Forma ma znaczenie – jak wpłynąć na przystępność systemu compliance

Forma ma znaczenie – jak wpłynąć na przystępność systemu compliance

Czytaj: 5 min

Jednym z wyzwań przy wdrażaniu systemu compliance jest udzielenie odpowiedzi na pytanie jak sprawić, żeby procedury, na których opiera się funkcjonowanie systemu były zrozumiałe i przystępne dla użytkowników. Konieczność zachowania precyzji pojęć jest często trudna do pogodzenia z oczekiwaniem, aby tekst był jasny i łatwy w odbiorze. Samo posiadanie procedur compliance nie wystarczy, aby system compliance zrealizował swoją funkcję w przedsiębiorstwie. Kluczowe jest, aby pracownicy rzeczywiście z niego korzystali.

Jedną z metod na poprawienie przystępności procedur jest przeprowadzanie szkoleń w tym zakresie. Jeśli jednak procedury pozostaną nadmiernie skomplikowane, a szkolenia zbyt schematyczne i jednorodne, to szansa na efektywne wdrożenie lub optymalizację systemu compliance będę niskie.

Co zatem należy zrobić w przypadku, w którym posiadamy system compliance, a jednocześnie mamy poczucie, że pracownicy niechętnie sięgają do tekstów procedur? Należy popracować nad formą – zarówno procedur jak i szkoleń.

Forma procedur

Bardzo często procedury wewnętrzne – choć są doskonałe merytorycznie – posiadają formę, która jest trudna w odbiorze. Przypominają one tekst ustawy albo skomplikowanej umowy, a użytkownik, żeby odnaleźć zagadnienie, z którym się mierzy, musi przebrnąć przez tekst całego dokumentu. Taka forma zniechęca pracowników do sięgania do procedur i trudno im się dziwić.

Warto zatem podjąć działania, które mogą korzystnie wpłynąć na przejrzystość i dostępność tekstów procedur i dzięki temu ułatwić pracownikom korzystanie z nich.

W tym celu należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

  1. Język – powinien być przystępny dla odbiorców. Nie wynika to z faktu niedoceniania kompetencji poznawczych pracowników – jeśli nawet odbiorca jest w stanie zrozumieć skomplikowany tekst pisany specjalistycznym językiem, to i tak warto jest postawić na łatwość odbioru treści – wtedy sięganie do procedury będzie bardziej instynktowne.
  2. Układ graficzny tekstu – nie powinien zniechęcać już na pierwszy rzut oka, a warto żeby zachęcał. Dlatego też formatowanie procedur w sposób podobny do umów albo aktów prawnych (szczególnie przy dłuższych tekstach) najczęściej nie zdaje egzaminu. Tam, gdzie jest taka możliwość należy popracować nad przejrzystością tekstu i ograniczeniem jego objętości. W odnajdywaniu poszczególnych zagadnień pomogą słowa kluczowe i wyróżnienia. Uzupełnienie procedur o znaki graficzne, zdjęcia lub ikony również pozytywnie wpłynie na łatwość jego odbioru.
  3. Możliwość stworzenia wyciągu z procedury dostosowanego do poszczególnych adresatów – w przypadku długich procedur, które zawierają w sobie treści adresowane do różnych grup wewnętrznych adresatów (pracownicy, dział compliance, zarząd, dział prawny) warto rozważyć stworzenie ich skrótu np. w postaci wyciągu z danej procedury, który będzie zawierał elementy istotne dla danej grupy adresatów. Dzięki temu pracownicy będą mogli w łatwiejszy sposób z niej korzystać, a nie wpłynie to negatywnie na spójność tekstu i kompletność regulacji danego zagadnienia.
  4. Przykłady praktyczne – jeśli zostaną zawarte w tekście procedury, pomogą użytkownikom zrozumieć mechanizmy w niej zawarte i zasady, które dana regulacja ustanawia, jak również sprawią, że tekst będzie lżejszy w odbiorze.

Pracując nad poprawą dostępności tekstów procedur należy jednak pamiętać, że procedury wewnętrzne mają swoją rolę merytoryczną. Dlatego też poprawiając łatwość odbioru tekstu należy wystrzegać się działań mogących doprowadzić do infantylizacji lub utraty jakości jego warstwy merytorycznej.

Forma szkoleń

Jednym z podstawowych sposobów zapoznawania pracowników z procedurami jest przeprowadzanie szkoleń. Dla wszystkich jasne jest, że powinny one się odbywać cyklicznie, być dostosowane treścią dla ustalonej grupy adresatów jak również odbywać się w atrakcyjnej formie. Co jednak, jeśli pomimo spełnienia tych warunków szkolenia nie wywołują oczekiwanych rezultatów w postaci stosowania procedur, pomimo tego, że ich uczestnicy w ankietach ewaluacyjnych oceniają szkolenia pozytywnie?

Efektywność przekazu szkolenia to kwestia bardzo subiektywna. Niektóre osoby potrzebują po prostu usłyszeć daną treść wielokrotnie i dopiero wtedy będą w stanie ją przyswoić.

Można natomiast zastanowić się nad cykliczną zmianą osób prowadzących szkolenie. Pozwoli to zwiększyć szansę, że każdy uczestnik szkolenia otrzyma przekaz merytoryczny podany w sposób dla niego najatrakcyjniejszy do przyswojenia. Można bowiem przygotować najlepsze szkolenie, zgodne ze wszystkimi „zasadami prowadzenia dobrych szkoleń”, jednak czasem to pora szkolenia, ton głosu osoby szkolącej albo miejsce szkolenia mogą stanowić czynnik decydujący o tym, że przekaz szkolenia trafi do jego adresata. Dlatego też różnorodność formy przekazu jest walorem samym w sobie, niezależnie od atrakcyjności przedstawienia kwestii merytorycznych.

Nie bez znaczenia pozostaje też kwestia możliwości zaangażowania uczestników w szkolenie. Uproszczone, a nawet niekiedy humorystyczne case study umożliwiają interakcję uczestników i osób szkolących. Podczas tego rodzaju zajęć najczęściej wywiązuje się dialog pozwalający nie tylko na ożywienie szkolenia, ale obrazujący różnice kultur i poglądów w ocenie sytuacji, z którymi na co dzień mierzy się compliance. Dobrym pomysłem jest zakończenie szkolenia choćby prostym testem na temat podstawowych informacji przekazanych w jego trakcie. Daje to szansę na utrwalenie kluczowych kwestii, a także umożliwia wystawienie uczestnikom stosownych certyfikatów potwierdzających uczestnictwo w szkoleniu.

Forma wdrożenia procedur opracowanych na poziomie międzynarodowym

W niektórych organizacjach procedury compliance opracowywane są na szczeblu międzynarodowym, a od podmiotów w poszczególnych krajach oczekiwane jest, aby dokonały tłumaczenia tekstów i wdrożyły je w sposób możliwie wiernie odzwierciedlający założenia tekstu źródłowego. W takich przypadkach wydaje się, że praca działu compliance jest bardzo ograniczona i wiele nie można zrobić. Nic bardziej mylnego. Praca nad procedurą otrzymaną „z góry” nie powinna ograniczać się do jej przetłumaczenia i przyjęcia. Konieczne jest również jej przełożenie na lokalne uwarunkowania prawne, a także kulturowe.

Przykładem konieczności podejmowania analizy prawnej procedur na poziomie lokalnym  mogą być tzw. facility payments stanowiące drobne płatności na rzecz funkcjonariuszy publicznych mające na celu szybsze rozpatrzenie przez nich spraw. Takie płatności są na przykład dopuszczalne (jeśli spełniają określone warunki) zgodnie z amerykańską regulacją FCPA [1], podczas gdy zgodnie z prawem polskim nie ma przewidzianych dopuszczanych gratyfikacji na rzecz funkcjonariuszy publicznych. Polski kodeks karny stanowi, że wszelkie gratyfikacje mające usprawnić rozpoznanie sprawy przez funkcjonariusza publicznego będą stanowiły przestępstwo [2]. W takim przypadku ograniczenie się do przetłumaczenia na język polski procedury zawierającej dopuszczalne formy facility payments będzie działaniem niewłaściwym a wręcz bardzo ryzykownym.

