współpraca: Agnieszka Soja – Partner, dr Jakub Górski – Partner
stan aktualny na dzień 03.04.2020 r., godz. 17:50
Przyjęta w jej ostatecznym kształcie specustawa – tzw. tarcza antykryzysowa wprowadza szereg istotnych zmian do Kodeksu spółek handlowych, mających na celu ułatwienie funkcjonowania spółek kapitałowych w warunkach panującej epidemii COVID-19.
Już na wstępie należy jednak wskazać, że zmiany wprowadzone do Kodeksu spółek handlowego zostają wprowadzana na stałe i nie są ograniczone czasowo stanem epidemii COVID-19. Rozwiązania te przede wszystkim zmierzają do umożliwienia osobom wchodzącym w skład organów spółek handlowych działania za pomocą środków komunikowania się na odległość. Zasadnicza zmiana polega jednak na tym, że o ile w poprzednim stanie prawnym taka możliwość istniała, jeśli była przewidziana odpowiednimi postanowieniami umowy lub statutu spółki, to teraz ustawodawca odwrócił kolejność, a zatem odpowiednio zdalne działanie organów spółki jest dopuszczalne, chyba że postanowienia umowy lub statutu spółki stanowią inaczej. Poniżej prezentujemy omówienie najważniejszych zmian, wraz ze wskazaniem, jak te zmiany wpłyną na funkcjonowanie spółek handlowych w praktyce.
FUNKCJONOWANIE ZARZĄDÓW SPÓŁEK Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ORAZ SPÓŁEK AKCYJNYCH
Ustawodawca jako zasadę wprowadził możliwość odbywania i uczestniczenia przez członków zarządu w posiedzeniach zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Przy wykorzystaniu takich środków, a także w trybie pisemnym mogą być ważnie podejmowane uchwały zarządów spółek kapitałowych.
Dodatkowo przewidziano możliwość oddawania głosu pod uchwałą przez członków zarządu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Ta ostatnia zmiana jest analogiczna do mechanizmu istniejącego już wcześniej w przypadku rad nadzorczych. Głosowanie na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu polega na tym, że członek zarządu nieobecny na posiedzeniu, na podstawie przewidzianego w zawiadomieniu porządku obrad posiedzenia, upoważnia na piśmie wskazanego członka zarządu do wykonania w jego imieniu głosu na posiedzeniu, a tak wskazany członek zarządu działa jako posłaniec przekazując sformułowany już przed odbyciem posiedzenia głos nad daną uchwałą wskazaną w porządku obrad przedstawionym w zaproszeniu. Z tych przyczyn nie będzie dopuszczalne głosowanie w tym trybie nad uchwałami nieobjętymi porządkiem obrad wskazanym w zaproszeniu, a postawionymi na tym porządku już w toku posiedzenia. Wskazać również należy, że ewentualne zniekształcenie głosu oddanego za pośrednictwem posłańca – innego członka zarządu wskazanego przez członka nieobecnego – pozostanie bez wpływu na ważność uchwały podjętej na posiedzeniu. Wykluczyć należy możliwość wykonywania głosu w ten sposób w przedmiocie uchwał, dla których umowa lub statut spółki przewiduje konieczność przeprowadzenia głosowania tajnego.
Wszystkie te rozwiązania mogą być stosowane w spółkach, o ile umowa lub statut spółki ich wprost nie wyklucza. Oczywiście w praktyce przeważająca większość umów i statutów spółek handlowych takiego wyłączenia nie będzie zawierać.
Wprowadzone zmiany w zakresie funkcjonowania zarządów spółek kapitałowych są jednakowe dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych.
FUNKCJONOWANIE RAD NADZORCZYCH W SPÓŁKACH Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ORAZ SPÓŁKACH AKCYJNYCH
Analogiczne regulacje wprowadzono dla rad nadzorczych w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółkach akcyjnych. W posiedzeniach rad nadzorczych (obecnie jako zasada, a nie – tak jak dotychczas – tylko jeżeli umowa lub statut spółki tak stanowi) można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, a także poprzez oddanie przez członka rady nadzorczej głosu pod uchwałą na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Uchwała rady nadzorczej jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w tym trybie. Tym samym uchwała może zostać podjęta, przykładowo, kiedy co najmniej powołowych członków rady nadzorczej weźmie udział w głosowaniu na piśmie nad uchwałą i w wyniku tego głosowania zostanie stwierdzone, że za przyjęciem uchwały głosowała większość osób spośród uczestniczących, o ile wcześniej wszyscy członkowie rady zostaną zawiadomieni o treści projektu takiej uchwały. Uchylono również art. 222 § 5 k.s.h. (i analogiczną regulację art. 388 § 4 k.s.h. odnoszącą się do rad nadzorczych spółek akcyjnych), przewidujący bezwzględne wyłączenie możliwości podejmowania uchwał za pośrednictwem bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz w trybie pisemnym w sprawie wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.
Niemniej, wskazujemy, że jeżeli w statucie lub umowie spółki przewidziano wymóg podejmowania uchwał rady nadzorczej w określonych sprawach w głosowaniu tajnym, nadal nie będzie możliwe w takich przypadkach głosowanie na piśmie (z tej przyczyny, że w ten sposób wymóg zachowania tajności głosowania nie będzie mógł zostać dochowany).
Nowe sposoby uczestniczenia w posiedzeniach i wykonywania głosu na posiedzeniach rad nadzorczych znajdą odpowiednie zastosowanie również w stosunku do komisji rewizyjnych w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością.
ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW W SPÓŁCE Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Zgromadzenie wspólników może zostać odbyte również w ten sposób, że wspólnicy będą brali w nim udział za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to również zasada na gruncie znowelizowanych przepisów Kodeksu spółek handlowych, którą może wyłączyć umowa spółki.
Celem odbycia zgromadzenie wspólników, w którym wspólnicy będą mieli możliwość uczestniczenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, musi ono zostać uprzednio zwołane w określonym terminie i miejscu. O możliwości uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikowania się na odległość zwołujący zgromadzeniu zawiadamia w zaproszeniu. Od zwołującego zależy, czy możliwość ta będzie istniała na zwoływanym zgromadzeniu.
W treści zawiadomień zwołujących zgromadzenie wspólników powinna zostać zawarta informacja o możliwości uczestniczenia w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a także informacje dotyczące sposobu korzystania z tego typu rozwiązań oraz sposobu, w jaki wspólnik będzie mógł wykonywać prawo głosu oraz złożyć ewentualny sprzeciw do uchwał objętych przedmiotem zgromadzenia. Wspólnicy powinni zostać również poinformowani o sposobie uwierzytelnienia ich tożsamości (ang. autentification) celem skorzystania ze środków komunikacji elektronicznej.
W kwestii samego zwoływania zgromadzenia przepisy nie uległy zmianie i zawiadomienia zwołujące nadal powinny zostać wysłane listem poleconym lub przesyłką kurierską do wspólników co najmniej na dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia, chyba że wspólnik w pisemnym oświadczeniu wskazał adres poczty elektronicznej i wyraził zgodę na otrzymywanie zawiadomień w ten sposób.
Uczestniczenie w zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie obejmuje zgromadzeń odbywających się bez formalnego zwołania (ad hoc) w trybie art. 240 k.s.h.
W przypadku zwołania zgromadzenia wspólników z jednoczesnym zawiadomieniem o możliwości uczestniczenia w nim za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nie można wykluczyć ani zabronić wspólnikom możliwości osobistego uczestniczenia w takim zgromadzeniu. Również w przypadku odbycia zgromadzenia wspólników w ten sposób, że wspólnicy będą uczestniczyli w nim za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, powinien z jego obrad zostać sporządzony protokół opatrzony podpisem co najmniej przewodniczącego z dołączoną listą obecności. W odniesieniu do osób uczestniczących w zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji na odległość na liście obecności powinna zostać złożona stosowna adnotacja o tym, że dana osoba w zgromadzeniu uczestniczyła.
Ustawodawca przewidział obowiązek przyjęcia przez radę nadzorczą spółki regulaminu uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (w braku rady nadzorczej regulamin ten uchwala zgromadzenie wspólników, przy czym może to zrobić bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu). Z tego względu regulamin ten powinien zostać przyjęty przed dniem wysłania zawiadomień o zwołaniu zgromadzenia.
Porozumiewanie się wspólników przy użyciu środków komunikacji elektronicznej musi odbywać się w czasie rzeczywistym. Musi zostać zapewnione bezpieczeństwo tej komunikacji (np. przed nieautoryzowanym dostępem czy przechwyceniem danych przekazywanych za pośrednictwem systemu komputerowego). Musi zostać również zapewniona możliwość zweryfikowania tożsamości osób uczestniczących w ten sposób w zgromadzeniu wspólników. Zwrócić również należy uwagę na to, że wybrana metoda komunikacji elektronicznej musi mieć funkcjonalność zapewniającą możliwość przeprowadzenia głosowania tajnego (nad uchwałami w sprawach osobowych). Może okazać się również konieczne, aby system pozwalał na wyłączenie wspólnika od głosowania (np. jeżeli wspólnik powinien się wyłączyć od głosowania w sprawach wskazanych w art. 244 k.s.h.).
WALNE ZGROMADZENIA AKCJONARIUSZY SPÓŁEK AKCYJNYCH
Analogiczne zmiany wprowadzono również odnośnie do zasad odbywania walnych zgromadzeń akcjonariuszy spółek akcyjnych. Również i w tym przypadku jako zasadę wprowadzono możliwość udziału w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (chyba, że statut stanowi inaczej). O możliwości uczestniczenia w ten sposób w walnym zgromadzeniu decyduje zwołujący. Na radzie nadzorczej spółki akcyjnej również ciąży taki sam jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek uchwalenia regulaminu uczestniczenia w walnym zgromadzeniu akcjonariuszy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Spółka publiczna zapewnia transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Nie narusza to obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.
Zwracamy uwagę, że nowe przepisy art. 4065 § 5 – § 7 k.s.h. (dotyczące potwierdzeń głosów oddanych za pośrednictwem środków porozumienia się na odległość) wejdą w życie dopiero z dniem z dniem 3 września 2020 r.
PODEJMOWANIE UCHWAŁ W TRYBIE PISEMNYM PRZY WYKORZYSTANIU ELEKTRONICZNEGO PODPISU
Zgodnie z art. 78[1] Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednocześnie oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Mając na uwadze powyższy przepis podjęcie uchwały w trybie pisemnym przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie co do zasady skuteczne. Problem, jaki pojawia się przy wykorzystaniu takiej formy, dotyczy przedmiotu podejmowanych uchwał. O ile bowiem w odniesieniu do uchwał dotyczących kwestii wewnętrznych spółki taka forma nie powinna powodować żadnych problemów, tak w odniesieniu do uchwał, odnośnie do których głosowanie pisemne jest wyłączone lub które miałyby obejmować sprawy, podlegające np. ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – taka forma uniemożliwi złożenie stosownych wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. Pamiętać bowiem należy, że obecnie wnioski o zmianę danych w KRS można składać w formie elektronicznej jedynie dla spółek założonych przez Internet (poprzez dedykowany system S24).
Obowiązek składania wniosków elektronicznie wejdzie w życie dopiero od dnia 1 marca 2021 roku. W konsekwencji obecnie składanie tego typu wniosków (prócz wniosków dot. sprawozdań finansowych) może nastąpić jedynie w formie tradycyjnej. Przy podjęciu uchwały w formie pisemnej (podejmowanej w trybie obiegowym poprzez złożenie podpisów przez wszystkich wspólników pod uchwałą) przy wykorzystaniu elektronicznego podpisu, nie będzie możliwe dołączenie wymaganych dokumentów do wniosku, jako że wydruk dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem jest jedynie wizualizacją takiego dokument i nie jest równoznaczny z samym dokumentem opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jakub Puciato
radca prawny
Associate
test
