą obejmować chociażby uwierzytelnianie biometryczne, smart kontrakty, algorytmy samouczące, robo-doradztwo, narzędzia wideo weryfikacji klientów.

Do kosztów kwalifikowanych, poniesionych na prowadzenie prac badawczo-rozwojowych zalicza się między innymi następujące wydatki [2]:

  • wydatki na wynagrodzenia dla pracowników (wraz z narzutami, np. składkami ZUS) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;
  • poniesione w danym miesiącu należności z umowy zlecenia lub o dzieło uzyskiwane od osoby fizycznej (z wyłączeniem współpracy w modelu B2B) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;
  • nabycie materiałów bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
  • koszty uzyskania i utrzymania patentu lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w Polsce, jak i za granicą;
  • odpisy amortyzacyjne od określonych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej;
  • ekspertyzy, opinie, usługi doradcze wykonane przez jednostki naukowe oraz nabycie od jednostki naukowej wyników prowadzonych przez nie badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej.

Jeśli instytucja finansowa ma wyodrębniony dział badań i rozwoju, to jest bardzo prawdopodobne, że istotna część kosztów związanych z prowadzonymi w dziale projektami będzie mogła zostać objęta wspomnianą ulgą.

Wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową muszą być ujęte w odrębnej ewidencji księgowej. Dodatkowo, zalecane jest dokumentowanie prowadzonych prac, m.in. ewidencji czasu pracowników oraz współpracowników zaangażowanych we wspomnianą działalność. W tym celu wskazane jest wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy w ramach instytucji finansowej lub jego raportowania w przypadku zewnętrznych współpracowników.

Instytucja finansowa może skorzystać z ulgi B+R niezależnie od tego, czy prace badawczo-rozwojowe zakończą się sukcesem. Warunkiem skorzystania z ulgi B+R nie jest zakończenie np. badań aplikacyjnych uzyskaniem patentu na wynalazek lub prac rozwojowych opracowaniem gotowego produktu. Działania badawczo-rozwojowe powinny do tego zmierzać, ale mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Z drugiej strony, jeśli prace badawczo-rozwojowe zakończą się powodzeniem, to koszty związane z produkcją i dystrybucją nowego produktu nie będą już kosztami kwalifikowanymi, tak samo koszty wprowadzania rutynowych zmian w gotowym produkcie (np. zapewnianie dostępności i usuwanie błędów aplikacji mobilnej dla klientów). Jeśli jednak finalny produkt zawiera własność intelektualną wytworzoną w toku prac badawczo-rozwojowych, to instytucja finansowa może zacząć korzystać z ulgi IP BOX.

Ulga IP BOX

Jeśli instytucja finansowa w ramach działalności badawczo rozwojowej stworzyła własność intelektualną, a następnie udostępnia ją osobom trzecim, to warte rozważanie jest skorzystanie z ulgi IP Box. Ulga IP BOX polega na preferencyjnym opodatkowaniu (5% w podatku PIT i CIT) osiąganych w Polsce dochodów uzyskanych z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (ulga stosowana jest po zakończeniu roku podatkowego przy składaniu zeznania podatkowego za dany rok).

  • Kwalifikowane prawa własności intelektualnej, to m.in. autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego, patent, prawo z rejestracji wzoru przemysłowego. Przedmiot tego prawa (np. program komputerowy) musi zostać wytworzony lub przynajmniej rozwinięty bądź ulepszony w ramach działalności badawczo rozwojowej prowadzonej przez instytucja finansowa.
  • Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Jest ona rozumiana tak samo jak na potrzeby ulgi B+R.

Opodatkowane za pomocą preferencyjnej stawki mogą być przede wszystkim dochody z umów licencyjnych, sprzedaży praw własności intelektualnej, a także sprzedaży produktów lub usług, gdzie w cenie (wynagrodzeniu) uwzględniana jest cena danego prawa. Przeważnie nie będzie to więc pełen dochód osiągany ze sprzedaży produktu na rynku – im istotniejsza będą w nim kwalifikowane prawa własności intelektualnej, tym większa część dochodu ze sprzedaży danego produktu może zostać opodatkowana na preferencyjnych zasadach.

Ustalenie ostatecznej wysokości dochodu opodatkowanej preferencyjną stawką podatku wymaga jeszcze pomnożenia dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej przez tzw. współczynnik Nexus. Współczynnik Nexus może maksymalnie wynosić jeden – w takim przypadku całość dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej jest opodatkowana podatkiem w wysokości 5%. Współczynnik Nexus ustala się w oparciu o poniższy wzór.

(a + b) * 1.3
a + b + c + d

Litery A, B, C i D to koszty faktycznie poniesione przez instytucję na:

  1. prowadzoną bezpośrednio przez instytucję działalność badawczo–rozwojową związaną z danym prawem – na przykład wydatki na wynagrodzenia dla pracowników (wraz z narzutami, np. składkami ZUS), wydatki na umowy o dzieło lub zlecenie, wydatki z umów B2B, wydatki sfinansowane z dotacji, wydatki na prace związane z realizacją szerszego projektu badawczo-rozwojowego, który zakończył się wypracowaniem dochodu z kwalifikowanego IP;
  2. nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z danym prawem od podmiotów niepowiązanych z instytucją finansową;
  3. nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z danym prawem od pomiotów powiązanych z instytucją finansową;
  4. nabycie przez instytucję finansową kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Rolą współczynnika Nexus jest „premiowanie” tych podatników, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową we własnym zakresie bądź nabywają wyniki prac badawczo rozwojowych od podmiotów niepowiązanych, co może ostatecznie przekładać się na wyższą innowacyjność krajowej gospodarki.

Podobnie jak w przypadku korzystania z 50% KUP, korzystanie z ulgi IP BOX wymaga bieżącego prowadzenia ewidencji przez Spółkę. Forma ewidencji nie jest narzucona, ale musi ona obejmować m.in. przychody, koszty uzyskania przychodu dochody (straty) przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej. W razie tworzenia więcej niż jednej kwalifikowanej własności intelektualnej Spółka jest zobowiązana do prowadzenia osobnej ewidencji dla każdego projektu. Warto również uwzględnić w ewidencji opis projektu, czas jego trwania (od momentu rozpoczęcia do momentu jego zakończenia), wykaz wszystkich osób pracujących nad projektem wraz z wyszczególnieniem prac przez nie stworzonych; jest to istotnie nie tylko ze względów podatkowych, ale też na potrzeby dokumentowania przez Spółkę nabycia praw własności intelektualnej od pracowników i współpracowników.

Co istotne, od 1 stycznia 2022 r. IP BOX można łączyć z ulgą B+R. Rozwiązanie to wprowadzono w ramach tzw. Polskiego Ładu.

Podobnie jak w przypadku wdrożenia w instytucji finansowej korzystania z KUP 50% oraz korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej, również w przypadku korzystania z ulgi IP BOX rekomendowane jest uzyskanie interpretacji indywidualnej.

Z ulgi IP BOX może również skorzystać osoba współpracująca z instytucją finansową w modelu B2B (np. prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą). Dla takiego podmiotu wartością we współpracy z instytucją może być na przykład wsparcie w profesjonalnym wdrożeniu korzystania z ulgi IP BOX w działalności gospodarczej współpracownika.

Przypisy:

[1] Pracami rozwojowymi nie jest także ulepszanie produktów, procesów lub usług, jeśli jest efektem prac rutynowych.

[2] Z ulgi nie można skorzystać, jeżeli koszty kwalifikowane zostały spółce zwrócone w jakiejkolwiek formie.

 

Napisz do autorów:

Marcin Balicki

adwokat
Senior Associate

Grzegorz Keler SPCG

dr Grzegorz Keler

adwokat
Associate

Rok 2019 z RODO (analiza)

Rok 2019 z RODO (analiza)

Czytaj: 7 min

Przełom roku to czas podsumowań i stawiania prognoz na przyszłość – a ponad rok stosowania nowej regulacji w zakresie ochrony danych osobowych (RODO i ustawy uzupełniające ochronę danych osobowych w ramach polskiego porządku prawnego) pozwala już na pierwsze podsumowania i prognozy. Poniżej przedstawiam wybór najważniejszych ubiegłorocznych zdarzeń i danych z zakresu prawa ochrony danych osobowych oraz dotyczących nowych regulacji.

Rewolucja, której nie było

Rok 2019 był pierwszym pełnym rokiem stosowania nowej regulacji. Przede wszystkim w tym czasie w zasadzie opadły emocje i zakończył się okres początkowego zamieszania, związanego ze stosowaniem nowych przepisów. Ze względu na wejście w życie istotnych przepisów (zwłaszcza ustaw uzupełniających przepisy krajowe o kwestie niewynikające bezpośrednio z RODO) oraz ukształtowanie się szerszej praktyki stosowania Rozporządzenia, chyba już ostatecznie wyeliminowano z obrotu największe „absurdy RODO” i sprowadzono dyskusję na bardziej racjonalne tory.

Można powiedzieć, że prawo ochrony danych osobowych, które w 2018 r. znalazło się w centrum uwagi nie tylko środowiska prawniczego, ale również opinii publicznej, w ciągu kolejnych miesięcy roku 2019 wróciło stopniowo do swojej niszy. Jednocześnie, rozpoczęcie stosowania Rozporządzenia nie doprowadziło, w mojej ocenie, do zapowiadanej hucznie rewolucji. Zamiast tego mamy bez wątpienia do czynienia z powolną ewolucją i niezbyt spektakularnym, ale ciągłym udoskonalaniem metod prawidłowego obrotu danymi osobowymi oraz ochrony praw osób fizycznych.

Ustawodawca „wdrożył RODO”

Jeśli chodzi o najważniejsze wydarzenia 2019 roku, to przede wszystkim 4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa „wdrażająca” RODO do polskiego porządku prawnego, a więc ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. poz. 730). Ustawodawca dokonał niezbędnych zmian w blisko 170 ustawach szczegółowych – od Kodeksu pracy po ustawę z dnia 9 maja 2018 r. o zmianie ustawy – Prawo o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustaw. Bez wątpienia była to największa kompleksowa zmiana przepisów, dokonana w celu dostosowania polskich przepisów do nowych regulacji.

Oczywiście wejście w życie „ustawy wdrażającej” miało duże znaczenie dla praktyki obrotu i prowadziło do uregulowania znacznej ilości szczegółowych kwestii, związanych ze stosowaniem Rozporządzenia w poszczególnych branżach. Dzięki nowym przepisom zniknęło bardzo wiele wątpliwości, z którymi musiały borykać się zarówno podmioty przetwarzające dane od 25 maja 2018 r., jak i profesjonaliści świadczący usługi na rzecz tych podmiotów w zakresie dostosowania ich działalności do nowej regulacji.

W tym miejscu trudno powstrzymać się jednak od komentarza, że ustawodawca spóźnił się z „wdrożeniem RODO” o blisko rok (oczywiście jeśli pominiemy okoliczność, że Rozporządzenie weszło w życie już 24 maja 2016 roku) – na szczęście dla ustawodawcy nie groziły mu potencjalnie milionowe kary administracyjne za naruszenia przepisów RODO.

„Kary z RODO” nie takie straszne?

Jeżeli już o karach mowa – oczywiście w roku 2019 zostały wydane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pierwsze decyzje w przedmiocie nałożenia kar pieniężnych na podstawie przepisów Rozporządzenia. Pierwsza z nich, wydana dnia 15 marca 2019 r. w sprawie Bisnode Polska sp. z o.o., ponownie zelektryzowała opinię publiczną tematem Rozporządzenia, a to ze względu na wysokość nałożonej kary pieniężnej – blisko milion złotych (a konkretnie 943.470,00 zł). Wspominana decyzja w zakresie nakładającym karę została jednakże uchylona wyrokiem (nieprawomocnym na moment sporządzania niniejszego wpisu) Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 grudnia 2019 r. (o czym niżej).

Z kolei najwyższa do tej pory kara pieniężna nałożona została na spółkę prowadzącą znany sklep internetowy – Morele.net (decyzja Prezesa UODO z dnia 10 września 2019 r.). Co istotne chyba dla wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe w przestrzeni cyfrowej, Prezes UODO nałożył karę pieniężną w wysokości 2.830.410,00 zł za brak zapewnienia należytej ochrony danych osobowych ponad dwóch milionów klientów sklepu w związku z wyciekiem danych w wyniku ataku hakerskiego.

Pierwszą karę pieniężną nałożono również na podmiot publiczny – burmistrza Aleksandrowa Kujawskiego. Kara w kwocie 40.000,00 zł nałożona została za szereg wykrytych uchybień m.in. za brak zawarcia niezbędnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Obowiązek informacyjny bardziej dotkliwy niż kara

Spośród polskiego i europejskiego orzecznictwa, dotyczącego nowej regulacji, na szczególną uwagę zasługują, dwa wyroki: wyrok Wojewódzkie Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 grudnia 2019 r., sygn. II SA/WA 1030/19 (sprawa Bisnode) oraz wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 24 września 2019 r., sygn. C-507/17 (sprawa CNIL-Google).

Pierwsze z powyższych orzeczeń dotyczy sprawy Bisnode – a więc sprawy, w której Prezes UODO nałożył pierwszą karę pieniężną na podstawie przepisów RODO. Wyrok jest jeszcze nieprawomocny, jednakże jest on ważny z kilku względów. Po pierwsze – uchylona została decyzja Prezesa UODO w zakresie nałożenia pierwszej kary pieniężnej, co ma przede wszystkim istotny efekt „wizerunkowy” – nie tylko dla samego organu nadzorczego, ale również w szerszym odbiorze społecznym jako osłabiające mit wysokich „kar z RODO”. Jednak o wiele bardziej istotnym, w mojej ocenie, jest inny aspekt powyższego orzeczenia – utrzymanie przez WSA zaskarżonej decyzji w zakresie nakazującym administratorowi wykonanie obowiązku informacyjnego wobec kilku milionów osób fizycznych – listownie lub telefonicznie. Powyższe jest o tyle problematyczne dla administratora, że wykonanie obowiązku informacyjnego generować będzie po jego stronie bardzo poważne koszty, wielokrotnie przewyższające wysokość uchylonej kary pieniężnej. Co więcej, w powyższym zakresie sąd wyraźnie wskazał w uzasadnieniu omawianego wyroku, że za niewspółmiernie duży wysiłek, będący przesłanką do wyłączenia konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego, nie może uznany wysoki koszt, jaki administrator zmuszony będzie ponieść w związku z koniecznością dopełnienia obowiązku, który jest możliwy do realizacji.

Podsumowując – w dłuższej perspektywie (zwłaszcza w przypadku uprawomocnienia się omawianego wyroku) okazać się może, że „kary z RODO” wcale nie są najbardziej dotkliwą sankcją dla podmiotów dokonujących przetwarzania danych osobowych z naruszeniem obowiązujących przepisów.

Prawo do bycia zapomnianym czy prawo do geoblokady?

Z kolei wyrok TSUE z dnia 24 września 2019 r. w sprawie C-507/17 może mieć fundamentalne znaczenie dla rzeczywistego egzekwowania jednego z podstawowych uprawnień osób fizycznych, a więc prawa do usunięcia danych (czyli „prawa do bycia zapomnianym”). Otóż w sprawie zainicjowanej skargą Google LLC na decyzję francuskiego organu ochrony danych osobowych (CNIL), która nakazywała spełnienie żądania usunięcia danych osobowych poprzez usunięcie ich ze wszystkich wersji wyszukiwarki Google (czyli globalne usunięcie danych). Trybunał przyznał w tej sprawie rację Google i stwierdził (już w oparciu o nowe przepisy), że operator wyszukiwarki zobowiązany był do usuwania danych wyłącznie z europejskich wersji wyszukiwarki (co obecnie odbywa się według klucza geolokalizacji), a nie globalnie.

Abstrahując od oceny prawidłowości orzeczenia Trybunału stwierdzić można jedno – utrzymanie w orzecznictwie takiej wykładni przepisów RODO sprawi, że w przypadku międzynarodowych koncernów technologicznych, prawo do usunięcia danych stanie się iluzoryczne – cóż bowiem uprawnionemu z usunięcia linków z europejskich wersji wyszukiwarki, gdy do uzyskania dostępu do „usuniętych” danych wystarcza skorzystanie z bezpłatnych i banalnych w użyciu narzędzi, które zaczynają być standardowo dołączane do przeglądarek internetowych (VPN). Powyższe może prowadzić do znacznego osłabienia ochrony praw osób fizycznych w chyba najważniejszym i najbardziej newralgicznym obszarze – przetwarzania dokonywanego przez największe koncerny technologiczne na ogromną skalę i niejednokrotnie bezpośrednio ingerującego w prywatność osób fizycznych.

Działalność polskiego organu nadzorczego

Ponieważ od rozpoczęcia stosowania RODO minęło już ponad półtora roku, w końcu dostępny jest również bardziej miarodajny zakres danych „ilościowych” z praktyki stosowania nowej regulacji przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane chyba najistotniejsze z punktu widzenia bieżącej praktyki obrotu gospodarczego to (przy czym przedstawiam tutaj dane za okres od 25 maja 2018 r.):

  1. liczba skarg do Prezesa UODO do dnia 14 października 2019 r. – 12.387,
  2. liczba zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych do dnia 6 listopada 2019 r. – 7.511
  3. liczba przeprowadzonych postępowań kontrolnych do dnia 6 listopada 2019 r. – 135,
  4. liczba nałożonych kar pieniężnych do dnia 6 listopada 2019 r. – 5.

Powyższe dane (uzyskane w trybie udostępnienia informacji publicznej) warto zestawić z ogólną liczbą wszystkich postępowań administracyjnych, wszczętych przez Prezesa UODO w okresie od dnia 25 maja 2018 r. do dnia 14 października 2019 r. – 4.654 oraz liczbą wszystkich decyzji administracyjnych, wydanych w tym okresie – 1.354.

Biorąc pod uwagę powyższe liczby i zestawiając je z ogromnymi ilościami danych osobowych, które przetwarzane są stale w obrocie gospodarczym, trudno jest oprzeć się wrażeniu, że niezbyt trafioną była taktyka „straszenia” społeczeństwa (a zwłaszcza przedsiębiorców, w tym zwłaszcza podmiotów przetwarzających znikome ilości danych osobowych) kontrolami Prezesa UODO oraz ogromnymi karami pieniężnymi za naruszenia nowych przepisów – a to w celu skłonienia ich do jak najszybszego „wdrożenia RODO”. Mimo początkowego zamieszania i roztaczanych niemalże apokaliptycznych wizji, trzeba powiedzieć jasno – w pierwszym okresie stosowania nowych przepisów liczba przeprowadzonych kontroli i nałożonych kar była niewielka, a postawa organu nadzorczego – bardzo wstrzemięźliwa (co należy ocenić pozytywnie zwłaszcza w sytuacji, gdy z „wdrożeniem RODO” nie do końca terminowo poradził sobie nawet ustawodawca). Nasuwa się przy tym przykra refleksja, że chęć zarobku na „modnej” nowej regulacji przy wykorzystaniu ogromnego zamieszania i niepewności klientów (zwłaszcza w początkowym okresie stosowania nowych przepisów), w niektórych przypadkach przeważyła nad standardami etycznymi.

W minionym roku doszło również do pierwszej zmiany na stanowisku Prezesa UODO: dobiegła końca kadencja dr Edyty Bielak-Jomaa, którą w kwietniu zastąpił Jan Nowak. Pozytywnym akcentem jest dokonany pod koniec roku wybór dr Wojciecha Wiewiórowskiego na pięcioletnią kadencję na stanowisku Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD).

Ponadto ze względu na znaczną ilość skarg i zgłoszeń, składanych do Prezesa UODO, od 1 grudnia 2019 r. dokonano reorganizacji Urzędu, w ramach której m.in. powstały odrębne wydziały Skarg oraz Kontroli i Naruszeń. Można zatem spodziewać się stopniowego wzrostu aktywności organu nadzorczego.

Podsumowania i prognozy

Mimo hucznych zapowiedzi, rok 2019 pokazał, że nowa regulacja w zakresie ochrony danych osobowych nie przyniosła wielkiej rewolucji. Niemniej, zainicjowane zmiany wpisują się jednak w trend pozytywnej ewolucji i rozwoju europejskiego prawa ochrony danych osobowych. Co istotne, wydaje się, że jedną z niewielu zalet rozgłosu i zamieszania wokół RODO, jest trwałe wejście zarówno do świadomości społecznej, jak i do praktyki podmiotów dokonujących przetwarzania danych osobowych, kwestii związanych z ochroną danych osobowych: zarówno przekonania o istotności tych danych, jak również znajomości podstawowych zasad ich przetwarzania czy obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa tego przetwarzania, oraz przysługujących osobom fizycznym podstawowych uprawnień w tym zakresie.

Rok 2019 był bez wątpienia czasem wreszcie systematycznego i naprawdę konstruktywnego wdrażania nowej regulacji – po „opadnięciu kurzu” po początkowym chaosie. Przede wszystkim podmioty dokonujące przetwarzania danych osobowych oraz profesjonaliści je wspierający otrzymali wreszcie solidną bazę ustawową, z wolna kształtowane są również szeroko przyjmowane standardy w praktyce stosowania nowych przepisów, a wreszcie pojawiają się kolejne istotne orzeczenia sądów, wydane na podstawie coraz bogatszej działalności organów nadzorczych (zarówno polskiego, jak i organów unijnych). Kluczowe w tym zakresie okażą się bez wątpienia najbliższe lata, w których dojdzie wreszcie do wykształcenia się praktyki orzeczniczej sądów administracyjnych na gruncie stosowania przepisów Rozporządzenia – nie ulega wątpliwości, że stabilizację i większą pewność obrotu może zapewnić dopiero rozstrzygnięcie najważniejszych wątpliwości wyrokami sądów.

W ciągu pierwszego półtora roku stosowania RODO nie spełniły się katastroficzne wizje masowych kontroli organu nadzorczego i nakładania milionowych kar nawet na niewielkie podmioty – zarówno kontroli, jak i kar było stosunkowo niewiele. W mojej ocenie należy jednak spodziewać się w najbliższym okresie systematycznego wzrostu aktywności Prezesa UODO, a kwestię zgodności przetwarzania danych osobowych z nową regulacją należy traktować jeszcze bardziej poważnie niż dotychczas (co dotyczy zwłaszcza podmiotów przetwarzających większe ilości danych osobowych). Z kolei organizacje, które dotychczas do nowej regulacji się nie dostosowały – powinny zrobić to jak najszybciej. Będzie to o tyle łatwiejsze, że wobec szerszej bazy ustawowej oraz stosunkowo wyraźnie ukształtowanej praktyki – „wdrożenie RODO” jest obecnie łatwiej przeprowadzić, a uzyskane efekty dają większą pewność i bezpieczeństwo (w porównaniu z początkowym okresem stosowania nowych przepisów).

Pewne obawy budzi jednakże fakt, że przy utrzymaniu przez TSUE linii orzeczniczej, zaprezentowanej w wyroku C-507/17, w dłuższej perspektywie regulacja Rozporządzenia może okazać się irrelewantna we współczesnym świecie, zdominowanym przez koncerny technologiczne co prawda międzynarodowe, ale mające swoje centra w Stanach Zjednoczonych lub Chinach.

Ograniczenie stosowania europejskich regulacji w zakresie ochrony danych osobowych wyłącznie do europejskich wersji dostarczanych przez te podmioty produktów i usług może doprowadzić do pozbawienia praktycznego znaczenia regulacji RODO – ich stosowanie będzie sprowadzało się do wprowadzania blokad geograficznych, które w bardzo łatwy sposób można omijać. W takich okolicznościach skutkiem będzie jeszcze większe osłabienie konkurencyjności europejskich przedsiębiorców technologicznych (obciążonych bezpośrednio szeregiem dodatkowych obowiązków, wynikających z Rozporządzenia) w stosunku do konkurentów spoza Unii.

Można mieć jedynie nadzieję, że praktyka stosowania przepisów Rozporządzenia w roku 2020 oraz w latach następnych ukształtuje się w sposób nie tylko najpełniej zapewniający ochronę praw osób fizycznych, ale z uwzględnieniem interesu polskich i europejskich podmiotów, dokonujących przetwarzania danych osobowych.

Marcin Ręgorowicz

radca prawny
Associate

Badanie trzeźwości pracownika przez pracodawcę – wnioski z dyskusji

Badanie trzeźwości pracownika przez pracodawcę – wnioski z dyskusji

Czytaj: 13 min

Współautor: Dominika Olczyk, adwokat, Associate.

W ostatnim czasie trwa dyskusja o dopuszczalności kontroli trzeźwości pracowników przez pracodawcę. Skoro o problemie rozmawiamy teraz to czy wcześniej ów problem nie istniał? Na tak zadane pytanie trzeba odpowiedzieć negatywnie. Weryfikowanie trzeźwości pracowników bywało i nadal jest codziennością w niektórych branżach. W przypadku gdy dochodziło do procesów sądowych, pracownicy podważali zarówno wiarygodność badań firmowym alkomatem, jak i samą dopuszczalność ich przeprowadzania przez pracodawcę. Właśnie na kanwie jednej z takich spraw, zapadł wyrok Sądu Najwyższego z 4 grudnia 2018 r. sygn. akt I PK 194/17, który zapoczątkował dyskusję dotyczącą kontroli trzeźwości, a zarazem szybko stał się znany szerszej publiczności jako orzeczenie zabraniające pracodawcom samodzielnego kontrolowania pracowników własnym alkomatem. O tym, że wyroku tego nie można interpretować w ten sposób piszemy nieco dalej.

Obecnie w kwestii dopuszczalności kontroli trzeźwości przez pracodawców prawnicy są podzieleni jak nigdy dotąd.

Wydaje się, że dziś (zwłaszcza wśród specjalistów z prawa pracy) dominują poglądy o jej dopuszczalności. Przeciwników kontroli szukać należy zaś zwłaszcza wśród prawników zajmujących się na co dzień danymi osobowymi. W dzisiejszym wpisie chcielibyśmy przybliżyć Państwu nieco kwestię tego, czego tak naprawdę spór dotyczy i jakie są argumenty zwolenników i przeciwników dopuszczalności kontroli trzeźwości przez pracodawców. Dodatkowo wskażemy na istotne dla tej kwestii orzecznictwo oraz stanowiska organów, które stanowią ważny głos w dyskusji. Wskażemy też na istotne dla praktyki wnioski, które warto zastosować w codziennym funkcjonowaniu organizacji.

Obowiązujące przepisy – sporna interpretacja

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że w Kodeksie pracy nie mamy wprost uregulowanej kwestii badania trzeźwości pracowników przez pracodawcę. W praktyce kontrola trzeźwości pracowników niewątpliwie jednak występuje i przybiera różne formy. Część pracodawców pozwala sobie na weryfikacje trzeźwości pracowników jedynie w sytuacji, gdy zachowanie pracownika wzbudza wątpliwości i sugeruje stan po spożyciu. Innym natomiast, zdarza się losowo weryfikować trzeźwość pracowników, w tym nawet stale sprawdzać wszystkich zatrudnionych pod tym względem. Kontrowersje wiąże się przede wszystkim z drugą z wymienionych metod.

Kwestia kontroli trzeźwości pracowników została natomiast wprost uregulowana w art. 17 ust. 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (dalej „Ustawa”), który brzmi następująco:

  1. Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Okoliczności stanowiące podstawę decyzji powinny być podane pracownikowi do wiadomości.
  2. Uprawnienia kierownika zakładu pracy, o którym mowa w ust. 1, służą również organowi nadrzędnemu nad danym zakładem pracy oraz organowi uprawnionemu do przeprowadzenia kontroli zakładu pracy.

  3. Na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej, a także na żądanie pracownika, o którym mowa w ust. 1, badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Do badania stanu trzeźwości stosuje się przepisy, wydane na podstawie art. 47 ust. 2.

Właśnie na tle tej regulacji, powstał szereg wątpliwości. Po pierwsze, rozpoczęły się rozważania w zakresie tego czy badanie trzeźwości może być prowadzone wyłącznie w uzasadnionych przypadkach (faktyczne podejrzenie nietrzeźwości), czy też możliwe są wyrywkowe badania wobec losowo wybranej grupy pracowników. Po drugie, czy badanie może przeprowadzić tylko uprawniony organ, czy też również pracodawca samodzielnie.

Za poglądem, iż przeprowadzenie badania trzeźwości powinno odbywać się jedynie w uzasadnionych przypadkach i tylko przy uprawniony organ przemawia treść art. 17 Ustawy, ale również przepisy chroniące dobra osobiste jednostki, w tym dobra osobiste pracownika (m.in. art. 113 KP). Wskazuje się bowiem, że losowe czy też permanentne badanie trzeźwości pracowników, w pewnych sytuacjach może zostać uznane za bezprawne i prowadzić do ryzyka naruszenia dóbr osobistych i poczucia godności danej osoby (spowodowane np. poczuciem zażenowania wobec publicznego sprawdzania alkomatem stanu trzeźwości). W ostatnim czasie przywołuje się jeszcze jeden argument. Mianowicie, że losowa i samodzielna weryfikacja trzeźwości pracowników (zatem bez uprzedniego uzasadnionego podejrzenia) może być sprzeczna z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, a szczególnie ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO, nowelizującej sektorowo polskie prawo, w tym Kodeks pracy. Wskazuje się bowiem, że dane dotyczące trzeźwości pracownika mogą być kwalifikowane jako dane dotyczące zdrowia, które stanowią kategorię danych szczególnie chronionych (art. 9 RODO). Wobec powyższego, powstają wątpliwości czy nadal możliwe jest samodzielne badanie trzeźwości pracowników przez pracodawcę, choćby nawet za zgodą pracownika.

Na tle powyższej normy Ustawy wyrażane są jednak w doktrynie również odmienne poglądy. Mianowicie, wskazuje się, że art. 17 ust. 3 Ustawy stanowi wyłącznie normę kompetencyjną, pozwalającą uprawnionym organom powołanym do ochrony porządku publicznego podjęcie działań na wniosek pracodawcy. Inaczej ujmując, art. 17 ust. 3 Ustawy stanowi podstawę prawną dla organów do zbadania stanu trzeźwości pracownika, ale zarazem nie wyklucza wcale możliwości podjęcia takiego badania bezpośrednio przez pracodawcę. Pracodawcy pozostawiony jest w tym wypadku wybór – czy chce działać samodzielnie czy też skorzystać z pomocy właściwych służb. Jednocześnie podnosi się, iż działania kontrolne pracodawcy są uzasadniane i dopuszczalne, także w kontekście RODO, z uwagi na obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy, co zostanie omówione poniżej.

Dopuszczalność kontroli trzeźwości a prawo pracy

Większość specjalistów prawa pracy stoi obecnie na stanowisku, że uprawnienie pracodawcy do samodzielnego badania trzeźwości pracowników wynika z obowiązku zapewnienia przez pracodawcę bezpieczeństwa pracy oraz właściwej jej organizacji. Nie wchodząc w tym miejscu w rozważania, w jakim trybie powinny być prowadzone kontrole, wskazać należy, że obowiązek ten wywodzony jest przede wszystkim z art. 207 Kodeksu pracy (choć wymaga podkreślenia, że wspomniany obowiązek został na pracodawców nałożony nie tylko przepisami prawa pracy, ale również znajduje odzwierciedlenie w przepisach prawa karnego, doszukiwać się go można również w przepisach prawa międzynarodowego). W doktrynie prawa pracy bezsporne jest, że pracodawcy dbając o bezpieczeństwo pracy i pracowników, realizują przy tym jedną z najbardziej istotnych funkcji prawa pracy – funkcję ochronną. Samo zaś prawo do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest konstytucyjnie gwarantowanym prawem pracowników. W doktrynie pojawiają się również głosy, że wynikający z art. 207 Kodeksu pracy obowiązek pracodawcy, ma nie tylko charakter zadania wewnątrzzakładowego, ale również zadania publicznego (szeroko pojmowana ochrona społeczności przed zagrożeniami, jakie może wywołać nietrzeźwy pracownik).

Ochrona zdrowia i życia powinna być więc traktowana jako wartość nadrzędna w prawie pracy. Skoro tak, to pozbawienie pracodawców możności kontrolowania stanu trzeźwości pracowników w sposób bardzo istotny utrudniałoby, o ile nie uniemożliwiłoby w ogóle realizację tego obowiązku. Dopuszczenie do pracy pracowników będących pod wpływem alkoholu w przypadku niektórych branż stanowiłoby istotne narażenie nie tylko zdrowia i życia nietrzeźwego pracownika, ale również zdrowia i życia pozostałych pracowników uczestniczących w procesie pracy, a nawet szerszej społeczności. Pracodawcy nie mogą sobie pozwolić na takie ryzyko, nawet jeśli realizując swój obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa pracy mieliby „przy okazji” naruszyć dobra osobiste pracowników, poddając ich pewnym niedogodnością związanym z badaniem. Przeprowadzenie kontroli trzeźwości powinno być zatem „usprawiedliwione” realizacją przez pracodawców podstawowych obowiązków z zakresu bezpieczeństwa. Gdy dochodzi do konfliktu wartości, chroniąc bezpieczeństwo pracy (a dalej zdrowie i życie pracowników) pracodawca może poświęcić takie wartości jak dobra osobiste pracowników. Zachodzi tu pewne podobieństwo do znanej z prawa karnego konstrukcji stanu wyższej konieczności. Argument ten jest również szczególnie istotny w kontekście sporu o dopuszczalność przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych w świetle przepisów o ochronie danych osobowych, o czym niżej.

