Niejedna regulacja prawna nakłada na instytucje finansowe obwiązek wdrożenia i stosowania procedur polegających na identyfikowaniu swoich klientów i uzyskiwaniu pewnych, odpowiednich oraz trafnych informacji na ich temat (know your customer). Żadne przepisy nie obligują jednak instytucji finansowych do dbałości o skuteczne nabywanie i efektywne zarządzanie własnością intelektualną.

Tymczasem, współcześnie najważniejszym aspektem usług finansowych mogą być nowoczesne rozwiązania technologiczne (FinTech), oparte przykładowo na zrobotyzowanej automatyzacji procesów bądź korzystaniu z baz danych blockchain. W rezultacie, z wyjątkiem złożonej z plastiku, chipa i paska magnetycznego karty płatniczej, usługi i produkty FinTech składają się wyłącznie z własności intelektualnej (IP). Świadomość, jakimi dokładnie zasobami IP dysponuje instytucja finansowa przekłada się bezpośrednio na jakość i bezpieczeństwo świadczonych usług, a także na wyniki finansowe. Przykładowo oprogramowanie dostarczane na „standardowych” licencjach przez korporacje technologiczne może służyć do obiegu skanów dokumentów przesyłanych przez klientów. Brak pewności, co do liczby i typu posiadanych licencji może prowadzić do sporu z dostawcą i konieczności zapłaty przeważnie bardzo wysokiego dodatkowego wynagrodzenia albo do nabywania licencji „na zapas” ponad rzeczywiste zapotrzebowanie. To tylko jeden z przykładów, jak znajomość używanego IP bezpośrednio przekłada się na biznes. Dlatego IP powinno być przez instytucję finansową ewidencjonowane nie mniej dokładnie niż środki klientów.

Przygotowanie dokumentacji oraz wdrożenie procesów wewnętrznych pozwalających na zarządzenie własnością intelektualną tworzoną wewnętrznie w instytucji finansowej jest zalecane z co najmniej kilku powodów:

• unikanie luk w prawach własności intelektualnej do produktów lub usług, z których instytucja finansowa korzysta na własne potrzeby lub które udostępnia osobom trzecim (możliwość wykazania nabycia stosownych praw od pracownika lub współpracownika);
• możliwość stosowania preferencyjnych 50% kosztów uzyskania przychodów oraz ulgi IP BOX, odróżnianie projektów, do których stosowana jest ulga badawczo-rozwojowa a ulga IP BOX;
• dokumentacja obejmująca techniczne lub technologiczne tajemnice przedsiębiorstwa będzie mogła zostać w przyszłości zgłoszona do depozytu prowadzonego przez Urząd Patentowy RP

W przypadku własności intelektualnej nabytej lub licencjonowanej od osób trzecich ewidencjonowanie własności intelektualnej jest istotne z następujących powodów:

• unikanie luk w prawach własności intelektualnej do produktów lub usług, z których instytucja finansowa korzysta na własne potrzeby lub które udostępnia osobom trzecim (możliwość wykazania nabycia lub licencjonowania stosownych praw od podwykonawcy lub dostawcy);
• zarządzanie licencjami na oprogramowanie oraz optymalizacja ich wykorzystania przez instytucję finansową, w tym przygotowanie do ewentualnego audytu licencjodawcy bądź odsprzedaż zbędnych licencji;
• ustalenia, jakie elementy większej całości (np. systemu informatycznego) zostały stworzone przez osobę trzecią i osoba ta ponosi za nie odpowiedzialność (np. w razie wykrycia wad prawnych);
• określenie w jakim zakresie instytucja finansowa korzysta z własności intelektualnej w oparciu o tzw. wolne licencje, zwłaszcza z oprogramowania open source. Może być to istotne np. w przypadku wykrycia lub powstania luki bezpieczeństwa w takim oprogramowaniu.

Kompletne i prawidłowe informacje o własności intelektualnej używanej przez instytucję finansową jest też ważne przy budowaniu strategii zarządzania IP np. kalkulowania kosztów wymiany oprogramowania licencjonowanego na stworzone wewnętrznie lub odwrotnie. Taka ewidencja pozwala też wychwycić ewentualne ryzyka w tym zakresie – np. plan udostępnienia klientom usługi bazującej na oprogramowania, do którego instytucja finansowa może nie mieć pełni praw.

Zewidencjonowanie własności intelektualnej instytucji finansowej jest pierwszym krokiem do ustalenia pełni korzyści, jakie może ona przynieść. Po pierwsze, określenie silnych i słabych stron instytucji w poszczególnych obszarach – np. oparcia kluczowych wewnętrznych procesów na oprogramowaniu własnym lub zoptymalizowanym kosztowo oprogramowaniu licencjonowanym, ale jednocześnie wątpliwości odnośnie prawidłowego nabycia praw do kluczowych elementów usługi świadczonej klientom. Po drugie, zidentyfikowanie kierunków dalszej ekspansji technologicznej instytucji finansowej – docelowo nawet wypracowanie technologicznie unikalnej usługi i osiągnięcie przewagi konkurencyjnej nad konkurentami lub pozycji negocjacyjnej do wzajemnego licencjonowania technologii z konkurentami lub spółkami technologicznymi. Po trzecie, dokonanie wyceny kluczowego IP, w szczególności znaków towarowych, wynalazków i oprogramowania, a w rezultacie– ich ostatecznego wpływu na wartość całej instytucji. Po czwarte, budowanie wizerunku instytucji finansowej jako dysponującej zasobami do samodzielnego budowania usług opartych na nowych technologiach.

W kolejnych wpisach cyklu SPCG for FinTech przybliżymy zasady, na jakich możliwa jest ochrona własności intelektualnej rozwiązań FinTech oraz jak zorganizować możliwie najbardziej efektywne i pełne nabycie takiej własności intelektualnej przez instytucję finansową. Przedstawiane przez nas rozwiązania będą służyły przede wszystkim zwiększeniu bezpieczeństwa prawnego oraz efektywności zarządzania własnością intelektualną w instytucji finansowej oraz obniżeniu kosztów prowadzenia działalności – czy to przez korzystanie z preferencji podatkowych, czy optymalizację używanych licencji.

Instytucje finansowe nie działają jednak w regulacyjnej próżni – wręcz przeciwnie. Niemal każda nowa istotna technologia zaprzęgnięta do świadczenia usług finansowych to pytania o zgodność działania instytucji finansowej z przepisami prawa i stanowiskami polskiego i europejskich regulatorów. W tym kontekście szczególną uwagę należy zwrócić na przepisy i oczekiwania nadzorcze w obszarze outsourcingu regulowanego i zarządzania ryzykiem w instytucji finansowej.

Podsumowując, rozwiązanie technologiczne, które ma stać się usługą dla klienta instytucji finansowej to nie tylko wyzwania inżynieryjne i programistyczne, ale i prawne. Liczymy, że cykl SPCG for FinTech ułatwi instytucjom finansowym mierzenie się z tymi wyzwaniami.

Napisz do autorów: