W dniu 18 października 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został długo oczekiwany projekt ustawy wdrażającej do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: „Dyrektywa”). Warto przypomnieć, że Polska na jej wdrożenie ma czas do 17 grudnia 2021 r.

Projekt jest obecnie na etapie konsultacji i opiniowania, zatem może on ulec jeszcze pewnym zmianom. Na pewno nie będą to zmiany istotne, bowiem Rząd ze względu na termin wdrożenia Dyrektywy na opiniowanie i konsultacje wyznaczył bardzo mało czasu.

CO UREGULUJE USTAWA?

Ustawa ureguluje trzy tryby możliwego postępowania (zgłoszenia lub ujawnienia) w charakterze reakcji na powziętą informację o naruszeniu, tj. skierowanie zgłoszenia do pracodawcy, do organu publicznego (ponadto także do wyznaczonego organu centralnego) oraz ujawnienie publiczne. W powyższym zakresie w ustawie określone zostaną tryb zgłaszania, w tym podmioty, do których zgłoszenie może być kierowane, oraz zasady postępowania w związku z przyjęciem zgłoszenia, wobec zgłaszających, jak i przy podejmowaniu działań następczych.

Ustawa określi ponadto pojęcie działań odwetowych oraz konkretne środki ochrony, w tym w obszarze prawa pracy oraz odnośnie do różnych form ewentualnej odpowiedzialności zgłaszającego, w tym dyscyplinarnej, a także na gruncie stosunków cywilnoprawnych oraz praw i obowiązków publicznoprawnych w zakresie, w jakim przypisywanie zgłaszającemu odpowiedzialności lub inne podejmowane wobec niego działania miałyby charakter działań odwetowych.

Dla pracodawców istotne jest, że ustawa nałoży obowiązek wdrożenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych (który określać będzie procedurę zgłoszeń wewnętrznych). Ustawa określi również co w takim regulaminie powinno się znaleźć.

KTO BĘDZIE SYGNALISTĄ I KOMU BĘDZIE PRZYSŁUGIWAŁA OCHRONA?

Ochroną zostaną objęci Sygnaliści. Ustawa określa, że będą to m.in.:

1. pracownicy, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
2. osoby ubiegające się o zatrudnienie, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4. przedsiębiorcy,
5. akcjonariusze lub wspólnicy,
6. członkowie organu osoby prawnej,
7. osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
8. stażyści,
9. wolontariusze.

UWAGA: Powyższy katalog osób zyska status sygnalisty w przypadku zgłoszeń informacji o naruszeniu prawa uzyskanych w kontekście związanym z pracą. Ochrona jak dla sygnalisty przewidziana jest również dla osób pomagających mu w dokonaniu zgłoszenia, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego.

JAKIE NARUSZENIA BĘDĄ PODLEGAŁY ZGŁOSZENIU?

Ustawa przewiduje zgłaszanie naruszeń dotyczących obszarów i dziedzin prawa szczegółowo w niej wymienionych, wskazano m.in. na następujące obszary.:

1. prawa zamówień publicznych;
2. usług, produktów i rynków finansowych;
3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5. bezpieczeństwa transportu;
6. ochrony środowiska;
7. bezpieczeństwa żywności i pasz;
8. zdrowia publicznego;
9. ochrony konsumentów;
10. ochrony prywatności i danych osobowych;
11. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
12. interesów finansowych Unii Europejskiej;
13. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

UWAGA 1: Pracodawca będzie mógł dodatkowo ustanowić zgłaszanie w zakładzie pracy innych naruszeń niż naruszenia prawa, o którym mowa w ustawie, w tym dotyczących obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

UWAGA 2: Informacja o naruszeniu prawa musi dotyczyć informacji (podejrzenia) dotyczącej naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

KIEDY USTAWA NIE BĘDZIE STOSOWANA LUB ZGŁASZAJĄCY NIE BĘDZIE KORZYSTAŁ Z OCHRONY

Ustawy (a zatem i wynikającej z niej ochrony dla zgłaszających) nie będzie się stosowało m.in do:

1. ochrony informacji niejawnych oraz
2. gdy informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na postawie przepisów odrębnych, w szczególności jako skarga lub zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa,
3. jeżeli naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego lub zgłoszenie naruszenia prawa następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego,
4. do sprawcy naruszenia prawa, jeżeli na podstawie przepisów prawa osoba ta korzysta ze zwolnienia z odpowiedzialności lub złagodzenia kary w związku ze swoim zachowaniem po popełnieniu naruszenia prawa, w szczególności dobrowolnym ujawnieniem naruszenia prawa lub współpracą z organami ścigania lub innymi właściwymi organami.

KOMENTARZ: Jak wskazuje się w uzasadnieniu projektu ustawy, przepisy ustawy nie znajdą zastosowania, gdy zgłaszane naruszenie będzie godziło wyłącznie w prawa zgłaszającego lub gdy zgłoszenie naruszenia nastąpi wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego. Przepis uzasadniony jest koniecznością wyraźnego podkreślenia i wyznaczenia granicy pomiędzy zgłoszeniem informacji o naruszeniu prawa, jako działaniem w interesie publicznym, a działaniami podejmowanymi wyłącznie we własnej sprawie. To drugie powinno mieć miejsce przy wykorzystaniu innych dostępnych środków prawnych. W praktyce tak sformułowany przepis będzie trudny do zastosowania, bowiem zgłaszający będą zapewne starali się choćby w minimalnym zakresie uzasadnić naruszenie interesów innych jeszcze osób, aby zapewnić sobie ochronę płynącą ze zgłoszenia.

Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

ZGŁOSZENIE ANONIMOWE?

Kanał zgłoszeń anonimowych będzie dopuszczalny wyłącznie w przypadkach, gdy przewiduje to:

1. regulamin zgłoszeń wewnętrznych, stosowany przez pracodawcę, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa lub
2. procedura zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu.

KOMENTARZ: W projekcie ustawy proponuje się elastyczne podejście w odniesieniu do możliwości wdrożenia anonimowego trybu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych, jak i zgłoszeń zewnętrznych. Przyjmuje się, że przepisy ustawy stosowane będą do zgłoszenia informacji o naruszeniu anonimowo wyłącznie w przypadkach, gdy możliwość zgłoszenia informacji o naruszeniu anonimowo przewiduje regulamin zgłoszeń wewnętrznych lub procedura zgłaszania naruszeń prawa organowi publicznemu. Decyzja o wprowadzeniu anonimowego kanału zgłoszeń powinna zostać dobrze przemyślana.

JAKA OCHRONA DLA SYGNALISTY PRACOWNIKA?

Po pierwsze, dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.

Po drugie, ochrona sygnalisty (pracownika) sprowadza się do zakazu podejmowania wobec niego działań odwetowych lub gróźb takich działań. Chodzi tu o działania polegające na nierównym traktowaniu sygnalisty.

Ustawa zawiera przykładowy i obszerny katalog takich zakazanych działań odwetowych wobec pracownika sygnalisty:

1. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
2. niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
3. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
4. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
5. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
6. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
7. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
8. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
9. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
10. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
11. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
12. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
13. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
14. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

chyba, że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

Sygnalista-pracownik, w przypadku niekorzystnego traktowania z powodu zgłoszenia może żądać odszkodowania na takich samych zasadach, jak przy naruszeniu zasady równego traktowania (art. 18(3d) kp.

KOMENTARZ: Do roszczeń zgłaszającego w sprawach dotyczących niekorzystnego traktowania w zatrudnieniu stosowany będzie odpowiednio art. 18(3d) Kodeksu pracy. Obok uznania niedopuszczalności niekorzystnego traktowania w charakterze działań odwetowych z projektowanej ustawy wynikać będzie, odpowiednio do art. 18(3d) Kodeksu pracy, prawo żądania odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

JAKA OCHRONA DLA SYGNALISTY WSPÓŁPRACOWNIKA?

