W ramach serwisu Covid-19/FAQ na bieżąco publikujemy analizy, informacje i sugestie związane z aktualną sytuacją i jej otoczeniem prawnym. Publikowane wpisy podzielone będą według dziedzin/obszarów prawa, a najświeższe znajdować się będą na początku każdej listy. Wszelkie sugestie dotyczące interesujących Państwa tematów prosimy przesyłać na adres corona@spcg.pl.
ULGI W ZAPŁACIE PODATKÓW
Stan na dzień: 01-04-2020
Ustawa antykryzysowa nie przewiduje żadnych ułatwień przy odraczaniu terminu zapłaty zobowiązania podatkowego i zaległości podatkowych. Aktualne pozostają zatem dotychczasowe zasady przyznawania tej i podobnych ulg, o których pisaliśmy tutaj. Jedyna nowość legislacyjna dotyczy odstąpienia od stosowania opłaty prolongacyjnej w przypadku odroczenia terminu zapłaty w sytuacjach wskazanych w ustawie. Niezależnie jednak od rozwiązań przewidzianych w tzw. specustawie, jeżeli – w świetle przepisów Ordynacji podatkowej – istotną przesłanką odroczenia terminu zapłaty podatku jest ważny interes podatnika lub interes publiczny, trudności będące rezultatem stanu epidemii mogą stanowić istotny argument za udzieleniem przez organ takiej ulgi.
Ponadto z informacji medialnych wynika, że Ministerstwo Finansów przekazało organom podatkowym wytyczne, zgodnie z którymi wnioski o ulgi mogą być składane również drogą mailową (oryginał należy złożyć po ustaniu epidemii) i mają być rozpatrywane niezwłocznie. Jednak zalecamy składanie wniosków w sposób bardziej sformalizowany, tj. drogą pisemną, na adres e-Puap urzędu lub poprzez portal podatkowy. Z wytycznych Ministerstwa Finansów ma również wynikać, że stan epidemii będzie mógł stanowić przesłankę udzielenia ulgi, ale w odniesieniu do zobowiązań podatkowych, których terminy płatności przypadają po 1 marca 2020 r. Ponadto organy mają zrezygnować z żądania od wnioskującego o ulgę podatnika złożenia oświadczenia majątkowego, jeżeli termin zapłaty przypadał po 1 marca 2020 r., a podatnik nie miał wcześniej zaległości podatkowych i nie korzystał z pomocy publicznej. Taki podatnik nie musi również składać oświadczenia majątkowego, jeżeli podatek do zapłaty wynika z rocznego zeznania PIT lub CIT, a podatnik działa w branży bezpośrednio zagrożonej skutkami epidemii, takiej jak np. transport, turystyka, kultura i gastronomia. Należy jednak zaznaczyć, że informacje te mają charakter nieoficjalny, w związku z czym ważne jest, aby wniosek o odroczenie terminu zapłaty podatku był kompletny i zawierał wszystkie istotne informacje, szczególnie że ulgi nie będą udzielane automatycznie.
TERMINY REALIZACJI OBOWIĄZKÓW Z ZAKRESU ROZLICZEŃ PODATKOWYCH
Stan na dzień: 01-04-2020
W takim przypadku można uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej, składając tzw. czynny żal. W piśmie takim należy ujawnić istotne okoliczności czynu, w tym osoby współdziałające w jego popełnieniu. Czynny żal powinny podpisać wszystkie osoby, które mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnoskarbowej. W przypadku spółki kapitałowej zwykle z ostrożności składają go członkowie zarządu, główna księgowa i ewentualnie inne osoby zajmujące się rozliczeniami podatkowymi. Czynny żal należy złożyć na piśmie; dopuszczalne – choć niepraktyczne – jest również złożenie go w formie ustnej, do protokołu. Uchwalona właśnie ustawa antykryzysowa pozwala także na złożenie czynnego żalu w formie elektronicznej. Pismo elektroniczne opatruje się wówczas kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym i wnosi za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym przez portal podatkowy. Czynny żal należy złożyć do organu ścigania, którym w przypadku niezłożenia deklaracji VAT skutkującej uszczupleniem kwoty podatku będzie – w zależności od kwoty podatku – naczelnik urzędu celno-skarbowego lub naczelnik urzędu skarbowego.
Stan na dzień: 08-04-2020
Skorzystanie z tej możliwości nie wymaga złożenia wniosku. Warunkiem jest jedynie poniesienie przez płatnika negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19. Spełnienie tego warunku może być weryfikowane przez urząd skarbowy np. w ramach kontroli podatkowej.
POSTĘPOWANIA I KONTROLE PODATKOWE
Stan na dzień: 01-04-2020
Stan epidemii nie stanowi podstawy do zawieszenia kontroli podatkowej. Wbrew pierwotnym planom w ustawie antykryzysowej nie przewidziano bowiem takiej możliwości. Jednak niezależnie od tego, problemy kadrowe organu podatkowego mogą skutkować wydłużeniem terminu kontroli. Chociaż z Ordynacji podatkowej wynika, że kontrola podatkowa powinna zostać zakończona w terminie wskazanym w upoważnieniu do kontroli, to zasada ta nie ma charakteru bezwzględnego i w praktyce organ może prowadzić kontrolę dłużej. Co więcej, zgodnie z ustawą antykryzysową w trakcie trwania stanu epidemii bieg terminów w kontrolach podatkowych ulega zawieszeniu i nie można organowi zarzucić bezczynności. Niezależnie od tego, na podstawie już wcześniej obowiązujących przepisów, w przypadku, w którym kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu VAT, nie stosuje się do niej ograniczeń czasu trwania kontroli z ustawy Prawo przedsiębiorców. Zatem chociaż stan epidemii nie musi automatycznie skutkować przedłużeniem kontroli podatkowej, to w praktyce może mieć taki skutek. Z nieoficjalnych informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów wynika natomiast, że w związku z aktualną sytuacją organy podatkowe otrzymały polecenie przyspieszenia zwrotów VAT, co rzeczywiście można zaobserwować w praktyce.
KOSZTY DZIAŁALNOŚCI W CZASIE EPIDEMII
Stan na dzień: 01-04-2020
W naszej ocenie taki wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co w sytuacji trwającej epidemii uzasadnia zapewnienie im odpowiednich środków ochrony, takich jak maseczki ochronne. W związku z tym wydatki poniesione w tym celu można uznać za związane z przychodem, a tym samym stanowiące koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Możliwość zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodu potwierdziło nieoficjalnie Ministerstwo Finansów (za: Business Insider).
Stan na: 18-03-2020
Aktualnie osoby zdrowe powracające z zagranicy nie otrzymują decyzji Sanepidu o 14 dniowej kwarantannie. Zgodnie z aktualnymi przepisami tylko taka decyzja jest podstawą wypłaty zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego z tytułu pobytu w kwarantannie. Samo oświadczenie pracownika o kwarantannie nie będzie wystarczające dla takiej wypłaty, ale usprawiedliwi jego nieobecność w pracy. Dlatego pracownik będący w obowiązkowej kwarantannie powinien w pierwszej kolejności powiadomić o tym pracodawcę. Jego nieobecność będzie wówczas usprawiedliwiona ale niepłatna (nie świadczy pracy i nie ma prawa do świadczeń chorobowych). Inaczej będzie, gdy pracownik, dodatkowo otrzyma L-4 na okres kwarantanny. Wówczas będzie uprawniony do świadczeń chorobowych. Pracownik zachowa również prawo do pełnego wynagrodzenia za okres kwarantanny, jeśli w tym czasie będzie pracował zdalnie.
Zastrzegamy, że w najbliższych dniach mogą zostać wypracowane przepisy stwarzające podstawę do wypłaty świadczeń z tytułu choroby pracownikom będącym w obowiązkowej 14 dniowej kwarantannie niezależnie od faktu otrzymania decyzji Sanepidu. Możliwe jest, iż pojawi się stanowisko ZUS, które zrówna sytuacje tych pracowników z sytuacją osób, które otrzymały decyzje Sanepidu.
Wyjaśnienie prawne:
Przepis § 2 ust 4 Rozporządzenia stanowi, że w przypadku 14 dniowej kwarantany dla osób powracających z zagranicy Decyzji organu inspekcji sanitarnej nie wydaje się. Zgodnie z ustawą zasiłkową (art. 6 ust 1 i ust 2) zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. Na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby traktuje się niemożność wykonywania pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.
Stan na: 18-03-2020
W przypadku obaw pracownika, rozwiązaniem może być złożenie przez niego wniosku o urlop wypoczynkowy. Gdy nie posiada już urlopu – może złożyć wniosek o urlop bezpłatny. Oczywiście pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop. Jeśli pracownik nie złoży wniosku o urlop i nie pojawi się w pracy, taką nieobecność, ze względu na nadzwyczajne okoliczności, można potraktować jak nieobecność usprawiedliwioną niepłatną. W zwykłym czasie byłaby to nieobecność nieusprawiedliwiona uzasadniająca podjęcie kroków dyscyplinarnych wobec pracownika. Oczywiście nie dotyczy to przypadków, gdy pracownicy w sposób oczywisty będą tej możliwości nadużywać wyłącznie w celu uzyskania dodatkowych dni wolnych.
Stan na: 18-03-2020
W naszej ocenie, aktualna sytuacja uzasadnia takie działania pracodawców. Jest to praktyka stosowana przez wiele firm, gdzie praca nadal musi być realizowana stacjonarnie. Wynika to z konieczności zapewnienia przez pracodawcę bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie, a także obowiązku dbałości o zdrowie i życie pracowników. Naszym zdaniem kontrole te mogą i powinny dotyczyć wszystkich osób wchodzących na teren zakładu (pracownicy, podwykonawcy, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, goście itp.). Takie działania pracodawców wpisują się naszym zdaniem w zakres czynności możliwych do podjęcia w celu przeciwdziałaniu COVID-19, do których zgodnie z specustawą zalicza się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Wskazujemy jednak, iż fakt prowadzenia takich kontroli powinien być wcześniej zakomunikowany, a zasady prowadzenia kontroli powinny wynikać z wewnętrznych regulacji np. zarządzenia o jej wprowadzeniu. Konieczne jest również zapewnienie środków ochrony pracownikom dokonującym kontroli. Jakkolwiek spotkać można się również ze stanowiskiem odmiennym, a argumentem przeciwko kontrolom jest to, że naruszają one przepisy o ochronie danych osobowych. Podnosi się, że pracodawcy nie mają podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych w postaci wyniku pomiary ich temperatury z uwagi na zaliczanie takich danych do danych wrażliwych. Wydaje się, że argumenty te nie są trafne w aktualnej nadzwyczajnej sytuacji gdzie celem nadrzędnym jest ochrona zdrowia i życia pracowników. Dopuszczenie do pracy pracownika z potencjalnymi objawami choroby może (ale oczywiście nie musi) doprowadzić do zarażenia innych osób, a zatem stanowiłoby to działanie wbrew obowiązkom przewidzianych w art. 207 § 2 k.p. Sytuacja bardzo podobna do tej zwiazanej z badaniem alkomatem. Tyle tylko że skala negatywnych następstwa jest niewyobrażlnie większa. Podejmowane w powyższym zakresie działania mogą być również w pewien sposób usprawiedliwione art. 9 ust. 2 lit. i rozporządzenia w sprawie RODO oraz motywem 46 tegoż rozporządzenia. Uwaga: senacki projekt nowelizacji specustawy ws. Covid-19 zakłada wprost przyznanie pracodawcom takiego uprawnienia.
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 207 § 2 kp Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany: organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Stan na: 18-03-2020
Obecnie wartością nadrzedną dla pracodawców musi być dobro i interes załogi (art. 207 kp). Zwłaszcza jeśli mowa o dużych zakładach pracy lub punktach handlowych / usługowych otwartych dla klientów. Dobro i prawa indywidualnego pracownika w konfrontacji z bezpieczeństwem załogi lub osób postronnych muszą w takich okolicznościach zejść na drugi plan. Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest współdziałanie z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków z zakresu BHP. Dlatego naszym zdaniem pracownik musi dostosować się do wymogów w tym zakresie a wynikających z nadzwyczajnej sytuacji. To co jeszcze jakiś czas temu wydawało się niedopuszczalne dziś uzasadnia sytuacja. Poddanie się badaniom temperatury to nic innego jak powstrzymanie się przez pracownika od działań narażających innych na ryzyko. Jeśli jednak pracownik odmówi i zostanie podjęta decyzja o odesłaniu go do domu na 2 tygodnie to należy to potraktować jako zwolnienie z obowiązku z świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Jest to bowiem tylko decyzja pracodawcy bez stosownego poparcia zwolnieniem lekarskim lub decyzją Sanepidu. Pracownik może też wykorzystać urlop wypoczynkowy lub otrzymać polecenie pracy zdalnej.
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 207 kp pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednoczesnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie. Zgodnie z art. 211 pkt 7 kp, ma obowiązek współdziałania z pracodawcą w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa, także w razie działania pracodawcy zapobiegającemu takiemu zagrożeniu.
Stan na: 18-03-2020
Naszym zdaniem uzasadnione jest, aby w pewnych przypadkach (nie zawsze) pracodawca miał prawo nie dopuścić do pracy pracownika podejrzanego o zarażenie wirusem. Dotyczy to takich sytuacji, gdy pracodawca będzie miał uzasadnione podejrzenie, że dany pracownik jest zarażony koronawirusem (np. pracownik demonstruje objawy choroby, powrócił z miejsca objętego zagrożeniem, miał kontakt z osobą u której stwierdzono zarażenie itp.). Jeśli wobec takiego pracownika nie będzie możliwe zastosowania innej formy działania eliminującego kontakt z załogą (np. powierzenie pracy zdalnej) to realizując swoje uprawnienie do niedopuszczenia do zagrożeń w zakładzie pracy pracodawca jest uprawniony do niedopuszczenia takiego pracownika do pracy. Odmowa dopuszczenia do pracy nie będzie uzasadniona w przypadku braku uzasadnionego podejrzenia pracodawcy o możliwości zarażenia wirusem danego pracownika.
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 207 kp pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednoczesnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie.
Stan na: 18-03-2020
Pracodawca odsuwając takiego pracownika od pracy powinien w pierwszej kolejności poinformować go o zalecanych przez GIS oraz Ministerstwo Zdrowia działaniach, tj. o konieczności niezwłocznego skontaktowania się z inspekcją sanitarną lub/i zgłoszenia się do oddziału zakaźnego lub oddziału obserwacyjno-zakaźnego. Pouczyć go, iż NIE NALEŻY (!) zgłaszać się na SOR ani do lekarza pierwszego kontaktu.
Jest wysoce prawdopodobne, że pracownik zostanie objęty leczeniem i uzyska zwolnienie lekarskie lub zostannie poddany kwarantannie na podstawie decyzji Sanepidu. Wówczas będzie to podstawa to wypłaty takiemu pracownikowi wynagrodzenia chorobowego.
Jeśli z jakichkolwiek względów powyższe będzie niemożliwe to należałoby zasugerować pracownikowi wykorzystanie urlopu, a jeśli pracownik nie skorzysta z powyższej propozycji pracodawca ma możliwość zwolnienienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Ewentualnie, jeśli w danych okolicznościach jest to możliwe, pracodawca może powierzyć takiemu pracownikowi pracę zdalną – wówczas pracownik także zachowa prawo do wynagrodzenia.
Stan na: 18-03-2020
Pracodawca póki co niestety nie ma takiego uprawnienia. Jedyne co mu pozostaje to poprosić lub zasugerować przeprowadzenie tego typu badań dla dobra samego pracownika oraz współpracowników. Jeżeli pracownik takich badań nie zrobi to pozostają nam środki opisane powyżej.
Uwaga: projekt nowelizacji specustawy ws. Covid-19 zakłada wprost przyznanie pracodawcom takiego uprawnienia.
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 207 kp pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jednoczesnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie.
Stan na: 18-03-2020
W naszej ocenie aktualna sytuacja nie odpowiada klasycznej sytuacji, o której mowa w art. 81§1 kp, tj., gdy pracownik jest gotowy do świadczenia pracy a przeszkoda jest po stronie pracodawcy. Problematyczne jest jednak to, iż poza konstrukcją prawną przestoju, dotychczas brak jest innych rozwiązań prawnych, które mogłyby w tej sytuacji znaleźć zastosowanie.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, oraz Państwowa Inspekcji Pracy stoją aktualnie na stanowisku, że: „konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie jak odcięcie prądu w mieście w tym również w zakładzie pracy co uniemożliwia pracę, powódź, która zalała zakład pracy itp.).”
Z pełną treścią stanowiska PIP można zapoznać się tutaj, a stanowiska MRPiPS tutaj.
Stan na: 18-03-2020
W sytuacji zamknięcia lub ograniczenia działalności zakładów z powodu Covid-19 pracownikom, którzy pozostaną w domach (za wyjątkiem tych, którzy pracują zdalnie, korzystają z opieki, są na zwolnieniach L4, odbywają kwarantannę) należy się wynagrodzenie przestojowe w wysokości określonej w art. 83 § 1 kp. Co istotne jest to wynagrodzenie wynikającego z osobistego zaszeregowania, czyli odpowiadające wynagrodzeniu zasadniczemu. Tym samym wynagrodzenie postojowe nie obejmuje różnego rodzaju premii i dodatków (niezależnie od ich charakteru). Błędne jest natomiast wypłacanie pracownikom wyłącznie 60% ich wynagrodzenia. Ten wyjątek dotyczy tylko takich pracowników, którzy nie mają w umowach ustalonego wynagrodzenia wg. stawki osobistego zaszeregowania (np. wynagrodzenie prowizyjne, akordowe).
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 81 § 1. kp Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
Stan na: 18-03-2020
Pracodawca na czas przestoju, o ile to oczywiście możliwe może rozważyć:
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 42 § 4 kp w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, możliwe jest powierzenie pracownikom innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Nie jest wówczas konieczne stosowanie wypowiedzeń zmieniających.
Zgodnie z art. 81 § 3 kp pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia przestojowego.
Stan na: 18-03-2020
Problem ten jest niezwykle istotny w praktyce i ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania efektywności firm i ograniczenia ponoszonych przez nie kosztów. Aktualnie zakłady medycyny pracy, w poszczególnych częściach kraju, wprowadziły limity na badania kandydatów i pracowników, co utrudnia lub uniemożliwia pracownikom uzyskanie aktualnych orzeczeń lekarskich.
Na dzień dzisiejszy mimo licznych propozycji wydłużenia ważności badań, oraz mimo propozycji Głównego Inspektora Pracy dotyczącej zawieszenia obowiązku przeprowadzenia okresowych badań lekarskich, stan prawny nie uległ zmianie. Dlatego na dziś rekomendowane i zgodne z prawem pracy działanine musi opierać się po pierwsze na terminowym kierowaniu pracowników na badania a po drugie na niedopuszczeniu do pracy pracowników bez aktualnych orzeczeń lekarskich. Obowiązek przeprowadzenie badań jest jedną z okolicznosci braną pod uwage przy analizie przyczyn wypadku przy pracy i też pod tym kątem należy szacować ryzyka związane z brakiem tych badań.
Wyjaśnienie prawne:
Zgodnie z art. 229 kp na badania wstępne należy kierować osoby przyjmowane do pracy oraz pracowników przenoszonych na stanowiska pracy na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. Na badania okresowe należy kierować pracowników zasadniczo co 4 lata, a w niektórych przypadkach co 3 lub co 2 lata. Na badania kontrolne kieruje się pracowników wprzypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, której przyczyną była choroba.
Stan na: 18-03-2020
W przypadku gdy u danego pracodawcy istnieją elektroniczne rejestry czasu pracy sytuacja nie będzie różniła się od dotychczasowej.
W przypadku jednak tych podmiotów, gdzie takie systemy nie istnieją, rekomendowane jest co najmniej umówienie się z pracownikami na sygnalizowanie przez nich momentu rozpoczęcia oraz zakończenia pracy o umówionej godzinie np. za pomocą przesłania maila, sms itp. Zasadne jest określenie godzin w których pracownicy powinni pozostawać w gotowości i do dyspozycji pracodawcy. Pracodawcy mogą również polecić odrębne raportowanie o wykonanych zadaniach i ich statusie. Pracodawcy mają również prawo bieżąco kontrolować wykonywaną pracę w umówionych godzinach poprzez telefonowanie lub przesyłanie maili.
Stan na: 18-03-2020
W przypadku pracy zdalnej nie istnieją inne zasady świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych niż te, które wynikają z kodeksu pracy. Wymaga ona zatem zgody i polecenia pracodawcy. Warto zatem w poleceniu o powierzeniu pracy zdalnej określić ewentualne zasady pracy w nadgodzinach / raportowania czasu pracy. Sama okoliczność, iż pracownik bez zgody i woli pracodawcy wykona czynności związane z pracą po godzinach regulaminowej pracy nie będzie świadczyła o istnieniu nadgodzin.
Stan na: 18-03-2020
Obowiązek doposażenia miejsc pracy, a przynajmniej obowiązek uregulowania zasad ponoszenia kosztów przy pracy zdalnej istnieje w przypadku świadczenia pracy w formie telepracy. Mówi o tym wprost art. 67(11) kp. Jednakże praca zdalna realizowana na podstawie poleceń służbowych wydanych w oparciu o art. 3 specustawy nie stanowi z całą pewnością formy telepracy. Ten argument mógłby świadczyć o braku takiego obowiązku po stronie pracodawców. Wydaje się jednak, że dopóki nie doczekamy się uregulowania tej kwestii pozostaje stosowanie przepisów o telepracy przez analogię. Zatem jeśli pracodawca nie udostępni pracownikom narzędzi pracy i nie zaoferuje wsparcia wdrożeniowego zasadne mogłoby się okazać zapewnienie pracownikom pewnych niewielkich środków finansowych (jako ryczałt) na sfinansowanie kosztów związanych z wdrożeniem pracy zdalnej. W przeciwnym wypadku pracownik pozostanie do dyspozycji pracodawcy ale bez narzędzi pracy do dostarczenia których zobowiązany jest pracodawca. Oczywiście istnieje możliwość korzystania ze sprzętu prywatnego, ale wówczas po pierwsze należałoby uregulować zasady korzystania z tego sprzętu, a ponadto co istotniejsze wchodzą w grę również kwesti bezpieczeństwa informacji.
Stan na: 18-03-2020
Kwestie te powinny być odrębnie uregulowane (najlepiej w wewnętrznych regulacjach) lub określone w ramach polecenia służbowego bądź krótkich porozumieniach zawartych z pracownikami dotyczących pracy zdalnej. Jeżeli takowych brak to jako minimum rekomendujemy umieszczanie w polecaniach (porozumieniach) pracy zdalnej dodatkowego polecenia przestrzegania zasad bhp w miejscu pracy zdalnej.
Uwaga: senacki projekt nowelizacji specustawy ws. Covid-19 zakłada wprost konieczność uregulowania przez pracodawcę w regulaminie pracy albo w poleceniu o powierzeniu pracownikowi wykonywania pracy zdalnej zasad organizacji i porządku w procesie pracy zdalnej oraz związanych z tym praw i obowiązków stron.
Stan na: 18-03-2020
Zasadniczo świadczenia z ZFŚS mają charakter uznaniowy, a ich wypłata odbywa się na podstawie kryteriów socjalnych. Na tej też podstawie możliwa jest odmowa wypłaty świadczeń (jeśli pracownik ich nie spełnia).
W takim przypadku należałoby wyróżnić dwie możliwe sytuacje:
(i) gdy pracownik spełnił kryteria wypłaty, a pracodawca wypłatę zatwierdził.
W takim przypadku pracownik nabył roszczenie do tej wypłaty, zatem pomimo jej wstrzymania będzie mógł się jej domagać.
(ii) gdy pracownik spełnił kryteria wypłaty, ale pracodawca nie zatwierdził wypłaty.
Naszym zdaniem w tym przypadku możliwe jest wstrzymanie wypłaty.
Zastrzegamy, iż zasady wypłat mogą być w Państwa regulaminach ZFŚŚ uregulowane odmiennie, zatem każdorazowo niezbędna jest analiza tych regulaminów. Decyzje o wstrzymaniu wypłat może uzasadniać nadzwyczajna sytuacja wynikająca z stanu zagrożenia epidemicznego, co wymagać może przesunięcia zaplanowanych wcześniej wypłat na cele związane z zapomogami dla osób najbardziej potrzebujących. Z takim uzasadnieniem wnioski o wypłatę z ZFŚŚ mogłyby być rozpatrywane negatywnie. Niewykluczone jest bowiem, że środki zgromadzone w Funduszu będą niezbędne w okresie późniejszym na pomoc socjalną dla pracowników, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji właśnie w związku z obecną sytuacją.
Stan na: 18-03-2020
Do końca maja 2020 r. przypada termin wpłaty pierwszej części obligatoryjnych odpisów na ZFŚS dla pracodawców którzy takie fundusz posiadają.
Czy w obecnej sytuacji można zwolnić się z tego obowiazku czyli zawiesić wpłatę odpisu?
Przepisy nie przewidują takiej możliwości i tym samym nie możemy Państwu rekomendować tego typu rozwiązania. Jednocześnie ustawa o ZFŚS przewiduje, iż ten kto będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Nie sposób jednak wyobrazić sobie sytuacji w której sąd pociąga do odpowiedzialności karnej pracodawcę, który w obliczu tej nadzywczajnej sytuacji nie wykonał tego obowiązku, szczególnie, że brak środków na wpłatę na fundusz nie będzie wynikał z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.
Warto jednak w tym trudnym czasie rozważyć możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu. Tego typu działanie jest możliwe, ale tylko we współpracy z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem załogi. Postanowienia o nietworzeniu funduszu musiałyby bowiem znaleść się w układzie zbiorowym pracy (jeżeli obowiązuje) albo w regulaminie wynagrodzenia. Może to być czasowa rezygnacja np. wyłącznie w tym roku. Warto zatem już teraz pomyśleć o konstulacjach tego problemu ze stroną społeczną. Jeżeli taka dezycja zostałaby podjęta to środki dotychczas zgromadzone w funduszu winny być dystrybuowane zgodnie z przyjętym wcześniej regulaminem.