Poza aktualizacją procedur w sferze prawnej, konieczne będzie również zwrócenie uwagi na adekwatność przykładów w nich zawartych. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez King’s College London oraz Ipsos w 2020 r. [3] – poziom akceptacji społecznej na przejawy działań mogących zostać ocenionych jako molestowanie seksualne lub mobbing jest w Stanach Zjednoczonych na zupełnie innym poziomie niż w Polsce. Odpowiadając na pytanie o to, czy akceptowalne jest opowiadanie historii lub żartów o podtekście seksualnym, jedynie 10% ankietowanych z US odpowiedziało, że jest to akceptowalne a 86% że nieakceptowalne. Ankietowani pochodzący z Polski mieli inne zdanie – 27% uznało że takie zachowania są akceptowalne a jedynie 58%, że nieakceptowalne. Równie istotne różnice widoczne były w odpowiedziach na pytanie, czy respondent czułby się pewnie reagując na seksistowski komentarz współpracownika [4].

Dlatego też przykłady pochodzące z procedur opracowanych w innych porządkach prawnych powinny na gruncie polskim zostać zmienione i odpowiednio dostosowane tak, aby odzwierciedlały realne wątpliwości ich użytkowników. W Polsce bowiem wciąż zbyt często przejawy molestowania seksualnego tłumaczone są jako „nieszkodliwy, sprośny żart”. 

Podsumowanie

Projektując system compliance należy podjąć starania, aby każdy pracownik zachowywał się w sposób prawidłowy, zgodny z oczekiwaniami pracodawcy, wynikającymi m.in. w procedur wewnętrznych – tak właśnie działa kultura compliance. Ten schemat działania pracowników pomoże zapobiec nieprawidłowościom albo ujawnić te, które już wystąpiły i podjąć wobec nich środki zaradcze. O tym, czy kultura compliance wpisze się w codzienne zachowania pracowników, z dużym prawdopodobieństwem zadecyduje nie kompleksowość procedury i jej wyczerpująca merytorycznie treść, ale właśnie jej łatwość w odbiorze i użytkowaniu.

Jeśli zatem pracodawca posiada już kompleksowe regulacje compliance a jednocześnie ma poczucie, że budowanie kultury compliance wciąż wymaga pracy, warto sięgnąć po opisane wyżej narzędzia, które – angażując stosunkowo mały nakład pracy – mogą przynieść wymierne efekty.

Przypisy:

[1] Foreign Corrupt Practices Act.

[2] Art. 229 § 1 Kodeksu karnego.

[3] international-womens-day-2020.pdf (squarespace.com)

[4]
US – gdy seksisowski komentarz pochodzi od współpracownika na wyższym szczeblu, 53% procent respondentów czułaby się pewnie reagując na niego, a w przypadku, gdy pochodzi od współpracownika na niższym szczeblu 65%.
PL – gdy seksisowski komentarz pochodzi od współpracownika na wyższym szczeblu, 32% procent respondentów czułaby się pewnie reagując na niego, a w przypadku, gdy pochodzi od współpracownika na niższym szczeblu 36%.

 

Napisz do autora:

Magdalena Gutowska SPCG

Magdalena Gutowska

adwokat
Senior Associate

Approved Compliance Expert (ACE)
Approved Whistleblowing Officer

Czy w trakcie pandemii możliwa jest organizacja szkoleń stacjonarnych?

Czy w trakcie pandemii możliwa jest organizacja szkoleń stacjonarnych?

Czytaj: 5 min

współpraca redakcyjna i nadzór merytoryczny: prof. dr hab. Sławomir Dudzik, Partner

 

W związku z ostatnimi zmianami w prawie związanymi z pandemią koronawirusa wielu przedsiębiorców może zastanawiać się, czy aktualnie dopuszczalne jest organizowanie szkoleń stacjonarnych, a jeśli tak, to na jakich zasadach. Poniżej postaramy się odpowiedzieć na to pytanie, zastrzegając jednak, że dynamika sytuacji może przynieść kolejne nowelizacje i zmiany w tym zakresie.

Źródło ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii

Na dzień publikacji niniejszego wpisu istnienia tzw. ograniczeń epidemicznych należy doszukiwać się przede wszystkim w treści Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 grudnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, Dz.U.2020.2132 z dnia 2020.12.01 („Rozporządzenie”). Przepisy tego Rozporządzenia są również kluczowe dla odpowiedzi na pytanie o dopuszczalność organizacji szkoleń stacjonarnych.

Targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z § 10 ust 18 Rozporządzenia:

„Do dnia 27 grudnia 2020 r. prowadzenie przez przedsiębiorców w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r.-Prawo przedsiębiorców oraz przez inne podmioty działalności związanej z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, włączając działalności polegające na zarządzaniu i dostarczaniu pracowników do obsługi terenów i obiektów, w których te imprezy mają miejsce (ujętej w Polskiej Klasyfikacji Działalności w podklasie 82.30.Z), jest dopuszczalne, pod warunkiem realizowania tego rodzaju działalności za pośrednictwem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.”

Z powyższego wynika więc, że organizacja tych aktywności, które dają się zakwalifikować jako działalność określona podklasą 82.30.Z jest obecnie dopuszczalna wyłącznie w formie zdalnej. Co jednak istotne, zakaz ten nie jest skierowany tylko do przedsiębiorców, którzy takie PKD ujawnili w rejestrach, ale do wszystkich tych podmiotów, które zamierzałyby prowadzić działalność określoną kodem 82.30.Z – niezależnie od danych PKD ujawnionych w rejestrach.

Warto przypomnieć więc, że podklasa PKD 82.30.Z obejmuje: organizację, promocję i/lub zarządzanie imprezami, takimi jak targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, włączając zarządzanie i dostarczenie pracowników do obsługi obiektów, w których te imprezy mają miejsce.

A jak się ma sprawa organizacji szkoleń stacjonarnych?

Wspomniany wyżej przepis § 10 ust 18 Rozporządzenia nie wymienia wprost szkoleń stacjonarnych jako działalności podlegającej zakazowi. Podobnie pojęcie „szkolenie” nie występuje w opisie podklasy 82.30.Z

Można zatem mieć wątpliwości czy organizacja szkolenia stacjonarnego podpada pod działalność określoną podklasą PKD 82.30.Z. czy też nie. W wielu przypadkach tak nie będzie. Najlepiej świadczy o tym choćby to, że większość działających na rynku firm szkoleniowych swoją działalność klasyfikuje pod kodem PKD 85.59.B (działalność określona jako pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane). Wynika z tego wniosek, że jeśli organizacja konkretnego szkolenia stacjonarnego nie dałaby się zakwalifikować do działalności określonej podklasą 82.30.Z, to tym samym nie byłaby objęta wynikającym z § 10 ust 18 Rozporządzenia zakazem – dopuszczającym prowadzenie takiej działalności tylko w formie zdalnej.

Czy szkolenia stacjonarne objęte są zatem zakazem organizowania zgromadzeń, imprez, spotkań lub zebrań?

Niestety wątpliwości interpretacyjne, a tym samym odpowiedź na kluczowe dla nas pytanie, nie kończą się na przesądzeniu tego, czy organizacja danego szkolenia da lub nie zakwalifikować się pod działalność określoną kodem PKD 82.30.Z.

Jak już wskazywaliśmy, o ile w Rozporządzeniu brak jest wprost zakazu organizacji szkoleń stacjonarnych, o tyle w § 26 ust 1 Rozporządzania wprowadzono generalny zakaz organizowania zgromadzeń w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 24 lipca 2015 r. – Prawo o zgromadzeniach.  Zakaz ten obowiązuje do 27 grudnia 2020 r.  Nie budzi zaś większych wątpliwości, że szkolenia nie są zgromadzeniami w rozumieniu ustawy o zgromadzeniach.

Można byłoby więc dojść do wniosku, że skoro zakaz z § 26 ust 1 dotyczy wyłącznie organizacji zgromadzeń w rozumieniu ustawy o zgromadzeniach, to, skoro szkolenia takimi zgromadzeniami nie są – to tym samym nie są objęte zakazem.

Taki wniosek byłby jednak przedwczesny. Wskazujemy, że w § 26 ust 11 Rozporządzenia wprowadzono przepis, zgodnie z którym:

„do dnia 27 grudnia 2020 r. zakazuje się organizowania innych niż określone w ust. 1 zgromadzeń (zatem innych niż określone w ustawie o zgromadzeniach – przypomnienie autorów), w tym imprez, spotkań i zebrań niezależnie od ich rodzaju, z wyłączeniem: 1) spotkań lub zebrań służbowych i zawodowych; 2) imprez i spotkań do 5 osób, które odbywają się w lokalu lub budynku wskazanym jako adres miejsca zamieszkania lub pobytu osoby, która organizuje imprezę lub spotkanie; do limitu osób nie wlicza się osoby organizującej imprezę lub spotkanie oraz osób wspólnie z nią zamieszkujących lub gospodarujących.”

Jednocześnie w § 26 ust. 12 Rozporządzenia wskazano, że powyższego zakazu organizowania zgromadzeń, nie stosuje się w przypadku przeprowadzania:

  1. szkoleń lub egzaminów w ramach kształcenia w zawodach medycznych;
  2. konkursu na aplikację sędziowską i aplikację prokuratorską, w tym aplikacje prowadzone w formie aplikacji uzupełniających, a także egzaminów sędziowskich i egzaminów prokuratorskich;
  3. egzaminów na biegłych rewidentów i doradców podatkowych;
  4. egzaminów przeprowadzanych w toku postępowania kwalifikacyjnego dla osób ubiegających się o nadanie uprawnień zawodowych w zakresie szacowania nieruchomości;
  5. szkoleń, kursów, egzaminów, testów i kwalifikowania związanych z uprawnieniami wynikającymi z przepisów o drogach publicznych, ruchu drogowym, transporcie drogowym, transporcie kolejowym, kierujących pojazdami, przewozie towarów niebezpiecznych, dozorze technicznym oraz przepisów prawa lotniczego;
  6. szkoleń, kursów, testów kwalifikacyjnych, egzaminów i ćwiczeń odbywających się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej koniecznych do zapewnienia gotowości do wykonywania zadań ustawowych Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, Policji, Straży Granicznej, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Wywiadu Wojskowego, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Celno-Skarbowej, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Ochrony Państwa, Straży Marszałkowskiej, Służby Więziennej oraz Inspekcji Transportu Drogowego;
  7. kursów w zakresie kwalifikowanej pierwszej pomocy;
  8. egzaminów z języka polskiego jako języka obcego przeprowadzanych przez podmioty posiadające uprawnienia do organizowania egzaminu na określonym poziomie biegłości językowej, nadane przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego i nauki.

W świetle powyższego, jedynym pozostającym do rozstrzygnięcia pytaniem jest to,

czy szkolenie stacjonarne stanowi zgromadzenie inne niż to wskazane w ust. 1 Rozporządzenia (zatem inne niż określone w ustawie o zgromadzeniach)? 

Wydaje się, że pozytywnej odpowiedzi na to pytanie udzielił już sam ustawodawca, który w wyliczeniu z § 26 ust 12 wskazał wprost, że spod zakazu organizowania zgromadzeń wyłączone są pewne ściśle określone rodzaje szkoleń. Tym samym przesądził, że co do zasady inne niż wskazane w wyliczeniu szkolenia są objęte zakazem zgromadzeń.

Do podobnych wniosków można dojść również wtedy, gdy przeanalizuje się słownikową definicję pojęcia „zgromadzenie”. Zgodnie z definicją zaproponowaną w słowniku PWN – zgromadzenie jest to: (i) spotkanie wielu osób poświęcone omawianiu jakichś spraw; (ii) duża grupa osób zebranych w jakimś miejscu; (iii) grupa ludzi związanych ślubami i żyjących według ściśle określonych zasad religijnych; (iv) grupa ludzi reprezentujących jakąś społeczność i sprawujących władzę w jej imieniu.

Biorąc zatem powyższe pod uwagę, naszym zdaniem organizacja szkoleń stacjonarnych jest w świetle aktualnie obowiązujących przepisów niedopuszczalna, chyba, że dane szkolenie dałoby się zakwalifikować jako spotkanie lub zebranie służbowe i zawodowe (co jednak dość ściśle narzuca zarówno grono słuchaczy jak i przedmiot / tematykę spotkania) lub szkolenie to mieściłoby się w katalogu dopuszczalnych wyjątków, o których mowa w § 26 ust 12 Rozporządzenia.

 

Piotr Piotrowski

adwokat
Associate

prof. Sławomir Dudzik SPCG

NAPISZ DO AUTORA:

Pin It on Pinterest