W dniu 25 września 2024 roku weszły w życie przepisy Ustawy o ochronie sygnalistów (Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów <Dz. U. poz. 928>), dalej jako „Ustawa”, a Polska jako ostatni kraj zakończyła proces wdrażania do prawa krajowego Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r dotyczącej tzw. whistleblowingu, czyli zgłaszania przez pracowników nieprawidłowości oraz sytuacji niezgodnych z prawem.

Do tego dnia podmioty obowiązane powinny dokonać wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń przez sygnalistów.

Kto ma obowiązek wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów?

Obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz wprowadzenia wewnętrznych kanałów (sposobów) zgłoszeń dotyczy prywatnych i publicznych podmiotów prawnych, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Istotnym jest, iż do listy osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się nie tylko osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, w przeliczeniu na pełne etaty, ale także osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (m.in. umowy zlecenia, umowy o dzieło, B2B) o ile same nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób (same nie są pracodawcami).

Należy zauważyć, iż mniejsze podmioty, tj. takie w których pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, nie mają obowiązku ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów. Nie stanowi to jednak przeszkody do wprowadzenia przez takie organizacje w sposób dobrowolny wewnętrznych kanałów zgłoszeń. Co więcej, wskazać należy, iż sygnaliści w mniejszych organizacjach, niezależnie od tego, czy takie wewnętrzne kanały zgłoszeń zostaną dobrowolnie wprowadzone, mają możliwość dokonywania zgłoszenia tzw. „zewnętrznego” bezpośrednio do organu publicznego, bez dokonania wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego.

Mniejsze organizacje, które nie są zobligowane ustawą do wdrożenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń dla sygnalistów, powinny jednak rozważyć dobrowolne wprowadzenie rzeczonych procedur, a to z punktu widzenia praktycznego. Zwiększają wówczas prawdopodobieństwo na właściwą reakcję na występujące nieprawidłowości, w tym podjęcie odpowiednich działań następczych, unikając tym samym zaangażowania organów publicznych, co może ostatecznie ochronić dobrą renomę organizacji czy zapobiec ewentualnym negatywnym skutkom ekonomicznym czy też biznesowym.

Jeżeli jednak pracodawca prowadzi działalność w zakresie:

• usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska,

wówczas minimalny próg zatrudniania 50 osób nie ma zastosowania. Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych w takich podmiotach jest obowiązkowe.

Wybór podmiotu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń wewnętrznych

Po dokonaniu analizy sytuacji prawnej organizacji, w zakresie obowiązku wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, należy podjąć decyzję co do wyznaczenia osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń wewnętrznych, polegających na:

1. Przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego, potwierdzeniu sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
   W tym zakresie obsługę może prowadzić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważniony przez podmiot prawny na podstawie zawartej umowy.
2. Przeprowadzenie działań następczych – m.in. weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
   Funkcję tę może pełnić tylko osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna;
3. Przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.
   Funkcję tę może pełnić osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub, jeśli zgłoszenia przyjmuje podmiot zewnętrzny (o którym mowa w pkt. 1), to informację zwrotną sygnaliście może przesłać ten podmiot.

Zwrócić należy uwagę, iż podmiot zewnętrzny może być upoważniony jedynie do podejmowania tzw. działań technicznych, polegających na przyjmowaniu zgłoszeń, potwierdzenia zgłoszeń, przekazywania informacji zwrotnej, dostarczania informacji na temat wdrożonej procedury. Prowadzenie natomiast działań następczych, w tym postępowania wyjaśniającego, nie może być wykonywane przez podmiot zewnętrzny.

Kanały zgłoszeń

Kolejnym elementem wewnętrznego systemu zgłoszeń jest dokonanie wyboru kanałów, za pomocą których sygnaliści będą mogli zgłaszać informacje o naruszeniach prawa. Ustawodawca przewidział, aby wybrane sposoby powinny umożliwiać dokonanie zgłoszenia co najmniej ustnie lub pisemnie. Zgłoszenia ustne mogą być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej należy udokumentować w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być także dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Wybrane kanały zgłoszeń mogą być bardzo zróżnicowane. Przy wyborze sposobów zgłoszeń należy mieć na względzie zapewnienie sygnalistom bezpiecznych i poufnych warunków zgłaszania naruszeń prawa.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Pierwszym dokumentem jaki podmiot prawny, który jest objęty obowiązkiem przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, musi przygotować to tzw. „Procedura zgłoszeń wewnętrznych”. Dokument ten reguluje zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów w danej organizacji. Obligatoryjne i fakultatywne elementy procedury wymienia art. 25 Ustawy o sygnalistach. Procedura powinna być zredagowana w języku polskim, jednak w przypadku spółek będących częścią zagranicznych grup kapitałowych, procedura może mieć kilka wersji językowych, przy czym z punktu widzenia spełnienia warunków ustawowych przez podmiot prawny funkcjonujący w oparciu o polskie przepisy, kluczowa będzie wersja polska.

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych podmiot prawny powinien zawrzeć informację, czy anonimowe zgłoszenia sygnalistów będą przyjmowane i rozpatrywane. Decyzję w sprawie rozpatrywania zgłoszeń anonimowych podejmuje samodzielnie podmiot prawny. Ustawodawca nie nakłada obowiązku zapewnienia sygnaliście anonimowości (poza przypadkami regulacji sektorowych, np. w AML).

Konsultacje wewnętrzne

Podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę zgłoszeń po konsultacji:

1. z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje dotyczące treści procedury powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Podmiot prawny może, ale nie musi uwzględnić uwag zgłoszonych do projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych przez stronę społeczną. Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje bowiem obowiązek jedynie skonsultowania projektu, a nie jego uzgodnienia.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

Nadto, podmiot prawny zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych .

Dokumentacja wewnętrzna

Wprowadzenie wewnętrznego systemu raportowania naruszeń prawa może wymagać opracowania lub przeglądu innych dokumentów wewnątrzorganizacyjnych.

W toku wdrażania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, warto rozważyć, opracowanie instrukcji dla prowadzących postępowanie wyjaśniające, formularzy zgłoszeń dla sygnalistów, opracowanie wzorów dokumentów na potrzeby postępowań wyjaśniających, opracowanie informacji o działaniu odwetowym.

Warto również dokonać stosownego przeglądu dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych i jej aktualizacji o kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych sygnalistów oraz osób przez nich wskazanych w informacji o naruszeniu prawa.

Odpowiedzialność karna

Niedochowanie obowiązków ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych na czas lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, jest penalizowane. W świetle art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów, osoba odpowiedzialna w organizacji za ustanowienie procedury zgłoszeń, która nie wykonała rzeczonego obowiązku zgodnie z wymogami ustawy lub nie uczyniła tego w wyznaczonym terminie, podlega karze grzywny.

Nadto, w celu realizacji ochrony sygnalistów ustawodawca przewidział dodatkowe sankcje, mianowicie za:

• działania mające na celu uniemożliwiania lub istotnego utrudniania dokonania zgłoszenia,
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
• ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
• dokonanie fałszywego zgłoszenia.

Za powyższe działania przewidziane są: kara grzywny, kara ograniczenia wolności, kara pozbawienia wolności do trzech lat.

Napisz do autora: