Współpraca: mec. Agnieszka Kołodziej-Arendarska, Counsel.   

W dniu 5 października 2021 roku weszła w życie znaczna część ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320) („Ustawa”). Ustawa wprowadza istotne zmiany w zakresie doręczeń – zarówno we wszystkich procedurach (cywilnych, karnych, administracyjnych i sądowoadministracyjnych), jak i w obrocie gospodarczym.

Zgodnie z Ustawą, po wdrożeniu systemu e-doręczeń wszelka korespondencja podmiotów publicznych takich jak np. sądy, organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego będzie nadawana w formie elektronicznej z wykorzystaniem usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i ta forma będzie miała pierwszeństwo przed tradycyjną formą papierową listownych przesyłek poleconych lub doręczeniem osobistym pomiędzy podmiotami publicznymi oraz podmiotami publicznymi z podmiotami niepublicznymi. Przewidziane w Ustawie rozwiązania mają na celu usprawnienie komunikacji między poszczególnymi podmiotami oraz przyspieszenie postępowań sądowych i administracyjnych.

Z uwagi na skalę materii objętej Ustawą – system e-doręczeń ma być wdrażany „na raty” – nawet do 2029 roku, stąd też termin wejścia w życie niektórych przepisów Ustawy regulujących określone obszary został odroczony. Docelowo e-doręczenia na podstawie Ustawy mają zastąpić doręczenia za pomocą skrzynek pocztowych założonych na platformie e-PUAP. W okresie przejściowym, tj. do 2029 roku, dopuszczalne jednak i uważane za skuteczne ma być także doręczanie korespondencji za pomocą skrzynek na platformie e-PUAP między podmiotami, które taką skrzynkę będą posiadać.

Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych został nałożony zarówno na podmioty publiczne, m.in. na sądy, organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego, jak i niepubliczne – jak na przykład podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego („KRS”), przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („CEIDG”), notariuszy, adwokatów i radców prawnych wykonujących zawód. Osoby fizyczne mogą (choć nie muszą) założyć adres do doręczeń elektronicznych już od 5 października 2021 roku.

W ramach harmonogramu wejścia w życie obowiązku posługiwania się e-doręczeniami przez podmioty zobowiązane można wskazać następujące terminy:

1. organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, zawody zaufania publicznego (m.in. radcowie prawni, adwokaci, notariusze, doradcy podatkowi) – od 5 lipca 2022 roku,
2. podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS – od 5 lipca 2022 roku,
3. Narodowy Fundusz Zdrowia, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – od 5 lipca 2022 roku,
4. uczelnie wyższe, Polska Akademia Nauk – od 1 stycznia 2023 roku,
5. jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – od 1 stycznia 2024 roku,
6. niewymienione wcześniej podmioty publiczne – od 1 stycznia 2025 roku,
7. przedsiębiorcy wpisani w CEIDG – od 30 września 2026 roku,
8. sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – od 1 października 2029 roku.

Korzystanie z doręczeń elektronicznych zgodnie z Ustawą będzie możliwe za pośrednictwem aplikacji e-Doręczenia, pozwalającej na wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej będącej odpowiednikiem rejestrowanej przesyłki pocztowej (przesyłki poleconej lub przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Ustawa przewiduje także tzw. usługę hybrydową doręczenia, która polega na przekształceniu dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia do adresata wydruku takiej korespondencji przez operatora wyznaczonego (którą to funkcję do 31 grudnia 2025 roku pełnić ma Poczta Polska S.A). Przekształcenie ma odbywać się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Usługa hybrydowa została wprowadzona przede wszystkim z myślą o osobach wykluczonych cyfrowo, które z różnych względów nie chcą lub nie mogą korzystać z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Do korzystania z aplikacji e-Doręczenia niezbędne będzie posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Adres do doręczeń elektronicznych nie będzie zwykłym adresem e-mail, a specjalnym adresem elektronicznym umożliwiającym korzystanie z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, usługi hybrydowej (w obu przypadkach świadczonej przez operatora wyznaczonego – Pocztę Polską S.A. do 31 grudnia 2025 roku) albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (świadczonych przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania) w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług.

Wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych będą przechowywane w bazie adresów elektronicznych, będącej rejestrem publicznym, prowadzonej przez ministra właściwego ds. informatyzacji. W ramach bazy adresów elektronicznych podmioty publiczne będą miały dostęp i będą mogły wyszukiwać adresy do doręczeń elektronicznych dowolnego podmiotu, podmioty niepubliczne natomiast będą miały dostęp tylko do adresów podmiotów publicznych. W przypadku podmiotów podlegających wpisowi do CEIDG lub rejestru przedsiębiorców KRS – adres do doręczeń elektronicznych zostanie ujawniony we właściwym rejestrze. Podmioty, które uzyskają wpis do rejestru przedsiębiorców KRS przed 5 lipca 2022 roku będą musiały wykonać obowiązek utworzenia adresów elektronicznych do e-Doręczeń przed 1 października 2022 roku, a podmioty wpisane do CEIDG – co do zasady do 30 września 2026 roku. Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie możliwe w drodze aktualizacji wpisu – odpowiednio w KRS lub CEIDG albo przez wysłanie wniosku, który zostanie zamieszczony na stronie internetowej www.biznes.gov.pl. W przypadku podmiotów, które dopiero zostaną utworzone i zarejestrowane w KRS lub w CEIDG – utworzenie adresu elektronicznego do e-Doręczeń następować będzie automatycznie wraz z wnioskiem o wpis we właściwym rejestrze.

Zmiany w poszczególnych procedurach, co do zasady, mają obowiązywać od:

1. od 5 października 2021 roku – procedura administracyjna,
2. od 1 października 2022 roku – procedura cywilna,
3. od 1 października 2029 roku – procedura sądowoadministracyjna i karna.

Zmiany w procedurze administracyjnej pozwalające na doręczenia elektroniczne w postępowaniu administracyjnym wchodzą w życie już w dniu 5 października 2021 roku, choć podmioty publiczne będą zobowiązane do takiego sposobu doręczeń dopiero od 5 lipca 2022 roku.

Wprowadzenie doręczeń elektronicznych to istotny krok w kierunku cyfryzacji życia publicznego. Czas jednak pokaże, czy zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania przyczynią się do rzeczywistego usprawnienia i przyspieszenia komunikacji pomiędzy podmiotami, do których rozwiązania przewidziane w Ustawie zostały zaadresowane.

Napisz do autorów: