Własność intelektualna jest często traktowana jako miernik innowacyjności, a ponieważ ustawodawcy generalnie zależy na podnoszeniu poziomu innowacyjności gospodarki, to zachęca do tworzenia określonych typów IP m.in. za pomocą preferencji podatkowych.

Przede wszystkim, instytucje finansowe tworzące „wewnętrznie” własność intelektualną mogą bez podnoszenia pensji brutto ani ponoszenia dodatkowych kosztów podnieść wysokość efektywnie uzyskiwanego przez pracowników i współpracowników wynagrodzenia poprzez:

• wdrożenie w instytucji finansowej rozliczania kosztów uzyskiwania przychodów w wysokości 50% przychodów uzyskiwanych przez pracowników lub współpracowników z tytułu rozporządzenia prawami własności intelektualnej;
• wsparcie współpracowników prowadzących indywidualną działalność gospodarczą we wdrożeniu stosowania ulgi IP BOX.

Ponadto, na różnych etapach cyklu życia własności intelektualnej instytucja finansowa może korzystać z ulg podatkowych:

• ulgi B+R (badawczo-rozwojowej), kiedy prowadzone są prace mogące doprowadzić do powstania własności intelektualnej w ramach działalności badawczo-rozwojowej (ulga kosztowa);
• ulgi IP BOX, kiedy instytucja finansowa uzyskuje dochód z korzystania z własności intelektualnej, np. ze sprzedaży produktów, które przynajmniej częściowo są chronione prawami własności intelektualnej (ulga dochodowa).

50% koszty uzyskania przychodów

Stosowanie 50% kosztów uzyskania przychodu jest możliwe m.in. dla osób uzyskujących przychody z tytułu korzystania lub rozporządzania prawami autorskimi bądź prawami własności przemysłowej (mogą to być osoby zatrudnione przez instytucję finansową na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, ale nie w ramach relacji B2B). Z tej ulgi mogą skorzystać m.in. osoby wykonujące działalność twórczą w zakresie programów komputerowych lub działalność badawczo rozwojową dotyczącą rozwiązań FinTech.

Wprowadzenie 50% KUP wymaga przede wszystkim:

• Określenia w umowie takiego zakresu obowiązków, który będzie korespondował ze wspomnianą wyżej działalnością twórczą oraz przykładowych efektów pracy (utworów w rozumieniu prawa autorskiego), np. programista będzie tworzył programy komputerowe lub ich części.
• Nabywania przez instytucję finansową praw autorskich do tych utworów, ewentualnie uzyskiwania licencji na korzystanie z nich.
• Wyodrębnienia w ramach wynagrodzenia tzw. honorarium autorskiego tj. tej części wynagrodzenia, która należy się za przeniesienie praw autorskich. Honorarium autorskie musi dotyczyć nabywania praw do konkretnych utworów a nie „czasu pracy twórczej”. Innymi słowy, spółka płaci za efekt pracy twórczej a nie za poświęcanie czasu pracy na pracę twórczą. Nie stoi to jednak na przeszkodzie powiązaniu wysokości honorarium z czasem pracy poświęconym na stworzenie utworu.
• Powyższe prowadzi nas do obowiązku prowadzenia ewidencji utworów, do których prawa nabyła instytucja finansowa. Ewidencja musi pozwalać na identyfikację konkretnych utworów a nie tylko przykładowych. Nie wystarczy więc wskazanie w ewidencji jednego modułu programu komputerowego jako „wzorcowego” dzieła, do którego prawa przeniósł na instytucję finansową programista.
• Identyfikowanie utworów oraz samo prowadzenie ewidencji wymaga oczywiście dopasowania do charakteru pracy poszczególnych członków zespołu, np. dużo łatwiej może być zidentyfikować efekty miesięcznej pracy grafika niż programisty.
• Choroba lub urlop pracownika nie wykluczają możliwości wypłacenia honorarium autorskiego.
• Maksymalny limit kwoty dochodów, dla których możliwe jest odliczenie 50% kosztów ich uzyskania wynosi 120.000 zł złotych rocznie.

Korzystanie z 50% KUP w przypadku programistów wymaga ponadto całkowitej lub częściowej rezygnacji z ustawowego mechanizmu nabywania przez pracodawcę praw autorskich do programów komputerowych. Jak wspomnieliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów [Nabywanie praw do IP tworzonego wewnętrznie dla instytucji finansowej], ów mechanizm ustawowy jest sam w sobie bardzo korzystny, mianowicie, prawa autorskie do programów komputerowych stworzonych w ramach wykonywania obowiązków ze stosunku pracy powstają na rzecz pracodawcy. Skoro prawa nie „przechodzą” z pracownika na pracodawcę (tak jest w przypadku innych utworów), tylko od razu „powstają” na rzecz pracodawcy, to ten ostatni ma pewność dysponowania pełnią praw do oprogramowania. Problem w tym, że w przekonaniu organów skarbowych, skoro prawa nie „przechodzą” z pracownika na pracodawcę, to pracownik nie otrzymuje honorarium autorskiego. Innymi słowy, czemu pracodawca miałby płacić za te prawa pracownikowi, skoro ma je niezależnie od woli pracownika. Fiskus akceptuje jednak rozwiązanie polegające na odejściu w umowie o pracę od automatycznego nabywania przez pracodawcę praw autorskich do programów komputerowych i uregulowanie przeniesienia praw autorskich w odrębnej umowie, co pozwala na zastosowanie 50% KUP.

Dobrą praktyką jest zwrócenie się o wydanie interpretacji indywidualnej przed wdrożeniem korzystania z 50% KUP w instytucję finansową lub najpóźniej przy okazji jego wdrażania. Samo wdrożenie oznacza w praktyce:

• identyfikację stanowisk i zakresu obowiązków pozwalających na skorzystanie z 50% KUP;
• uwzględnienie w umowach z pracownikami wymagań opisanych wyżej (w tym wyodrębnianie honorarium autorskiego, a w przypadku programistów zmiana sposobu nabycia praw autorskich);
• przygotowanie ewidencji utworów i wdrożenie procesu jej stosowania w instytucji finansowej, np. „rozliczanie” przeniesienia praw autorskich przez każdego pracownika za każdy miesiąc.

Korzystanie z 50% KUP jest możliwe zarówno w modelu, w którym pracownik lub współpracownik przenosi na instytucję finansową prawa własności intelektualnej, jak i w modelu, w którym wymieniona osoba udziela instytucji finansowej licencji wyłącznej bądź niewyłącznej.

Ulga B+R

Prowadzenie przez instytucję finansową działalności badawczo-rozwojowej pozwala skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej, która polega na dodatkowym odliczeniu od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych – efektywnie takie koszty są więc odliczane dwukrotnie. Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do tworzenia nowych zastosowań – działalność B+R może dotyczyć zarówno wdrożenia nowej technologii na potrzeby wewnętrzne instytucji finansowej (np. nowy system przetwarzania danych klientów), jak i na potrzeby klientów (np. nowy system autoryzacji transakcji dokonywanych przez klientów).

Badania naukowe obejmują dwie kategorie prac:

• badania podstawowe – prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
• badania aplikacyjne – prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń – badania tego typu mogą mieć realne przełożenie na innowacyjność instytucji finansowej.

Z kolei prace rozwojowe to działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy oraz umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania do planowania produkcji oraz projektowania, a także tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług – z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe bądź okresowe zmiany wprowadzane do tych produktów, procesów lub usług [1]. Pracami badawczo-rozwojowymi będzie więc np. projektowanie, prototypowanie, pilotaż, testowanie i ulepszanie produktów, technologii bądź usług, w tym oprogramowania (np. aplikacje mobilne, platformy cyfrowe). Nie ma znaczenia, jakiego typu technologii dotyczy wdrożenie; prace B+R mogą obejmować chociażby uwierzytelnianie biometryczne, smart kontrakty, algorytmy samouczące, robo-doradztwo, narzędzia wideo weryfikacji klientów.