Dopuszczalność kontroli trzeźwości a ochrona danych osobowych

Wątpliwości ze sfery prawa danych osobowych dotyczą podstawowego zagadnienia tj. tego czy informacje o stanie trzeźwości pracownika są danymi osobowymi, a nadto czy należy zaliczyć je do katalogu danych szczególnie chronionych (danych o zdrowiu), co w efekcie mogłoby znacznie ograniczać możliwości ich przetwarzania przez pracodawcę. Warto wyjaśnić, że w świetle obecnie obowiązującego art. 22[1b] kodeksu pracy zakazane jest przetwarzanie przez pracodawcę danych o zdrowiu, chyba że pracownik przekazał je dobrowolnie, za swą swobodnie wyrażoną zgodą. Gdyby więc przyjąć, iż informacja o stanie trzeźwości stanowi dane o zdrowiu pracownika, wówczas konsekwentnie należało uznać, że pracodawca nie ma prawa pozyskiwać i przetwarzać takiej informacji, bez zgody pracownika. Ewentualna zaś zgoda pracownika, mogłaby budzić wątpliwości w zakresie dobrowolności jej złożenia.

Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z czerwca 2019 r. w zakresie kontroli trzeźwości pracowników.

Wpisując się w powyższą argumentację, w naszej ocenie dość kontrowersyjne stanowisko wyraził Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w swym komunikacie z czerwca 2019 r. Jego pełna treść dostępna jest tutaj: https://uodo.gov.pl/pl/138/1076. Pogląd wyrażony przez PUODO uwzględnia przede wszystkim optykę właściwą dla prawa danych osobowych i można odnieść wrażenie, że PUODO nie do końca brał pod uwagę skutki praktyczne swej interpretacji. Zdaniem PUODO wiedza o tym, czy pracownik jest nietrzeźwy jest informacją o stanie jego zdrowia, która zgodnie z Kodeksem pracy może być przetwarzana przez pracodawcę wyłącznie z inicjatywy pracownika i za jego zgodą. Tym samym, stosowanie się do komunikatu PUODO oznaczałoby, że zakazane jest przetwarzanie przez pracodawcę danych o stanie ich trzeźwości bez uprzedniej dobrowolnie i swobodnie wyrażonej zgody pracowników. W przypadku samej procedury stosowania kontroli PUODO wyjaśnił, że przepisy Kodeksu pracy w ogóle nie mają z nią związku i jest ona uregulowana wyłącznie w art. 17 Ustawy. Co więcej w ocenie Urzędu uprawniony do dokonania badania jest wyłącznie upoważniony organ, o którym mowa w art. 17 ust 3 Ustawy. Przy takim podejściu wykluczone są tym bardziej „wyrywkowe” badania pracowników alkomatem przez pracodawcę. Zdaniem UDODO są to kontrole nie w trybie Ustawy i nie sposób się doszukać dla nich jakiejkolwiek podstawy prawnej. W tym dość kategorycznym komunikacie UODO wskazuje jednak, że w razie uzasadnionego podejrzenie, że dana osoba jest pod wpływem alkoholu należy nie dopuścić jej do pracy. Zarazem, nie jest wykluczone badanie trzeźwości prowadzone z inicjatywy pracownika np. w odpowiedzi na zarzut pracodawcy, że jest pod wpływem alkoholu.

Stanowisko Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z września 2019 r. w zakresie kontroli trzeźwości pracowników.

Opisane wyżej stanowisko PUODO wzbudziło wiele kontrowersji. W związku z nimi Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców wystąpił do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z wnioskiem o wydanie objaśnień prawnych, o których mowa art. 33 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców. W wydanych przez Ministerstwo we wrześniu 2019 r. objaśnieniach w pełni podzieliło ono uprzednie stanowisko PUODO. Potwierdzono, że badanie stanu trzeźwości pracownika może przeprowadzić policja, ale nie pracodawca. Resort pracy, podobnie jak prezes UODO, wskazał też, że stan nietrzeźwości pracownika, zalicza się do danych dotyczących zdrowia, określonych w art. 9 ust. 1 RODO. Zasady, na jakich można przeprowadzić badanie trzeźwości pracownika określa zaś art. 17 ustawy. Ministerstwo podkreśliło, więc, że zgodnie z tym przepisem stan trzeźwości pracowników można więc sprawdzać, ale tylko wtedy, gdy łącznie są spełnione dwa warunki:

  • badanie odbywa się na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu,
  • badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. policja), zaś zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe, co ma zapewnić wiarygodność wyniku badania.

Stanowisko ZFODO z października 2019 roku w zakresie kontroli trzeźwości pracowników.

Swój głos w dyskusji dotyczącej możliwości przeprowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości pracownika wyraził również Związek Firm Ochrony Danych Osobowych („ZFODO”). ZFODO nie zgodziło się ze stanowiskiem PUDOD jakoby informacja o tym, że ktoś znajduje się w stanie nietrzeźwości stanowiła dane szczególnie chronione oraz że pracodawca zgodnie z art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi nie może w żadnym wypadku przeprowadzać samodzielnej kontroli alkomatem. W opinii ZFODO, prewencyjne badanie trzeźwości za pomocą alkomatu może stanowić swoiste narzędzie do nabrania „uzasadnionego podejrzenia”, co do stanu trzeźwości pracownika (które to uzasadnione podejrzenie zgodnie z ww. przepisem umożliwia żądanie interwencji Policji czy straży miejskiej). Ponadto, podstawą prawną prewencyjnego badania w ocenie ZFODO może być art. 6 ust. 1 lit. RODO, czyli wyważone i prawnie uzasadnione interesy pracodawcy (a ewentualnie w sytuacji gdyby uznać informację o stanie nietrzeźwości za dane osobowe szczególnej kategorii podstawą przetwarzania byłby art. 9 ust. 2 lit. b RODO, a także art. 9 ust. 2 lit. f RODO). ZFODO zwraca uwagę, że zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy istnieją istotne dobra wymagające ochrony (jak np. konieczność zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy).

Wobec powyższego, w ocenie ZFODO w sytuacjach, w których kontrola trzeźwości ma dotyczyć pracowników, od których działań może zależeć zdrowie i życie innych osób, możliwe byłoby prowadzenie prewencyjnych badań trzeźwości. Powyższe mogłoby dotyczyć zawodów takich jak np. kierowcy czy osoby pracujące na budowie i obsługujące magazyny. Wątpliwe byłoby natomiast prewencyjne badanie np. pracowników biurowych.

Zbyt rygorystyczna wykładnia przepisów o ochronie danych osobowych, oznaczałoby znaczące ograniczenie pracodawcy możliwości wyciągnięcia jakichkolwiek konsekwencji prawnych wobec pracowników w przypadku powzięcia wiedzy o ich nietrzeźwości. Naszym zdaniem tak daleko idących wniosków nie sposób zaś pogodzić nie tylko z praktyką, ale też opisanymi wyżej przepisami i obowiązkami pracodawcy wynikającym wprost z prawa pracy. 

Dopuszczalność kontroli trzeźwości a orzecznictwo

Wbrew pozorom, z pomocą dla rozwiązania powyższych dylematów nie przychodzi orzecznictwo. O tym, że kwestia badania trzeźwości pracowników i możliwości wykorzystania wyników takiego badania jako dowodu w toku postepowania sądowego nie jest jednoznaczna, najlepiej świadczy to, że w odstępie zaledwie kilkunastu dni Sąd Najwyższy wydał dwa różne (i w zasadzie sprzeczne) orzeczenia. Wymaga jednak podkreślenia, że w obu orzeczeniach trudno doszukiwać się szerzej argumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, co sugerowałoby, że aktualnie sądownictwo nie traktuje owych regulacji jako podstawy wykluczenia z materiału dowodowego wyników badania trzeźwości przeprowadzonych samodzielnie przez pracodawcę.

Badanie firmowym alkomatem nie uzasadni dyscyplinarki – Wyrok Sądu Najwyższego z 4 grudnia 2018 r. sygn. akt I PK 194/17

Jak wskazywaliśmy,

wyrok ten tak naprawdę rozpoczął publiczną dyskusję o stosowaniu przez pracodawców kontroli trzeźwości. Szerokim echem wśród pracodawców odbiły się komunikaty medialne, z których wynikało, że Sąd Najwyższy tym wyrokiem zamknął drogę do prowadzenia kontroli firmowymi alkomatami.

Lektura uzasadnienia wspomnianego wyroku nie prowadzi jednak do tak daleko idących i kategorycznych wniosków jak te z przekazów medialnych. Warto przypomnieć, że wyrok dotyczył pracownika, zwolnionego dyscyplinarnie z powodu stawienia się w pracy w stanie nietrzeźwości. W tamtej sprawie potwierdzić to miało badanie firmowym alkomatem, który wskazał wynik 2,6 i 2.8 promila. W sprawie okoliczność ta była jednak sporna, a pracownik twierdził, że nie spożywał alkoholu ani dnia, kiedy stawił się w pracy, ani też w dniu poprzednim.

Wobec takiego obrotu spraw, pracodawca zasugerował pracownikowi, że ten może przebadać się na własną rękę w pobliskim komisariacie Policji. Jednakże pracownikowi, pomimo wielu starań nie udało się doprowadzić do przeprowadzania badań krwi zarówno na Policji, czy też w szpitalach, gdzie spotykał się odmową. Uzyskał jedynie zaświadczenie lekarskie, w którym stwierdzono, że brak u niego oznak spożycia alkoholu. Już na pierwszy rzut oka widać zatem, że stan faktyczny sprawy był kontrowersyjny, zwłaszcza jeśli zestawi się wyniki badań alkomatu z racjonalnymi i rzeczowymi działaniami pracownika, które podejmował niezwłocznie dla „wykazania” trzeźwości.

Sąd Najwyższy musiał coś z tym zrobić i zrobił. W rozstrzyganej sprawie do rozwiązania umowy o pracę doszło w trybie dyscyplinarnym, a dowodem „przeciwko” były wyłącznie wyniki badania firmowym alkomatem, które mówiąc delikatnie nie budziły zaufania. Sąd Najwyższy słusznie zatem orzekł, że decyzji o dyscyplinarnym zwolnieniu pracownika nie powinno się opierać wyłącznie na podstawie wyników firmowego alkomatu. Jest ku temu szereg argumentów, poczynając od tego, iż urządzenia te nie zawsze są właściwie skalibrowane, mogą nie posiadać atestów. Z lektury uzasadnienia tego wyroku płynie zatem bardzo praktyczna rada - dyscyplinarne zwolnienie wyłącznie na podstawie wskazania firmowego alkomatu jest co najmniej przedwczesne i nie obroni się w Sądzie. W przypadku sporu w sądzie konieczne będzie oparcie się na innych jeszcze dowodach np. zeznaniach świadków, które potwierdzą, iż pracownik był nietrzeźwy. Jednocześnie Sąd Najwyższy podkreślił, że w przypadku dyscyplinarnego zwolnienia za przesądzający dowód uznane będą wyłącznie badania przeprowadzone przez uprawniony organ w trybie Ustawy. Samo zaś przeprowadzenie badań firmowym alkomatem nie zwalnia pracodawcy od obowiązku wezwania organu (np. Policji lub Straży Miejskiej) w celu zbadania pracownika.

Z wyroku tego wynika zatem, że pracodawca może i ma obowiązek kontrolować stan trzeźwości pracowników, lecz „wiążąco” winien to czynić w trybie Ustawy. Wskazując zaś na rolę badań firmowym alkomatem SN podkreślił, że jest ona o tyle istotna, że w przypadku pozytywnego wyniku badania potwierdza się uzasadnione podejrzenie pracodawcy co do nietrzeźwości pracownika, a tym samym jednoznacznie upoważnia pracodawcę do wezwania właściwych organów (np. Policji) w celu przeprowadzenia badań trzeźwości w trybie Ustawy.

Wbrew obiegowej opinii, Sąd Najwyższy nie przesądził więc, że kontrola firmowym alkomatem jest z założenia niedopuszczalna a wskazał wyłącznie, że pozytywny wynik badania firmowym alkomatem może być traktowany jako podstawa domniemań faktycznych (uzasadnionego podejrzenia) że pracownik znajduje się w stanie nietrzeźwości lub po użyciu alkoholu, które to podejrzenie stwarza podstawy do kontroli w trybie Ustawy.

Właściwie odczytany sens orzeczenia jest więc taki, iż

badanie firmowym alkomatem może mieć tylko „pomocniczy” charakter, a wiążącego badania trzeźwości pracownika może dokonać tylko uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

SN podkreślił, że w interesie pracodawcy leży wezwanie takiego organu (np. Policji), w celu przeprowadzania badania na miejscu. Jeśli pracownik nie żąda wezwania takich organów – pracodawca powinien to uczynić. Z obowiązku tego pracodawca nie może się zwolnić sugerując pracownikowi udanie się na komisariat lub do laboratorium analitycznego, czy też zobowiązując go do odbycia takich badań.

Z orzeczenia tego dla praktyki płynie bardzo istotna wskazówka, aby mieć na uwadze, że wynik przeprowadzonego firmowym alkomatem badania może stanowić wyłącznie podstawę do wezwania na miejsce policji, a nie do wręczenia dyscyplinarnego zwolnienia.

Dopuszczalność profilaktycznych (wyrywkowych) badań pracowników – wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 listopada 2018 r., sygn. II PK 199/17

Znamienne jest, że zaledwie kilkanaście dni przed wydaniem tak głośno komentowanego orzeczenia w sprawie I PK 194/17,

Sąd Najwyższy w wyroku z 22 listopada 2018 r., sygn. II PK 199/17 dopuścił stosowanie wyrywkowych kontroli trzeźwości w sytuacji, w której z uwagi na charakter pracy lub zakładu pracy istnieje ryzyko zagrożenia dla życia i zdrowia.

Sąd Najwyższy podkreślił przy tym, że poddanie się badaniu trzeźwości jest podstawowym obowiązkiem pracownika, a odmowa poddania się takiemu badaniu może uzasadniać dyscyplinarne zwolnienie. Co ciekawe, mimo, że orzeczenie to jest korzystne dla pracodawców, to do szerzej opinii publicznej przebiło się stosunkowo później. Zostało ono wydane w oparciu o stan prawny sprzed nowelizacji prawa pracy w zakresie wdrożenia RODO, o czym również należy pamiętać. SN dopuścił możliwość prowadzenia przez pracodawcę profilaktycznych badań trzeźwości, nawet jeśli brak uzasadnionych podejrzeń wobec pracownika. Zdaniem SN, w konkretnych przypadkach, rodzaj pracy może uzasadniać obowiązek poddania się przez pracownika sprawdzeniu stanu trzeźwości, także jeśli pracodawca nie ma uzasadnionych podejrzeń, wobec tego pracownika.

Stanowisko Sądu Najwyższego jest swego rodzaju wyłomem od dość jednoznacznego, zdawałoby się brzmienia art. 17 ust 3 Ustawy, którego językowa wykładnia nie pozostawia złudzeń, że profilaktyczne – a więc zapobiegawcze i wyrywkowe – badanie stanu trzeźwości pracownika nie jest dopuszczalne. Samo zaś orzeczenie zostało wydane na kanwie sprawy pewnego kierowcy, który był zatrudniony w miejskim przedsiębiorstwie komunikacji. Został dyscyplinarnie zwolniony z powodu odmowy poddania się badaniu trzeźwości oraz z powodu samowolnego opuszczenia miejsca pracy. W dniu, kiedy pracownik stawił się do pracy, dyspozytorzy przeprowadzali badanie trzeźwości niemalże całej załogi. Pracownik, będąc już na terenie zakładu pracy został poproszony o poddanie się badaniu trzeźwości. Pracownik odmówił, oświadczając, że wyraża zgodę na badanie, ale przed zalogowaniem się do systemu (w domyśle przed rozpoczęciem świadczenia pracy). Dyspozytor wydał jeszcze raz polecenie pracownikowi, aby ten najpierw zalogował się w systemie a następnie poddał badaniu trzeźwości. Pracownik po raz kolejny odmówił, oświadczając wreszcie dyspozytorowi, że korzysta z urlopu na żądanie i opuścił zakład pracy.

Jednocześnie u pracodawcy istniał regulamin pracy, który w swej treści zawierał zapisy zabraniające pracownikom stawiania się do pracy czy też przebywania na terenie zakładu pracy w stanie po użyciu alkoholu. W regulaminie zapisano, że podstawą do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym (art. 52 k.p.), stanowiącą za razem ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych jest stawienie się do pracy po spożyciu alkoholu, lub opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia. Dodatkowo, pracodawca wydał zarządzenie w sprawie działania na rzecz trzeźwości, w którym zapisano, że w przypadku, gdy pracownik pouczony o możliwości przeprowadzenia badań, nie podda się badaniu lub zachowuje się w sposób uniemożliwiający jego przeprowadzenie, jest to równoznaczne z przyznaniem się do stanu nietrzeźwości. 

Powyższe rozstrzygnięcie Sądu Najwyższego, może stanowić wskazówkę dla pracodawców, w jaki sposób należy podchodzić do wyrywkowych badań trzeźwości, zwłaszcza w kontekście wewnętrznych regulacji zobowiązujących pracowników do poddawania się takim badaniom.

W kontekście powyższych orzeczeń Sądu Najwyższego ciekawe wydaje się również orzeczenie jednego z Sądów Rejonowych, które zostało wydane jeszcze przed pojawieniem się wypowiedzi Sądu Najwyższego. W wyroku z dn. 19 lipca 2018 r. Sąd Rejonowy w Bełchatowie (sygn. IV P 5/18), wskazał, że: 

Sąd w pełni podziela ukształtowane na gruncie powołanego przepisu stanowisko, że nie jest dopuszczalne prewencyjne żądanie od każdego pracownika poddania się badaniu trzeźwości, jeżeli nie ujawniły się żadne okoliczności rodzące przypuszczenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Za dopuszczalne należy uznać natomiast dobrowolne zobowiązanie się pracownika np. do każdorazowego poddania się badaniu trzeźwości przed rozpoczęciem pracy. Za przedstawionym wyżej stanowiskiem przemawia też wykładnia systemowa art. 17 Ustawy. Skoro bowiem w sytuacji, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy, badania stanu trzeźwości może dokonać tylko uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, to tym bardziej nie może pracodawca wymagać poddania się badaniu przeprowadzanemu we własnym zakresie, jeśli wspomnianych podejrzeń nie ma”.

PODSUMOWANIE

Reasumując, w naszej ocenie, mimo dość różnorodnych opinii w tej kwestii, istnieją uzasadnione racje dla stosowania przez pracodawców własnych kontroli trzeźwości, a w przypadku niektórych branż, również kontroli wyrywkowych. Jakkolwiek, aby minimalizować ryzyko potencjalnych zarzutów pracowników co do nierzetelności prowadzonych badań bądź ewentualnych negatywnych wyników kontroli (PIP lub UODO), niezbędne jest wprowadzenie odpowiedniej polityki prewencji alkoholowej. Polityka taka powinna uwzględniać w pełni wnioski płynące z prezentowanych wyżej stanowisk organów, orzecznictwa oraz aktualnej praktyki rynkowej. Przy wdrożeniu takiej polityki bardzo ważne jest również, aby pracodawcy odpowiednio wyważyli ryzyka związane z miejscem i charakterem pracy z jednej strony, a koniecznością ochrony dóbr osobistych pracowników oraz wątpliwościami dotyczącymi zasad pozyskiwania i przetwarzania danych osobowych z drugiej strony. W naszej ocenie odpowiednie ukształtowanie takiej regulacji uzasadniać może zarówno żądanie poddawania się pracowników kontrolom trzeźwości, a przy jednoczesnym określeniu skutków odmowy poddania się przez pracowników badaniom regulacja taka może dać podstawę do wyciągania właściwych konsekwencji wobec pracowników, w tym zwolnienia dyscyplinarnego.

Piotr Piotrowski

adwokat
Associate

Dominika Olczyk

adwokat
Associate

Pin It on Pinterest