Ochrona sygnalisty (współpracownika np. kontraktora) sprowadza się do zakazu niekorzystnego traktowania z powodu dokonanego zgłoszenia. Ustawa reguluje, że niekorzystnym traktowaniem jest w szczególności rozwiązanie, wypowiedzenie lub odmowa nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego jest lub ma być świadczona praca przez zgłaszającego, chyba że druga strona stosunku prawnego udowodni, że kierowała się obiektywnymi powodami. Dodatkowo wskazano, że rozwiązanie stosunku prawnego ze zgłaszającym z powodu dokonanego zgłoszenia jest bezskuteczne.

Zgłaszający, wobec którego druga strona stosunku prawnego w inny sposób niż wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku prawnego dopuściła się niekorzystnego traktowania z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy w obrocie gospodarczym, której stroną jest zgłaszający, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest bezskuteczne.

UWAGA: Nie można zrzec się ochrony wynikającej z ustawy, a postanowienia umów i regulaminów (w tym umów o pracę i regulaminów wewnętrznych) nie mogą wyłączać uprawnień sygnalisty.

JAKICH PRACODAWCÓW BĘDZIE DOTYCZYŁA USTAWA?

Obowiązki wynikające z ustawy dotyczą pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

UWAGA 1: Progu tego nie stosuje się do pracodawców wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Tacy pracodawcy mają obowiązek stosowania Ustawy niezależnie od liczby pracowników.

UWAGA 2: Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników będzie mógł wdrożyć rozwiązania wynikające z ustawy fakultatywnie.

JAKIE OBOWIĄZKI DLA PRACODAWCÓW WYNIKAJĄ Z USTAWY?

Obowiązek ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń (może zlecić to zewnętrznemu dostawcy). Ustawa określa elementy tego rejestru.

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH – JAK GO WPROWADZIĆ I CO POWINIEN ZAWIERAĆ?

Ustawa dość szczegółowo określa co powinno znajdować się w Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Między innymi regulamin powinien określać obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania (o ile podał dane kontaktowe). Regulamin powinien też określać maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ustala po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ

Ustanawiając wewnętrzną procedurę zgłoszeń, pracodawca zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń.

Kanał zgłoszeń może być obsługiwany wewnętrznie lub zewnętrznie (wymagane zawarcie umowy, którą pracodawca powierzy wykonywanie tych obowiązków dostawcy).

Sposoby przekazywania zgłoszeń obejmują przynajmniej: możliwość dokonywania zgłoszeń na piśmie lub ustnie (możliwe zgłoszenia telefoniczne, inne formy komunikacji głosowej lub zorganizowanie spotkania).

Projekt zakłada, że pracodawcy w sektorze prywatnym, którzy zatrudniają co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 pracowników, mogą na podstawie umowy dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą.

KIEDY NALEŻY WDROŻYĆ OBOWIĄZKI?

Zgodnie z projektowanymi przepisami Realizacja obowiązku ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty w sektorze prywatnym zatrudniające co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników następuje do dnia 17 grudnia 2023 r.

Brak jest takiego samego przepisu przejściowego odnośnie dużych przedsiębiorców, co oznacza, że zostaną oni objęci ustawą i wynikającymi z niej obowiązkami (w tym wdrożenia regulaminu i kanału zgłoszeń) od chwili wejścia w życie ustawy. Zwracamy przy tym uwagę, że w ustawie przewidziano dość krótkie, bo 14-dniowe vacatio legis.

KOMENTARZ: Zwracamy uwagę, że o ile większość dużych przedsiębiorców posiada już wewnętrzne procedury zgłoszenia naruszeń (np. obowiązujące w całej grupie kapitałowej), o tyle konieczna będzie ich weryfikacja pod kątem przepisów polskiej ustawy.

SANKCJE KARNE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Przestępstwem (zagrożonym nawet karą pozbawienia wolności do lat 3) będą:

1. utrudnianie dokonania zgłoszenia,
2. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty,
3. naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty,
4. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji,
5. nieustanowienie (wbrew obowiązkowi ustawowemu) wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowienie takiej procedury sprzecznie z ustawą.

KOMENTARZ: Co do zasady odpowiedzialność ciążyć będzie na zarządzających danym podmiotem lub/i na osobach odpowiedzialnych w organizacji za wdrożenie ustawy i realizację obowiązków z niej wynikających.

Nadzór merytoryczny: mec. Adam Kostrzewa, Partner.