Do kosztów kwalifikowanych, poniesionych na prowadzenie prac badawczo-rozwojowych zalicza się między innymi następujące wydatki [2]:

• wydatki na wynagrodzenia dla pracowników (wraz z narzutami, np. składkami ZUS) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;
• poniesione w danym miesiącu należności z umowy zlecenia lub o dzieło uzyskiwane od osoby fizycznej (z wyłączeniem współpracy w modelu B2B) – w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;
• nabycie materiałów bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
• koszty uzyskania i utrzymania patentu lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w Polsce, jak i za granicą;
• odpisy amortyzacyjne od określonych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej;
• ekspertyzy, opinie, usługi doradcze wykonane przez jednostki naukowe oraz nabycie od jednostki naukowej wyników prowadzonych przez nie badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej.

Jeśli instytucja finansowa ma wyodrębniony dział badań i rozwoju, to jest bardzo prawdopodobne, że istotna część kosztów związanych z prowadzonymi w dziale projektami będzie mogła zostać objęta wspomnianą ulgą.

Wydatki związane z działalnością badawczo-rozwojową muszą być ujęte w odrębnej ewidencji księgowej. Dodatkowo, zalecane jest dokumentowanie prowadzonych prac, m.in. ewidencji czasu pracowników oraz współpracowników zaangażowanych we wspomnianą działalność. W tym celu wskazane jest wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy w ramach instytucji finansowej lub jego raportowania w przypadku zewnętrznych współpracowników.

Instytucja finansowa może skorzystać z ulgi B+R niezależnie od tego, czy prace badawczo-rozwojowe zakończą się sukcesem. Warunkiem skorzystania z ulgi B+R nie jest zakończenie np. badań aplikacyjnych uzyskaniem patentu na wynalazek lub prac rozwojowych opracowaniem gotowego produktu. Działania badawczo-rozwojowe powinny do tego zmierzać, ale mogą nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Z drugiej strony, jeśli prace badawczo-rozwojowe zakończą się powodzeniem, to koszty związane z produkcją i dystrybucją nowego produktu nie będą już kosztami kwalifikowanymi, tak samo koszty wprowadzania rutynowych zmian w gotowym produkcie (np. zapewnianie dostępności i usuwanie błędów aplikacji mobilnej dla klientów). Jeśli jednak finalny produkt zawiera własność intelektualną wytworzoną w toku prac badawczo-rozwojowych, to instytucja finansowa może zacząć korzystać z ulgi IP BOX.

Ulga IP BOX

Jeśli instytucja finansowa w ramach działalności badawczo rozwojowej stworzyła własność intelektualną, a następnie udostępnia ją osobom trzecim, to warte rozważanie jest skorzystanie z ulgi IP Box. Ulga IP BOX polega na preferencyjnym opodatkowaniu (5% w podatku PIT i CIT) osiąganych w Polsce dochodów uzyskanych z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (ulga stosowana jest po zakończeniu roku podatkowego przy składaniu zeznania podatkowego za dany rok).

• Kwalifikowane prawa własności intelektualnej, to m.in. autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego, patent, prawo z rejestracji wzoru przemysłowego. Przedmiot tego prawa (np. program komputerowy) musi zostać wytworzony lub przynajmniej rozwinięty bądź ulepszony w ramach działalności badawczo rozwojowej prowadzonej przez instytucja finansowa.
• Działalność badawczo-rozwojowa to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Jest ona rozumiana tak samo jak na potrzeby ulgi B+R.

Opodatkowane za pomocą preferencyjnej stawki mogą być przede wszystkim dochody z umów licencyjnych, sprzedaży praw własności intelektualnej, a także sprzedaży produktów lub usług, gdzie w cenie (wynagrodzeniu) uwzględniana jest cena danego prawa. Przeważnie nie będzie to więc pełen dochód osiągany ze sprzedaży produktu na rynku – im istotniejsza będą w nim kwalifikowane prawa własności intelektualnej, tym większa część dochodu ze sprzedaży danego produktu może zostać opodatkowana na preferencyjnych zasadach.

Ustalenie ostatecznej wysokości dochodu opodatkowanej preferencyjną stawką podatku wymaga jeszcze pomnożenia dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej przez tzw. współczynnik Nexus. Współczynnik Nexus może maksymalnie wynosić jeden – w takim przypadku całość dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej jest opodatkowana podatkiem w wysokości 5%. Współczynnik Nexus ustala się w oparciu o poniższy wzór.

(a + b) * 1.3
a + b + c + d

Litery A, B, C i D to koszty faktycznie poniesione przez instytucję na:

1. prowadzoną bezpośrednio przez instytucję działalność badawczo–rozwojową związaną z danym prawem – na przykład wydatki na wynagrodzenia dla pracowników (wraz z narzutami, np. składkami ZUS), wydatki na umowy o dzieło lub zlecenie, wydatki z umów B2B, wydatki sfinansowane z dotacji, wydatki na prace związane z realizacją szerszego projektu badawczo-rozwojowego, który zakończył się wypracowaniem dochodu z kwalifikowanego IP;
2. nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z danym prawem od podmiotów niepowiązanych z instytucją finansową;
3. nabycie wyników prac badawczo-rozwojowych związanych z danym prawem od pomiotów powiązanych z instytucją finansową;
4. nabycie przez instytucję finansową kwalifikowanego prawa własności intelektualnej.

Rolą współczynnika Nexus jest „premiowanie” tych podatników, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową we własnym zakresie bądź nabywają wyniki prac badawczo rozwojowych od podmiotów niepowiązanych, co może ostatecznie przekładać się na wyższą innowacyjność krajowej gospodarki.

Podobnie jak w przypadku korzystania z 50% KUP, korzystanie z ulgi IP BOX wymaga bieżącego prowadzenia ewidencji przez Spółkę. Forma ewidencji nie jest narzucona, ale musi ona obejmować m.in. przychody, koszty uzyskania przychodu dochody (straty) przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej. W razie tworzenia więcej niż jednej kwalifikowanej własności intelektualnej Spółka jest zobowiązana do prowadzenia osobnej ewidencji dla każdego projektu. Warto również uwzględnić w ewidencji opis projektu, czas jego trwania (od momentu rozpoczęcia do momentu jego zakończenia), wykaz wszystkich osób pracujących nad projektem wraz z wyszczególnieniem prac przez nie stworzonych; jest to istotnie nie tylko ze względów podatkowych, ale też na potrzeby dokumentowania przez Spółkę nabycia praw własności intelektualnej od pracowników i współpracowników.

Co istotne, od 1 stycznia 2022 r. IP BOX można łączyć z ulgą B+R. Rozwiązanie to wprowadzono w ramach tzw. Polskiego Ładu.

Podobnie jak w przypadku wdrożenia w instytucji finansowej korzystania z KUP 50% oraz korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej, również w przypadku korzystania z ulgi IP BOX rekomendowane jest uzyskanie interpretacji indywidualnej.

Z ulgi IP BOX może również skorzystać osoba współpracująca z instytucją finansową w modelu B2B (np. prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą). Dla takiego podmiotu wartością we współpracy z instytucją może być na przykład wsparcie w profesjonalnym wdrożeniu korzystania z ulgi IP BOX w działalności gospodarczej współpracownika.

Przypisy:

[1] Pracami rozwojowymi nie jest także ulepszanie produktów, procesów lub usług, jeśli jest efektem prac rutynowych.

[2] Z ulgi nie można skorzystać, jeżeli koszty kwalifikowane zostały spółce zwrócone w jakiejkolwiek formie.

Napisz do autorów: